建设单位档案整理培训

工程管理部：1建设工程文件的归档分类及流程2工程资料的划分34建设工程资料填写规范要求5项目档案管理内容资料档案的移交、接收办理完毕有利用价值按规律保存档案是保存备查的历史文件。档案是由文件（或叫文书）转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。监理单位工程准备阶段文件监理单位文件施工文件建设单位施工单位建设工程文件参建各方竣工验收文件竣工图建设工程文件（constructionprojectdocument）是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。工程准备阶段文件（seedtimedocumentofaconstructionproject）是指在工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。建设工程文件的概念监理文件（projectmanagementdocument）是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件；施工文件（constructingdocument）是指施工单位在工程施工过程中形成的文件；竣工图（asbuilddrawing）是指在工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样；竣工验收文件（handingoverdocument）是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。组织工程预验收建设工程文件的归档流程工程准备阶段文件（建设单位）监理文件（监理单位）施工文件（施工单位）竣工图（施工单位）竣工验收文件（建设单位等）组织竣工验收工程竣工备案三个月1、施工技术准备文件2、施工现场准备文件3、地基处理记录4、工程图纸变更记录5、施工材料预制件质量证明文件及复试报告6、施工试验记录7、隐蔽工程检查记录8、施工记录9、工程质量事故处理记录10、工程质量检验记录档案馆对工程资料预验收移交城建档案馆3、进度控制1、监理规划5、造价控制6、合同与其它事项管理4、质量控制2、监理月报或会议中质量问题7、监理工作总结1、综合竣工图（总图）2、专业竣工图1、立项文件2、建设用地征地拆迁文件3、勘察、测绘、设计文件5、开工审批文件6、建设、施工、监理机构及负责人4、招投标文件1、工程竣工总结3、财务文件2、竣工验收记录4、其它载体档案一、二、工程资料的划分：建设工程档案资料工程资料现场管理资料建设工程档案（projectarchive）是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称为工程档案。建设工程档案资料是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值，无论其具体是什么，均可视为资料。建设工程档案与的概念图纸会审、设计变更及洽商文件施工图工作联系单工程质量、安全、进度控制资料工程付款及结算资料公文、通知现场管理资料现场管理资料建设单位不需另行存档和移交城建档案馆，但作为现场质量把控和将来工程结算的重要依据。现场管理资料1、施工图：包括临时图纸和正式施工蓝图，按收到时间做好记录，并做好相应的废止记录。经现场工程师及领导确认后方可给施工单位、监理单位发放图纸，做好相应的收发记录。2、图纸会审、设计变更及洽商文件3、工作联系单a、公司内部各部门之间往来的内部工作联系单b、对外工作联系单及其回复4、工程付款及结算资料a、工程报价核定单、工程量确认单、经济签证确认单b、工程款请款资料c、工程款结算资料5、工程质量、安全、进度控制资料（1）、业务指令单（2）、罚款通知单（3）、施工进度计划（4）、施工日志（5）、工项部周报，月报（6）、项目例会纪要（7）、材料设备进场验收单（8）、工程验收单6、公文、通知（1）、公司通知及其他文件（2）、政府发文1归档文件的整理原则及质量要求1.1、归档的文件材料必须是原件。1.2、归档文件材料必须使用黑色中性笔、黑色墨水等书写材料，字迹清楚工整。1.3、归档文件材料应进行科学分类、立卷和编号。2、归档时间2.1基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档。2.2财会档案于第二年六月三十日以前归档。2.3如果有些案卷需要继续留在部门使用，应先办理档案交接手续，再办借阅手续，使用完毕，及时归还。3、归档文件的整理方法严格登记及时收集严格检查随办随归4、卷内文件材料的排列顺序批复在前，请示在后正件在前，附件在后正本在前，定稿在后定稿在前，历次重要讨论稿在后结论性材料在前，依据性材料在后文字在前，图样在后5归档文件整理的八个步骤区分年度分类清理和装订单份文件的排列编制档号编目编制备考表装盒案卷的装订1、装订的案卷编页号卷内文件的每一页，均应在文件材料右下角编写一个页号。空白页不编号。2、不装订的案卷编卷号不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章（由单位名称、档号、卷号组成），并逐项填写。工程工程1、高度统一2、宽度根据档案盒的大小而定；3、一律从档案盒最底端4CM处往上粘贴4、不允许出现松落、歪贴现象。编制信息：1、项目名称2、文件名称3、其它信息（可以是年度、单位等）4、公司名称档案盒脊背图样工程CBC工程业务指令单2014第一盒工程六期项目内部联系单2014*********有限公司*********有限公司每个档案盒第1页建立卷内文件目录表，包括序号文件编号责任人题名日期页码备注。7卷内文件目录各项的填写8.1档案排列上架时，应按照类别排列。8.2档案柜面应简略贴上柜内存放的相关文件大类，做到任何人都可清晰查找。8.3档案的接收、移出必须履行登记手续。8资料档案保管1.1项目经理为工程文件管理的第一责任人，项目部档案管理员负责日常工程文件管理。1.2项目部档案管理员应利用计算机内建立管理台账。各不同类别的档案分门别类建立各自的电子文件夹，使得电子档清晰、简洁明了、层级分明，便于查找。1、档案移交时，交接双方应根据目录认真核对，并在移交目录上签字。案卷目录以及移交清单各一式两份，双方各执一份。电子版刻盘保存.2、因工作需要，合作单位的通讯方式、联系地址也应作为手续之一移交。3、接收登记。凡接收进档案室的档案，档案员应及时登记，做好统计台帐，入库排列上架。4、档案人员变动时，必须在办完档案、文件移交手续后，方可调离岗位。