应用文写作基础知识(详细)

1常用应用文写作基础知识公文的概念公文是国家机关，社会团体及企事业单位在公务活动中，为行使法定职权而制作的文件。它能够跨越时间，空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息。因而行政公文虽然数量不多，但却是应用文中的一个主要门类。为使国家行政机关的公文处理工作制度化，规范化，科学化，提高公文处理的效率和质量，经过几年的实践，国务院办公厅对原有的《国家行政机关公文处理办法》进行了再次修订，于2001年开始施行。修订后的国家机关行政公文共有十三类十三种，即一、命令(令)，二、决定，三、公告，四、通告，五、通知，六、通报，七、议案，八、报告，九、请示，十、批复，十一、意见，十二、函，十三、会议纪要。决定决定的适用范围决定记录和反映了各类机关的重要决策结果和内容，它是一种带有制约，规范，指导作用的下行文，对于下级机关的工作过程或者活动具有强制力和约束力，是一种兼具领导性与规定性的公文。决定以机关名义发布，以国家行政机关为例，按照有关法律，决定的发布机关是国务院，国务院各部委，以及县级以上(含县级)地方各级人民政府;乡，民族乡，镇人民政府也可以发布决定。决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定的写法决定的格式主要由标题，正文，签署和日期组成。1，标题决定的标题应当精炼地反映决定的主要内容，通常要求写全项标题，即发文机关，事由和文种。2，正文决定的正文，应具体表达决定原由及对具体事项或行动的意见，要求，方法，措施等内容。具体写法有两种:宣告性决定，因其内容相对简单，篇幅又较短小，所以，常按决定原由，决定内容的顺序作篇段合一的方法来进行表述。指挥性和表彰性决定，因其内容相对复杂，所以，常采用二部式结构表述:2第一部分是开头，阐明决定的原由;第二部分是主体，阐明对有关事项或行动的意见，要求，方法，措施等内容，可按一定逻辑顺序分条列项进行表述;有时也可采用小标题的方式来表述。3，签署及日期决定的签署与其他行政公文一样，在正文的右下方签上发文机关及成文日期，其中，如果是需要明确通过决定的时间及会议，则可将二者写在标题的下方。撰写决定的注意事项:第一，要注意决定的必要性。第二，要注意决定的正确性。通知一、通知的适用范围在机关，团体和企事业中，作为通用公文的通知是应用范围广，使用频率高的一个文种。通知适用于批转下级机关相关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的适用范围广，从公布国家的政策法令，到基层单位的事务告知，无论是党，政，军机关，群众团体，还是企事业单位，上至中央，下至地方，单位无论大小都可以使用通知这种公文形式。由于通知的限定性小，机动性，灵活性大，所以处理各种事项用其他公文不好归类和使用时，常常考虑用通知来发文。通知均以机关名义发布。二、通知的写法与撰写注意事项通知的写作格式由标题，受文单位，正文，签署和日期几部分组成。标题常用的写法有两种:一种是发文机关，事由，文种三要素俱全，另一种标题是只有发文事由和文种两要素，受文单位即被通知对象或主送单位，一般是单位，有时也可是个人。通知的正文多用祈使语句，适当配以说明语句，而且口气坚定，不容置疑。签署和日期通知的正文结束后还要将发文机关名称写上，然后再写成文日期，最后要加盖公章。三、撰写通知的注意事项:第一，要认真仔细。第二，被通知单位的名称要写清写全。通知的主送单位可以是一个，可以是几个，也可以是所有下属单位，发文时必须写清楚，通知周全。如使用省政府有关部门一类略称，所附发文单位则应写明有关部门的名称，以避免发文不全，贻误工作。3报告一、报告的适用范围报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告从性质上看是一种陈述性的公文;从行文关系上看，是一种典型的上行文。二、报告的特点第一，已然性。第二，总结性。第三，陈述性。