文书档案管理规定

程序文件文书档案管理规定VA-4.1-MO-002版本：1.001.目的集中统一管理本公司的文书档案，使文书档案能正确、全面反映本公司的工作面貌，维护档案的完整、安全，便于档案的查考与利用。2.管理机构2.1文书档案由总经理办公室(秘书科)负责管理。2.2各部门设一名兼职文书(秘书或办事员)负责本部门的文件收集及立卷归档。3.文书档案归档范围凡是在工作中形成的，能反映本公司主要职能活动的（包括照片、录音、录像及证书等)及今后具有查考价值的文件材料均应属文书档案归档。4.立卷归档4.1立卷归档的文件必须由各部门兼职文书收集齐全，按文件材料的自然形成规律和特点，保持文件有机联系，分类整理立卷。4.2归档部门对同一问题，同一案件，同一会议的文件应收集完整，有序排列：批复在前，报告在后；正件在前，附件在后；打印稿在前，原稿在后。归档手写材料须用钢笔，字迹清晰，打印件所用纸张须整齐划一，以保证案卷质量。4.3每一案卷要填写卷内目录，卷内需说明的情况应由立卷人填写备考表，并签名，备考中检查人应由部门主管领导签字。4.4各职能部门，应在每年第一季度起将办理完毕并具有保存价值的，上一年度的文件材料集中到一级部门，向档案室移交并办移交手续。5档案室职责5.1负责本公司文书档案的接收、整理、保管和统计，编制案卷目录。5.2帮助各部门兼职文书正确立卷，按期归档。5.3负责文书档案的借阅、咨询，协助有关部门做好档案利用工作。5.4上交或销毁档案前按规定手续进行检查、审批、登记。6.各部门兼职文书职责6.1负责本部门各类归档材料和相关资料的收集，做好收发文登记，确保归档材料的完整。6.2负责本部门立卷归档工作，编制目录，按时向档案室移交，办理归档手续。6.3执行档案管理制度，负责提供本部门档案的信息。7.档案整理与保管7.1文书档案的整理应按分类规则整理，问题连贯，年代清楚，全宗内案卷应按照年代－类别－问题的特征分类排列编号。编制日期:2003/7/15审核日期:2003.7.15批准日期:2003.7.15生效日期：编制:孙萍华审核:金德明批准:于琼根2003.7.177.2对不同保管期限的文件分别立卷，标明每一案卷的标题内容。7.3文书档案保管期限分永久、长期、短期三种。分别在案卷封面上标注。8.档案借阅利用8.1公司各部门因工作需要可借阅利用与本业务工作有关的档案，向档案室办理借阅手续，借阅其它部门的重要档案，须经主管部门或领导同意。8.2外单位调阅档案，应持有单位介绍信、写明调阅的档案名称，并经主管领导批准。8.3绝密档案，须经公司领导批准，在档案室查阅。8.4公司内部档案借阅时间，一般不超过一星期，如因需要应作说明可办续借手续。8.5借阅档案应妥善保管，保持档案的完好、无损，不准涂改、拆卷、抽页剪裁，不泄密、不转借与遗失。未经许可不得擅自转抄、复印。9.档案鉴定销毁9.1从当前和长远利用档案的需要出发，根据档案的历史和现实价值确定不同的保管期限，便于保管和利用。9.2原则上每年进行一次初次的鉴定，一般在组卷工作完成时对当年档案进行鉴定，确定保管期限。9.3对超过保管期限的需要处理的档案，应由领导、专业人员和档案人员组成的档案鉴定小组进行综合评审和鉴定。9.4鉴定后，对需销毁的档案，应提出申请，经审核确认，报上级主管部门批准。10.存档文件无11.评审与更改该程序文件由总经理办公室每年进行适用性评定，并在需要时进行修改。12.分发上海大众各一、二级部门13.附件文书档案档号编制附件企业档案档号编制(文书档案部分)“0”党群工作类“1”行政管理类“2”经营管理类“3”生产核技术管理类0.党务工作0.董事会0.企业管理0.质量管理0.0.200*--1.0.200*--2.0.200*--3.0.200*--1.组织工作1.行政事务1.计划统计工作1.劳动管理0.1.200*--1.1.200*--2.1.200*--3.1.200*--2.宣传工作2.武装保卫工作2.财务管理2.能源管理0.2.200*--1.2.200*--2.2.200*--3.2.200*--3.统战工作3.审计工作3.物资管理3.安全管理0.3.200*--1.3.200*--2.3.200*--3.3.200*--4.纪委、监察工作4.人事管理4.经营销售4.科技管理0.4.200*--1.4.200*--2.4.200*--3.4.200*--5.工会工作5.教育(培训)工作5.三产、联营企业工作5.环境保护0.5.200*--1.5.200*--2.5.200*--3.5.200*--6.共青团工作6.后勤福利6.标准化工作0.6.200*--1.6.200*--3.6.200*--7.档案信息工作3.7.200*--8.基建设备管理3.8.200*--