怎样编写出实质性响应的投标文件

怎样编写出实质性响应的投标文件各种说法不一而足，以致在实际操作中各执己见，莫衷一是。因此，弄清“实质响应”这一概念是每一个代理机构的一道显而易见但需要认真思考的“难题”。实质性响应是订立合同的基础政府采购过程实际上是一个订立买卖合同的过程。当事人订立合同，采用要约、承诺方式。要约人提出订立合同的条件，受要约人完全接受，表明双方的意思表示一致，合同的订立过程结束。要约是一方当事人向另一方当事人提出订立合同的条件，是希望对方能完全接受此条件的意思表示。发出要约的一方称为要约人，受领要约的一方称为受要约人或承诺人。要约是招标投标和政府采购中经常使用的一个专业术语，它与投标人的承诺形成一个矛盾的统一体，没有要约，巧妇难为无米之炊，承诺也就不能存在，只能先有要约，然后才能出现承诺。要约存在于承诺之中，或承诺包含在要约之中，则称为实质响应，如果要约不能在承诺中完全体现而有所折扣，那么就不能说是实质响应，或者只能说响应不充分。招标与投标实质上是一种买和卖的行为，只不过这种买与卖完全遵循着公开、公平和公正的原则，按着法律规定的程序和要求进行，这与传统的物资采购相比，无论从采购的管理思想还是采购方式都有很大的不同。对于招标方来说，采购的所有要求和条件完全体现在招标文件之中，这些要求和条件就是评标委员会衡量投标方能否中标的依据，除此之外不允许有额外的要求和条件。而对于投标方来说，必须完全按照招标文件的要求来编写投标文件，如果投标方没有按照招标文件的要求对招标文件提出的要求和条件作出响应，或者作出的响应不完全，或者对某些重要方面和关键条款没有作出响应，或者这种响应与招标文件的要求存在重大偏差，这些都可能导致投标方投标失败。例如某招标文件确定投标有效期为90天，而有的投标企业并没有响应，在投标文件中却明确自己的投标有效期为60天。这样既使你的投标文件做的再出色，其他方面的承诺再好，仅此一条就在评标开始前的符合性检查中被淘汰出局了。实质性响应的基本要素招标文件的内容大致可分为三类：一是关于编写和提交投标文件的规定，载入这些内容的目的是尽量减少符合资格的供应商或承包商由于不明确如何编写投标文件而处于不利地位或其投标遭到拒绝的可能性；二是关于投标文件的评审标准和方法，这是为了提高招标过程的透明度和公平性，因而是非常重要的，也是必不可少的；三是关于合同的主要条款，其中主要是商务性条款，有利于投标人了解中标后签订合同的主要内容，明确双方各自的权利和义务。其中，技术要求、投标报价要求和主要合同条款等内容是招标文件的内容，统称实质性要求。所谓招标文件实质性响应招标文件的要求，就是投标文件应该与招标文件的所有实质性要求相符，无显著差异或保留。如果投标文件与招标文件规定的实质性要求不相符，即可认定投标文件不符合招标文件的要求，招标人可以拒绝该投标，并不允许投标人修改或撤销其不符合要求的差异或保留，使之成为实质性响应的投标。投标文件的实质性响应应从以下几方面考虑：1、基本条件的实质响应：投标人是否符合参与投标供应商基本条件（见《政府采购法》第二十二条规定），供应商只有满足上述条件，才能算是一个基本满足投标条件的供应商。如超出经营范围投标、资格证明文件不全、投标文件无法人代表签字、或无法人代表有效委托书和相关身份证明等没有满足招标文件要求，那么该投标则有可能被拒绝。2、特定条件的实质响应：《政府采购法》第二十二条规定“采购人可以根据采购项目的特殊要求，规定供应商的特定条件”，投标供应商除了应满足基本条件外，还应满足特定项目的特定条件。一方面，投标人一定要搞清楚，招标人到底是要求那个特定的资质，你是否具有这个特定资质，而且投标人所提供的各种资质证书必须是投标人本身所具有的，名称保持一致（母公司使用子公司或子公司使用母公司的证书都不会被认可）。另一方面，对某些产品的特定要求。如对通讯产品需有工信部颁发的入网许可证；对安全产品需要有公安部的《计算机信息系统安全专用产品销售许可证》、中国信息安全产品测评认证中心的《国家信息安全认证产品型号证书》；对软件产品可能会要求投标人具有国家版权局的《计算机软件著作权登记证书》等一些特定要求。还有，招标人有时也会要求投标人对某些重要产品提供原制造厂商的产品特别授权等。