三、报告的种类报告，按其呈报要求可分为呈报性报告，呈转性和呈复性报告。报告，按其内容可分为综合报告和专题报告，工作报告和情况报告，以及调查报告。四，报告的写法与撰写注意事项四、报告的写法报告由标题，主送机关，正文，落款及日期四部分组成。1，标题一般由规范化的三要素的写法即发文机关，报告内容和报告组成，也可以由事由和文种组成，省略其发文单位。2，主送单位主送机关写在正文前第一行。3，正文报告的正文一般也分为开头，主体和结尾三部分组成。正文的开头，一般是简要说明报告的目的或有关情况，有时是对报告的情况作简要概括。采用的方式常用说明式或概括式。正文的主体应集中反映报告的核心内容。其具体写法，因报告种类不同而略有差异。综合性报告及呈报性报告，专题报告，因是汇报工作，按其内容基本上是采用顺叙法。呈转性报告，因其主要目的是反映对具体问题的意见，所以其内容安排亦采取顺叙法，正文的结尾，一般的报告多无特殊的结尾，汇报完毕，即告结束。结尾常用语是以上报告，如有不妥，请指正。呈转性报告，其结尾比较固定，常用语是以上报告，如无不妥，请批转×××，×××贯彻执行。4落款及日期如果标题是两要素的写法，或者即使标题是三要素写法，为了郑重起见，则先落款即发文单位全称，再写成文的日期。五、撰写报告应注意的事项:第一，要注意明确写作目的。一是根据目的确定报告的具体种类，二是根据目的选择典型材料和重点内容。第二，报告的材料应确实，可靠。第三，报告里的观点要正确。第四，文字要简练。请示一、请示的适用范围请示适用于向上级机关请求指示，批准。请示从行文关系看，它是一种典型的上行文，从性质上看是期复性公文。上级机关收到请示后，应当及时给予指示，批复。请示一般以机关的名义发出，在国家行政机关中，为了明确行政领导负责制，重要的请示，比如涉及有关全国或者一个地区，一个方面工作的方针，政策，计划和重大行政措施等事项的请示，也可以由机关的正职行政领导签署发出。二、请示的特点:第一，行文关系具有固定性。请示的行文不能超越法定的隶属关系，而且一般是逐级行文。第二，行文的内容具有单一性。凡较规范的请示，都是具有这种单一性的，即一篇请示的公文只写一件事或一个问题，亦即所谓的一文一事，一事一请示。这样做的原因是由行政管理权限及行文效果所决定的。第三，行文目的鲜明性。这主要表现在两个方面:一是对请示事项或问题所持的意见是非常明确的;二是对上级机关的有关请求也同样是非常明确的。在这里，一切的含糊其辞都是不允许的三、请示与报告的区别第一，行文目的不同。请示用于向上级请求指示或批准某些事项，待上级明确审批意见后再开展或结束工作，在请示中可以向上级明确提出务必予以答复的要求;报告却不能请求指示或批准，更不能要求必须复文。5第二，两个文种的作用不同。请示对工作起到启始或中续作用;报告则起到汇报工作，反映情况供上级了解或参考的作用。第三，两个文种的形成时间不同。请示只能在事前，报告则在事后或事情进行当中形成。第二节请示四、请示的写法请示由标题，主送单位，正文，签署及日期组成。1，标题请示的标题由请示单位的法定名称，事由(请示事项)和文种(请示)组成。标题中的事由必须是请示的主要内容的精炼概括，一般为请示事项或问题的名目。2，主送单位即请示单位的直接上级机关。如有双重隶属关系时，则应主送能够直接批复的隶属上级，另者则以抄报处理，即主送单位只能是一个。不要轻易越级行文，如因特殊需要，必须越级行文时，应在报送更高的隶属上级机关的同时，抄报被越过的直接隶属的上级机关。3，正文请示的正文包括请示缘由，请示事项及请示批准的希望或要求。请示缘由部分应简明扼要地写出导致提出请示事项或问题的主要情况，也是构成原因的主要理由。第二部分的请示事项是全文的重点，明确提出请示的事项或问题以及相应的具体意见。最后一部分是向上级机关提出请求批准的希望或要求，常用语有妥否，请批准以上请示，可妥，请指示等，如果是呈转性请示，结尾时常写以上请示，如同意，请批转××××地执行等。以上内容，视繁简程度，可分别作一段或若干段安排。