excel图表之道-如何制作专业的商务图表

【如何制作专业的商务图表·理念篇】主讲：郭宝成2目录突破Excel的默认设置Lesson03你也能制作出专业的图表Lesson02正确选择图表类型Lesson04专业图表的特点分析Lesson013前言：用图表说话某公司市场部门经理，准备了一份关于目前行业内竞争状况和公司业绩的报告PPT。我公司在2000-2005年销售变化趋势在整个行业中，我公司业绩一直是很不错的，2000年以来我们的业绩一直在持续增长，当然，除了2002年因**原因而使业绩有所下降以外。主要产品市场份额4正确的设计应该是怎样的？1.21.80.922.93.401234'00'01'02'03'04'05尽管2002年因**原因造成业绩下滑，但销售额仍从2000年的120万增长至2005年的340万。在过去的5年中我公司业绩持续增长单位：百万美元5目录专业图表特点分析Lesson0161、专业图表的特点分析商业图表的标杆一般来源于2个领域：世界顶级商业杂志1世界顶尖咨询公司271、专业图表的特点分析早期《商业周刊》图表风格：用色大胆鲜艳以黑底白字的标题为突出特色绘图区按网格线隔行填色81、专业图表的特点分析2008年以后《商业周刊》图表风格：简洁，基本没有装饰性的东西；用色轻快时尚；黑色的网格线处于图表最前面91、专业图表的特点分析《经济学人》图表风格：左上角小红快和右上角水蓝色图表序号是其个性化标志只用水蓝色这一个颜色系，或者简单的明暗深浅变化简洁，很少装饰性的东西10专业图表的特点1.专业的外观有一点可以确定，那就是在他们的图表中很少能看到Office软件中默认的颜色、字体和布局。而这些都正是构成专业外观的重要方面。2.简洁的类型他们的图表都只使用一些最基本的图表类型，绝不复杂。不需要多余的解释，任何人都能看懂图表的意思，真正起到了图表的沟通作用。3.明确的观点他们在图表的标题中明白无误地直陈观点，不需要读者再去猜测制图者的意思，确保信息传递的高效率，不会出现偏差。4.完美的细节对每一个图表元素的处理一丝不苟,透露出百分百的严谨体现出图表的专业性。而这往往是我们普通图表不会注意到的地方。11目录你也能做专业图表Lesson02122、你也能制作出专业的图表看一份招聘需求：国内领先的商业杂志《财经》招聘图表编辑的启事，要求：精通Illustrator、Freehand、Coreldraw、Photoshop、3Dmax等图形、图像处理软件，能制作专业水平的商业图表。由此可见，专业杂志上的图表制作主要会使用到这些专业级的大型图形、图像软件。“”13怎样在Excel中做出专业图表142、你也能制作出专业的图表利用Excel也能制作专业的商务图表，只需要做到3点：突破常规的思路。永远不要使用Excel图表的默认设置；一点点配套技术。并不需要多么复杂高深的技术，因为重点在思路。我们只需要一点点配套技术而已；专业主义的态度。你要有把图表做到专业的意愿和态度，愿意为了追求专业而做出努力，尤其是那些常人易于忽视的细节之处。15目录突破EXCEL默认设置Lesson03163.1、突破Excel的默认颜色1、让我们了解一下Excel的颜色机制。在Excel2003中，填充颜色工具栏前5行称之为标准颜色，后两行是Excel图表默认使用的颜色。其中第6行的颜色用于图表填充，第7行用于图表线条，根据数据系列的多少，依次往后顺序使用。173.1、突破Excel的默认颜色1、让我们了解一下Excel的颜色机制。2007以上版本Excel引入了“颜色主题”的概念。通过页面布局-》主题-》颜色，可以看到很多种颜色主题。当我们变换颜色主题时，文档中此前通过颜色面板指定颜色的对象，如单元格、图表等，都会自动变换为相应的颜色，类似于某些软件中的换肤功能。183.1、突破Excel的默认颜色2、定义自己的颜色。2003版：选择菜单“工具→选项→颜色”，我们可以看到Excel的颜色模板及其修改入口，如图所示。