再次，就是技术规范的实质响应，每一个政府采购项目都有其特定的技术规范要求，投标文件只能满足或优于（正偏离）主要技术规范要求，而不能低于（负偏离）主要技术规范要求，否则其投标肯定要被拒绝。这些均属于特定资质条件的实质响应。3、合同条款的实质响应：是否接受招标人提出的合同条款。招标人在招标文件中一般都会把合同条款告知投标人，要求投标人接受该要约，以免中标后双方就合同条款扯皮。4、质量保证期的实质响应：质量保证期是一个很重要的指标，也是与投标报价密切相关的一个指标。5、投标保证金的实质响应：为了防止投标人在投标有效期内随意撤回自己的投标文件，或者反悔对招标文件所作出的响应和承诺，从而影响招标工作和对其他投标人带来损害，招标文件中都明确投标人要提交投标保证金。对投标保证金，本地企业只需带支票即可，非本地企业则要了解中标人的账号、开户行，并将投标保证金提前汇出以使保证金在投标截止前到帐（要考虑到不同银行间的转账时间），或开好汇票、银行保函，投标时或投标前当场交给招标人。6、联合体投标的实质响应：除非该项目的招标文件明确规定不接受联合投标，否则就可以视为招标人接受联合投标。7、投标报价的实质响应：投标报价应按招标文件规定的格式进行，报价内容不能有重大缺漏，如投标函格式，开标一览表中所要求的价格、工期、质保期等内容是否均已填写，报价明细表中的公开报价、折扣、汇率、人民币报价格式等是否按要求提供。8、投标有效期的实质响应：投标人在投标时必须要满足招标人的投标有效期要求，在投标有效期内，对招投标双方均具有约束力。9、投标截止时间的实质响应：在投标截止时间后递交的投标文件肯定会被招标人拒绝。10、投标文件密封性的实质响应：必须按要求对投标文件进行密封。11、废标或无效投标条款的实质响应：必须按要求响应招标文件有关废标或无效投标条款。12、交货（工期）时间的实质响应：投标文件载明的招标项目完成期限不能超过招标文件规定的期限；必须按招标文件中规定的交货时间作出响应。13、其他实质性响应：投标文件载明的货物包装方式、检验标准和方法等不符合招标文件的要求；投标文件载明的货物包装方式、检验标准和方法等不符合招标文件的要求；投标人应当在提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点；投标企业在投标截止时间前对投标文件做必要的补充、修改，甚至撤回投标文件，法律上是允许的；以及其他投标文件附有招标人不能接受的条件等，都不是对招标文件作出的实质性响应。作出实质性响应的有效方法对招标文件要求作出完全的实质性响应，关系到每个参加投标的供应商能否中标（成交），作为一般供应商来讲，要做好一个项目的政府采购投标文件，光有良好的愿望还只是一个方面，尚必须对参加每一个投标政府采购项目作出仔细的推敲和科学的安排，方能吃到胜利的果实。其方法有如下几个方面：一是分块法。招标文件一般有几个方面，如前文所述，即价格、技术、服务三大块，那么如何样才能保证三大块都能做到恰如其分的准确解读，而不被遗漏？最有效的办法，就是分解招标文件，让本公司通晓价格、技术、服务等方面的人才分别理解招标文件的有关章节，对照招标文件的文本格式草拟投标文件，这样做较一个人困在斗室里“闭门造车”要科学、简便得多，同时，也发挥了群策群力的效果，是一个不可多得的好方法。二是询问法。政府采购是一个朝阳事业，在我国实行不久，需要投标人不断地摸索，总结经验、汲取教训。最可行的办法就是向制作招标文件的政府采购中心询问，对其中一些不能明白的概念、规定和要求，以书面的方式征询意见，同时可以将自己草拟的投标文件样本拿给他们看，看是否做到了完全响应，如果没有完全响应响应，怎样改进，可以要求他们作出肯定的答复。三是查阅法。政府采购工作是一项边学边干边成熟的工作，没有哪一个先天就是老师，只有不断地学习才能不断地进步。为了求得对招标文件的正确理解，必须从多方面、多渠道进行学习，可以通过互联网信息查询、供应商之间相互切磋、图书馆资料查询，还可以向政府采购监管部门请教。四是观摩法。政府采购在我国方兴未艾，各种各样的学习培训班很多，有关的业务知识讲座、研讨活动也层出不穷，作为一个有志在政府采购领域有所作为的供应商朋友，可以或多或少地抓住机遇，将其作为学习提高的加油站，对于增强在政府采购活动中的胜算是大有裨益的。（刘跃华）