4，签署及时间请示全文之后要写上请示单位的全称和请示正式签发的时间，完整的年，月，日。五、请示撰写的注意事项第一，必须做到一文一事一请示。第二，撰写请示事项时，意见要具体明确，决不能含混不清，不知可否。0第三，凡请示事项或问题的解决涉及有关单位者，应事先商同有关单位，或在请示中加以说明;不能在主送的同时抄给下级机关。第四，一定要把请示与报告区分开来，不能混用，亦不能写成请示报告。批复一、批复的适用范围批复，是上级机关根据有关的方针，政策和法律法规，依据自身的职权，针对下级机关的请示事项所作书面形式的答复。批复表达了领导机关对下级机关要开展某项工作或者处置某种事项所持的态度，6或指示性意见。因此，批复具有强制约束力和严肃郑重性，并有很强的针对性和结论性，受文者必须贯彻执行。批复适用于答复下级机关的请示事项。批复是专门针对下级机关的请示而发的，一般是一请示一批复，不涉及请示以外的其他事项。它属于指示性下行文。二、批复的用途主要是通过对请示事项的具体答复或指示，实行对下级单位的具体指导，对全局工作及时协调。三、批复与批示同属于上级机关发往下级机关的指导性公文，但它们有明显的区别批复是专门答复下级机关请示事项的，内容具有明显的指导性，属于被动发文;批示是上级机关对某些问题或某项工作发表的指导性意见，其内容常常有较强的针对性和参考作用，属主动发文。四、批复的写法与撰写注意事项1、标题批复的标题一般都是规范的三要素的写法，即由发文单位的全称，事由和文种构成，也有的批复的标题由事由和文种构成2、主送单位批复的主送单位即原请示单位，换言之即答复是谁的请示，主送单位就应该是谁，若带有普遍指导意义的，需要发给下级机关，则用抄送的形式。另外，标题中如有请示单位的，则不必再写主送单位。3、正文批复的正文一般都很简短，因为它不像通知和指示那样详细阐述道理或意义，也不必像请示那样充分说明理由，而是答复问题。正文一般由引语和答复意见两部分组成。4、落款及时间批复因具有通知和指示的性质，所以文中要写发文机关名称和成文具体时间;如果标题中已有发文机关名称，正文后也不再落款而只写成文日期。但无论是哪一种都必须加盖发文机关公章，以示严肃性。五、撰写批复的注意事项第一，针对性和真实性。写批复意见必须依照党和国家的方针，政策，针对所请示的问题，并核实请示原由的真实性，实事求是地给予明确答复。第二，明确性和具体性。写批复，意见要明确，不可模棱两可，意见还应尽量具体，以利下级机关执行。第三，及时性和一致性。批复是答复请示事项的公文，对请示事项的答复，一定要及时，以免误事。凡请7示事项涉及到其他部门或地区的问题，批复前要尽快与其协商，取得一致意见，然后写成批复意见，以利于下级机关的实施。第四，正确使用批复与答复函两个文种。批复是一种针对请示而发的下行文，作者必须是受文机关的上级领导或指导机关，否则不能使用这一文种。函一、函的适用范围函，也称公函，是商洽性公文。各级各类机关在开展工作中经常需要与平行或不相隶属的机关进行联系，以便更好地协调工作事项，这种联系常用函进行。函，国家机关，企事业单位都可以使用。它是公文中运用最为灵活的一个文种。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。二、函与批复的区别:首先，可以从概念上加以界定。函是用来相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准的。批复是专门用来答复请示事项的。其次，从作用与行文关系上来区分。批复的作用仅限于有隶属关系或业务主管关系的上级对所管辖的机关单位行文，准与不准的态度鲜明，往往具有通知和指示的性质，它只能是下行文。而函的答复更多为平级行文，并只是商洽性，联系与咨询的答复，一般情况都是平行文三、请示函与请示的区别:公文处理中，平行单位之间请示与申请批准内容的函混淆的情况时有发生，虽然它们都有请示的性质，但它们也有明显的区别，主要有以下两点:第一，请示是上行文，函是平行文。第二，请示的制发单位和受文单位之间的关系是领导与被领导的关系，函的制发单位与受文