时光宝盒案例与练习手册

时光宝盒案例与练习手册练习一：时间矩阵的快速评估目的：使学员了解自己目前的时间管理状况，并感受到时间管理的重要性和必要性。这个工具的设计是用来帮你快速评估自己花费在时间矩阵的每个象限中的时间和精力各有多少。对于下面的八个问题，圈出你的反应，从1到6。问题很不同意不同意略不同意略同意同意很同意1、我花了很多时间在重要而且需要立刻关注的活动上，例如危机、紧迫问题、截止日期即将到期的项目。1234562、我觉得我总是“到处救火”不断处理危机。1234563、我觉得自己浪费了好多时间。1234564、我花了很多时间在虽然紧迫但与我的最高优先毫无关系的事情上（诸如无端的干扰、不需要的会议、非紧急的电话和电子邮件。）1234565、我花了很多时间在重要但不紧迫的事务上，例如做计划、准备、防范、改善人际关系、恢复和休息。1234566、我花了很多时间在意义不大的事情上，如垃圾邮件、过多的电视节目、琐事和玩游戏上。1234567、我觉得由于防范得当、精心准备和周密计划，一切由我掌控。1234568、我觉得自己总是在处理他人重要、但对我并不重要的事情。123456练习步骤：1、练习将练习规则介绍给大家：从表格中圈出自己的反应，且尽量客观的来评分请学员在2分钟内很快的做出答案请学员根据PPT上的问题归类将四个像限的得分分别计算出来，并在每个象限中用阴影涂画出四分之一圆，其半径等于其在该象限的得分2、提问：提问学员其主像限是哪个？分别总结各个像限所占的人数比例。3、总结：结合时间管理理论课程，来说明大家目前的时间管理状况，并过渡到进行时间管理工具《时光宝盒》学习，也即过渡到课程的几个模块。练习二：制定目标技巧练习制定目标技巧答案：一、在目标设定中划线的部分是其哪种特质？A.明确性B.可衡量的C.个别性D.实际性1.开始于1月1日，结束于4月1日。我将提高计划工作的完成情况，从现在的80%到95%，可以用每月月历记录来衡量。（A）2.在七月内，我将把成品损耗从现在1.50%降至1.20%，并且不影响总体规范要求的状况。（C）3.从5月1日到7月1日，我将把11:00AM－01:00PM期间的柜台交易服务时间由115秒降至90秒，这可由POS系统检查执行情况。（B）4.在5月31日前，我将把客户投诉比率由现在的每月3%降至1.5%，可由每月月底的用户投诉处理单中体现出来。（B）二、制定目标技巧练习１.请标出下述目标中明确的部分。ａ)我将在自今日至4月30日之前，将我中心库房物流报表的月统计准确率由现在的1%误差，改变为100%准确，以物流报表统计审核为衡量。时间明确：今日至4月30日对象明确：中心库房月统计物流报表结果明确：准确率1%误差变为100%准确ｂ)在3至4个星期内把PC代理商维修单反馈推迟时间控制在10天之内。对象明确：PC代理商维修单反馈时间结果不明确：10天是工作日还是休息日时间不明确：3周还是4周，工作日还是日历日ｃ)我希望每位维修中心的工程师每日整理好个人的办公区。对象明确：每位维修工程师时间不明确、结果不明确（希望这个词很不明确）ｄ)我将对2名新招进的技术工程师进行培训。对象明确：2名新招进的技术工程师时间不明确、结果不明确２.请标出下述目标中可衡量的部分。ａ)我将在本季度改进自己的沟通技巧。时间可以衡量沟通技巧不可衡量ｂ)我要制定并执行新的办公室管理方案，使办公环境面貌焕然一新。时间、方案、焕然一新无法衡量ｃ)我要降低pc维修返修率。时间无法衡量，返修率无可衡量的标准ｄ)我要在每月25日前完成综合部统收统支费用的分摊并上交财务部，并使差错率0.1%。时间、结果可以衡量3.圈出练习1.、2.中具有个别性的部分。1A1C1D2A2B2C2D三、以下五个目标实例都缺少目标四大特性中的某一特性，看看到底缺少哪些特性，重新写出这些目标，保证它们具备目标的所有特性。记住，每一目标都应该说明一项具体工作。1.控制本部门的年度交通成本。