文员岗位工作指南

第1页共5页长春敏实岗位工作指南以部门文员/总经理助理为例：（一）每日工作明细项目序号工作内容完成时间检查人外部联系人联系方式1领取报纸7：50经理16：002整理本部门考勤、员工工作日报表、部门离回岗表、到位表、应备8：10经理3清理办公室、徐总助办公室的物品及卫生8：30经理4部门经理出勤走向表统计，统计整理昨日未签收的呈文，统计昨日长话未补单情况9：00经理5整理昨日部门经理试消费情况9：10—10：00经理6通知昨日总值班经理上交值班物品9：00经理7录入考勤（总办、稽查、车队）12：00经理8核对呈文，并通知相关部门领取呈文（注：呈文批复后，应立即通知相关部门来取，并督促各部门在24小时内取走文件，若部门不及时取走文件，应在第二天的例会上汇报。10：00经理17：009整理各部门的呈文，并分类别登记呈送（注：特殊文件和紧急文10：00经理第2页共5页件，可随时呈送）17：0010打印试消费检查表14：00经理11管理人员手机检查16：00经理20：3012通知当日值班经理取值班物品，并在值班经理交接表上登记17：00经理20：3013核对当天及前一日的《呈文收发表》，检查呈文登记是否规范，是否有总办接收人签字，并随时跟催未批复文件21：30经理14打印各部门文件表格、桌签、菜牌、席签；做好电话接听记录。班后同日报表一并上交。——经理（二）每周工作明细项目序号工作内容完成时间检查人外部联系人联系方式1更换下周工作内容和工作重点周日8：30经理2清理办公室、徐总助办公室卫生及物品清理周日10：00经理3汇总8103电话接听情况周日12：00经理第3页共5页4打印评议表（车队、餐厅、宿舍、保安）周日14：00经理5打印节目预告单周日14：30经理6统计上一周的纸张消耗，核对办公用品周一经理7更换例会信息栏周一经理8汇总各部门周小结内容周二经理9整理并汇总下发周小结周三经理10部门内部大质检周三经理11整理VIP及同行信息并汇总登记周四经理12核对物资台帐（宣传品及外赠品）周四经理13企业文化学习周二经理周五14企业文化考试，并公布考试成绩周五经理15收集并整理下周会议精神，上报酒店领导审批周六经理16整理下周试消费人员名单、早班值班名单、督导小组人员名单周六经理（三）每月工作明细项目序号工作内容完成时间上级或上级指定的检查人外部联系方式联系人第4页共5页1将统计发的纸张消耗上报财务每月2日经理2更换部门用心做事事例每月5日经理3部门物资盘点每月15日经理4上月奖金表上报财务每月15日经理5核算部门奖金每月18日经理6将新的总值班经理值班表上报人资部每月20日经理7部门员工沟通会每月30日经理8上报部门月总结及下月工作计划每月30日酒店检查人员9每月的酒店沟通会整理每月10日酒店检查人员10每两个月一次的月总结大会的组织每两月酒店检查人员(四)重要事项提点1.总经理出差期间，总办每天将值班时间由21:00延长至22:00，并安排专人值班。2.总经理出差期间，总办负责人逢公休日必须来店督导检查2至4小时。3.VIP、VVIP客人来店时，属于总办负责接待的，总办要派专人负责客人的食、宿、娱乐等全方位跟踪服务（包括客人抵店前客房安排、客人就餐、娱乐前与相关部门的协调、联络等）；4.属于总办接待的酒店重要客人来店参观或就餐（如市政府领导，重要客户等等），总办负责人要负责安排迎送人员（公休日安排结束后方可离去）；如客人突然来店，总办负责人要在店内3分钟、店外30分钟赶到现场。5.遇到恶劣天气，如风力达到七级的台风或暴风雨，部门经理必须在酒店值班。6.当营业部门出现超警戒线状况需要协助时，本部门应无条件服从酒店调度，在规定时间内，到达服务现场。7.部门负责人出差或病事假期间，指定负责人按照部门经理职责执行。自11月1日起执行。第5页共5页(五)总经理办公室限时服务1.酒店大事记整理（自事件发生至相关照片洗出后1小时）2.外来文件存档及下发至相关承办部门（承办人）（自总经理批示后5分钟）3.更换例会精神信息栏（自《会议纪要》发放后30分钟）4.复印文件：20张以内（3分钟）（以此类推）5.打印文件（100字以内2分钟；100字至500字8分钟；500字以上以30分钟为基数递增）6.信息传达：来自市政府、计委机关系统的信息，获悉后1分钟呈报酒店领导；客人投诉信息获悉后1分钟内转告相关酒店领导；员工投诉转告其部门经理协商解决（1分钟）7.呈发文：呈文按照所呈报部门要求分一日，三日，一周上报；呈文批复后，通知责任部门（5分钟）8.通知各部门经理开会（10分钟）9.有客拜访通知总经理（1分钟）10.接到长话申请单后通知总机开长话（30秒）11.打印桌签：人名以20张为基数，双面40分钟菜品以20张为基数，单面25分钟12.打印席珍：以20张为基数，需45分钟13.晨会纪要每晚21：00前下发（周日除外）14.VIP信息传达：获得信息后3分钟内通知到相关部门和酒店领导