193.1、突破Excel的默认颜色2、定义自己的颜色。2007及以上版本：选择菜单“页面布局→颜色主题→新建主体颜色”，自定义颜色。注意：只有颜色面板中第1行的10个格子可以自定义，下面的5行都由第1行变化而来。203.1、突破Excel的默认颜色3、拾取杂志图表的配色（colorpix）从优秀商业杂志上的成功图表案例借鉴其配色方案和思路，是一种非常保险和方便的办法。因为他们的颜色是经过专业人士精心设计的，其风格确保了适合于商务场合。213.1、突破Excel的默认颜色4、自动设置颜色模板。(2003版)例如我们已经拾取了4种颜色的RGB值，现在要把它们设置到颜色面板的第一行的前4个格子，只需运行如下的宏代码：SubSetMyColor()ActiveWorkbook.Colors(1)=RGB(0,56,115)ActiveWorkbook.Colors(53)=RGB(247,0,0)ActiveWorkbook.Colors(52)=RGB(206,219,231)ActiveWorkbook.Colors(51)=RGB(231,239,247)EndSub宏一运行完，颜色就已配置好，前4个格子就是我们想用的颜色。223.1、突破Excel的默认颜色5、保存与复制颜色模板（2003版）如果你做了颜色修改，希望以后每次新建Excel文件时都自动采用这种颜色模板，需要把这个文件另存为后缀名为.xlt的模板文件，如：C:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\OFFICE11\XLSTART\book.xlt。如果我们从其他地方获得了一个包含满意配色的.xls文件，可以将其颜色模板快速复制到自己的.xls文件来使用。操作方法是：（1）同时打开源文件和目标文件；（2）在目标文件中打开“工具→选项→颜色”，在“复制颜色来自”的下拉框中选择源文件名，确定后即将源文件中的颜色模板全盘复制到目标文件中。233.1、突破Excel的默认颜色6、设置、保存颜色模板（2007及以上版本）在2007版及以上版本中，新建主题颜色后即可在所有Office软件中使用。新建颜色主题保存在C:\DocumentsandSettings\用户名\ApplicationData\Microsoft\Templates\DocumentThemes\ThemeColors路径下，名为xxxx.xml。这样，我们可以通过复制这个文件到相应目录，在不同电脑之间共享颜色主题，从而让公司内不同同事生成的文档具有相同的颜色风格。243.1、突破Excel的默认颜色7、商业图表的经典用色253.1、突破Excel的默认颜色263.1、突破Excel的默认颜色使用同一颜色的不同深浅273.1、突破Excel的默认颜色28课堂练习请用colorpix软件取色并存储颜色方案293.2、突破Excel的图表布局在Excel中作图，无论选择何种图表类型，无论数据点多少，生成图表的默认布局都如图1-14的样式，整个图表中主要包括标题区、绘图区、图例区3个部分。1、默认布局的不足302、商业图表布局特点3.2、突破Excel的图表布局31商业图表的3个突出布局特点完整的图表要素在这种布局中，图表所包含的要素更加丰富：主标题、副标题、图例、绘图、脚注，突出的标题区标题区非常突出，往往占到整个图表面积的1/3甚至1/2。特别是主标题往往使用大号字体和强烈对比效果，自然让读者首先捕捉到图表要表达的信息。副标题区往往会提供较为详细的信息。竖向的构图方式商业图表更多采用竖向构图方式，通常整个图表外围的高宽比例在2：1到1：1之间。图例区一般放在绘图区的上部或融入绘图区里面，而不是Excel默认的放在绘图区的右侧，空间利用更加紧凑。323.2、突破Excel的图表布局3、商业图表的字体选择英文字体分为有衬线（serif）和无衬线（sansserif）2大类.