这句话缺少目标的明确性、可衡量性、个别性、实际性改写为：我要使本年度部门交通成本占销售额的比例比上一年度降低15%，以年终的费用统计结果衡量。2.我要设订维修中心初、中级工程师的年度培训发展计划。这句话缺少目标的明确性、可衡量性改写为：我要在财年结束前制定出维修中心初、中级工程师的年度培训发展计划，以通过上级审核作为衡量。3.我要面试并雇佣2名助理产品经理。这句话缺少目标的明确性、可衡量性改写为：我要在12月31日前，聘用2名合格的助理产品经理，以签定试用合同作为衡量。4.给新员工做到岗日培训。这句话缺少目标的明确性、可衡量性改写为：我要在每周三为本周到岗的新员工做到岗日培训，使学员的满意率达到80%以上。5.我要缩短维修站维修备件的周转周期。这句话缺少目标的明确性、可衡量性改写为：我要在第三财季内通过使用新的ERP软件，使维修站备件的周转周期由10天降为6天。四、写出两个你在完成本课程后,本季度内要实现的两个目标。(讲师根据目标的四个维度对学员进行讲评)目标1.（例行性目标）好，现在检查你刚设立的目标，写出具有目标以下特性的部分。明确性可衡量性个别性实际性目标2.（临时性任务目标）好，现在检查你刚设立的目标，写出具有以下特性的部分。明确性可衡量性个别性实际性(备选)练习三：行动计划改错练习目的：通过改错强化行动计划的要点练习题目：请分析该目标计划中有何问题，如果是你该如何改正。姓名王××时间06年7月目标于7月20日到成都出差拜访当地的经销商并走访3个销售点行动计划负责人所需资源（人、财、物）开始时间完成时间追踪人追踪时间与经销商练习确认行程自己7月14销售经理7月14日买机票秘书小刘2000元7月15到达成都酒店费用1000元7月19与经销商老板沟通7月20走访3个销售点7月20乘机返回7月21向上级汇报沟通情况7月227月22日练习步骤：１.小组讨论２.小组派代表讲解自己的观点３.讲师呈现正确范例４.总结总结要点１.分析案例中存在的典型问题目标不明确，没有明确的结果和衡量标准没有成功关键要素分析，所以无法判断计划是否有价值２.正面范例中重点改变的就是目标的明确性、成功关键要素及应对策略，这样制定的行动计划才能保证目标的完成。参考范例姓名：王××时间06年7月目标：于7月21日前与成都的经销商沟通公司秋季产品促销计划并确定当地的促销方案，以促销计划通过销售经理审核为标准成功关键要素：经销商对于公司秋季促销计划的理解和认同、经销商的配合是否符合公司要求成功关键要素的策略：1、经销商对于公司秋季促销计划的理解和认同：策略要点：要与经销商的老板沟通、沟通的重点在于该促销计划的重要性和对经销商的利益2、经销商的配合是否符合公司要求：走访店面了解经销商的销售能力、与对方老板沟通确认关键能力要求（人员、产品、广告等）、得到对方明确的促销计划安排行动计划负责人所需资源（人、财、物）开始时间完成时间追踪人追踪时间提前与销售经理沟通对经销商的支持和沟通要点自己7月14销售经理7月14日提前将促销计划发给经销商老板，并确认此次的拜访目的和具体行程自己7月15买机票秘书小刘2000元7月15到达成都自己酒店1000元7月19与经销商老板沟通促销计划并请对方考虑自己的执行计划自己提前打电话确认7月20走访3个销售点，了解销售能力自己与对方店长7月20与经销商老板沟通确认执行计划要点自己7月21上午乘机返回自己7月21下午向上级汇报沟通情况自己7月227月22练习三：制定行动计划练习目的：通过自我练习强化行动计划的要点练习题目：选择自己上一季度一个目标进行练习，将学员手册中的四个步骤全部完成练习步骤：1.布置任务：选择自己上一季度一个目标进行练习，将学员手册中的四个步骤全部完成提醒学员重点思考行动计划和目标关键成功要素的关系2、学员作业（10分钟），请写在学员手册空白行动计划单上。3、抽取1－2个志愿者上台讲解，讲师反馈4、评价标准和重点：强调目标的明确行和可衡量性成功关键要素和对应策略的匹配行动计划中是否体现了成功关键要素的行动策略最终衡量这样的计划能否保证目标完成5、学员两人一组，互相讲解和反馈范例：训训后后反反馈馈作作业业目目标标计计划划工工作作单单制制定定日日期期：：____22000077..55..2266____目标本人从现在到2007年6月30日前，将目前培训训后作业反馈率从不足50％提升到80%，衡量标准以最后的统计结果为衡量标准目标类型例行工作目标为什么想实现这个目标（目的）:公司的考核责任书中的要70％,从目前的情况看由于各种理由还没有达到这个目标。达成目标所带来的好处或所能避免的损失对自己完成考核要求提升培训的效果扩大集中培训的影响力对别人强化培训的效果，将培训的内容应用化加强对培训的认同感以及对培训的规范化认识存在的困难可能的解决方法培训是第二象限的工作把前期培训结果的考核变成后期培训参与的条件大家对培训重视程度不够先说服参训者的经理，让经理配合HR进行督促目前各岗位的工作都非常的饱和在规定的时间内适当给予弹性行动计划具体步骤或计划资源需求开始日期完成日期追踪人追踪时间1整理目前的训后作业反馈情况训后数据5.295.31自己/分管副总6.12将结果和要求发给相关的参训人培训信息和训后数据5.315.31自己6.13在发送邮件时指出如果还不能完成将无法参见后期的培训培训信息和训后数据5.315.31自己6.14将邮件抄送给相关经理培训信息和训后数据5.315.31自己6.15电话和各经理联系，说明利弊时间/电话5.316.2自己6.36定期将完成结果发送给为完成者培训信息和训后数据6.5/12/19/266.5/12/19/26自己6.277给个别拖延严重者电话联系，或亲自去和他面谈时间6.266.30自己7.18自我鼓励的话没有不可能的事!练习四：行事月历制定练习目的：通过练习，让大家掌握月历的制定方法练习步骤：1、讲解月历制定方法2、学员练习，时间15分钟把要做的事情全部看一遍把事情进行分类并确定每件事情的重要等级（A最重要；B一般；C不太重要）然后根据这些事情的重要性和时间要求，制定一周的时间安排表3、讲师选择1-2位志愿者进行讲评，重点是：哪些是最重要的事情（A类事情）？这些事情是否都有时间保证？是否把需要思考的重要事情放在了头脑清醒的时间？哪些事情被放弃？为什么？你会很高兴的执行这个计划吗？为什么？4、讲师结合自己的范例进行总结月历的核心目的是进行时间规划，保证重要工作项目有时间完成所以在排定月历的时候，要首先将事情进行分类并考虑每件事情的重要程度，按照自己的价值观标准和事情的重要性安排时间不要渴望把所有的事情都完成不要把时间表全部填满，因为我们还有很多突发事件（一般来说，每天要预留2个小时应付突发事情）5、学员交流鼓励学员两人一组相互交流并按照讲师审核的重点互相提出建议备注：讲师始终要强调：月历的核心目的是进行时间规划，保证重要工作项目有时间完成在范例分析和学员交流中要始终坚持这个原则练习要求：假设现在是星期天的晚上，你要计划未来一周的日程，面前是这七天要做的事情：周一下午4点半到5点半开会，汇报下月销售计划。需要花1小时做准备周五下午4点半到5点半开会，汇报本周销售工作。需要花半小时做准备每天需要收集20个有效客户信息（需要1小时收集资料；2个小时与客户沟通，建立初步联系）周三之前要提交一个客户方案，需要2个小时周四之前要完成一个培训项目的行政准备工作，需要半小时本周需要写一个生产行业的需求调研计划，需要6个小时本周要与生产行业3个培训老师进行电话沟通，每个人需要20分钟本周要找两个生产行业的朋友进行交流，用电话或MSN，每人大约需要半小时每天晚上10点到10点半看CCTV晚间新闻有一个最好的朋友周六结婚，中午需要参加婚宴，需要大约3个小时世界杯期间，9点那场一定不能错过每周需要收拾一次房间、洗衣服等，需要2小时一个大学同学要从外地来，周四晚上要一起吃个饭。上周答应帮朋友将一个DV带转成VCD，并且