有衬线TimesNewRoman1234567宋体1234567无衬线Arial1234567微软雅黑1234567333.2、突破Excel的图表布局《商业周刊》的新图表，其中的阿拉伯数字使用的是专门订制的AkzidenzGroteskcondensedbold字体，风格非常鲜明，见图。343.2、突破Excel的图表布局一般而言，常规安装Excel后，新建的文档会默认使用宋体、12磅字体。我们建议：对图表和表格中的数字使用Arial字体、8~10磅大小。强调的数字用impact字体。4.32.53.54.52.44.41.82.8012345第一季度第二季度第三季度第四季度353.3、突破Excel的作图元素1、跳出图表的框框我们不必只是用“图表”来做图表，而是要运用“图表＋所有Excel元素”来做图表。诸如单元格、文本框、自选图形等非图表元素，只要方便我们完成任务，都可以拿来运用，而完全不必受图表功能的束缚。一旦我们突破这个框框的限制，思路就会豁然开朗。36看一看案例试着做一做373.3、突破Excel的作图元素2、商业图表的做法分析383.3、突破Excel的作图元素2、商业图表的做法分析393.3、突破Excel的作图元素我们可以看到，这种作图方法基本只使用图表对象来制作图表的核心部分，其他部分多使用单元格、文本框、自选图形等其他非图表元素来制作。2、商业图表的做法分析403.4、图表专业主义我们再熟悉不过的Excel，一样可以制作媲美杂志级水准的专业图表。而且并不需要多么高超复杂的技术，只在于我们是否真想做出专业的图表，是否愿意花一点点的时间去改变，这就是专业主义的态度。把这种精神落到图表上就是“图表专业主义”。413.4、图表专业主义数据来源无论何时何地，始终记得给图表加上数据来源，这是体现你专业性的最简单、最快捷的方法。图表注释对于图表中需要特别说明的地方，如指标解释、数据口径，异常数据、预测数据等，使用上标或*、†、EST等符号进行标记，在脚注区进行说明.四舍五入的说明图表中有四舍五入计算时，特别要注意检查各分项之和是否等于总额，饼图显示数字之和是否等于100％。简洁的坐标轴标签当X坐标轴标签为连续的年份时，不要一成不变地写成“2003、2004、2005⋯⋯”，可简写为“2003、'04、'05⋯⋯”，看起来和读起来都清晰得多。42目录正确选择图表类型Lesson04434.1、选择图表的步骤第一步：决定你的信息从数据到信息选择合适的图形关键在于你，作为一个设计者，首先，最重要的是明确你想要表达的具体信息信息(数据)相对关系图表形式第二步：确定相对关系从信息到相对关系你决定的信息在一定程度上包含5种基本类别中的一种：成分、项目、时间序列、频率分布及相关性。第三步：选择图表形式从相对关系到图表每一种相对关系都会相应引导出5种相对的图表形式44关键点1：不同图表表达的意思不尽相同关键点2：注意力不同，表达的信息也不相同关键点3：标题要体现你想表达的关键信息4.2、第一步:决定你的信息信息(数据)相对关系图表形式45公司A公司B北部13%39%南部35%6%东部27%27%西部25%28%练习：利用这些数据画出尽可能多的草图。注意：越多越好。4.2、第一步:决定你的信息46西部北部东部南部南部北部西部东部饼图强调的是A公司和B公司的组合销售量不同关键点1：不同图表表达的意思不尽相同4.2、第一步:决定你的信息47关键点1：不同图表表达的意思不尽相同条形图强调的是A公司和B公司的销售额所占的百分比随着地域的不同而改变4.2、第一步:决定你的信息48关键点1：不同图表表达的意思不尽相同A公司销售额是南部最高，B公司的销售额是北部最高4.2、第一步:决定你的信息49在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；在东部地区，A公司与B公司势均力敌；在北部地区，A公司则明显落后于B公司4.2、第一步:决定你的信息关键点1：不同图表表达的意思不尽相同504.2、第一步:决定你的信息产品A产品B产品C总计1月882671212月943