如何记录会议记要

如何写会议记录2008-04-2117:10:33|分类：企业管理|字号大中小订阅在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。会议记录的基本要求一、准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。四、记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。会议记录应该突出的重点有：（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（3）权威人士或代表人物的言论；（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；（5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。会议记录的写作技巧一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如但是只记但，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。会议记录与会议纪要的区别一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。编写会议记录的体会我在专业认知实习期间，所做工作是会议记录，在为期一个月的工作当中，我对大型会议、中型会议、小型会议都进行过记录。在记录过程当中，我有以下三点体会：一、把自己融入会议环境，是做好会议记录的前提。一个会议记录员，要把一场会议记录好，是要有一颗融入的心态的。只有拥有一颗融入的心态，才能把自己与会场这个环境相叠，这样你才会喜欢这个环境。而也只有喜欢上，你的思想才会跟得上会议的节奏。只有跟得上会议的节奏，做会议记录时，你的精神才会高度集中，全神贯注，才能将耳、眼、脑、手并用。即用耳用心听取每个讲话人的声音，注意发言的线索和层次；用眼观察会场的各种动态、与会人员的表情、讲话人的手势和口型，帮助理解发言的内容；用脑思考讲话内容的取舍，琢磨发言的逻辑性用词，进行粗加工；用手把前三段落实到写，记录在会议本上。因此，会议记录员需要将自己融入会场，而不是会场融入你。二、搞好会前准备工作，是做好会议记录工作的基础。为了保证会议记录工作的顺利进行和完成，在会议记录前应当熟悉以下准备工作（以下都是我记录当中出现过的问题）：一是了解并熟悉会议情况和文件。如：会议的日程、议程、主题举行形式等。这样对会议就会有大体的了解，在你脑中就会形成一种记录思维定势，进而方便记录工作。二是熟悉主讲、主持及重要与会人员。因为他们是工作对象和记录来源，所以应熟悉姓名、职务等。三是熟悉会议环境。这就需要会议记录员提前到达会场，安排自己的工作坐位，了解场内人数及坐位摆放情况。四是熟悉和扎实记录知识，因为会议记录属于速记式，所以对汉字特点要熟悉，语言规律要掌握，辨音能力要提高。并常研究或自创符合代替汉字的速记方法。五是物件上的充分准备。如：备齐足够的记录本或记录纸，给钢笔汲满墨水并带上芯满的中性笔做备份，带上有关的名单或文件等资料。减少记录中突然出现的问题。三、做到准、要、快，是做好会议记录工作的关键。“准、要、快”三个字是我在会议记录工作中最深的感受。我认为它是每个会议记录人员都必须掌握的。准，即是会议记录要准确无误，切不可记错讲话人的原意。如果将讲话人的原意记错一点，有时会导致全篇会议记录的实质内容改变，影响是极大的。要，即是会议记录要抓重点，避免丢掉讲话人重要的、基本的内容。如：基本观点、典型材料、关键词等。如果“要”丢了，则会议记录是一堆没有灵魂的垃圾。快，即是记录员要熟悉和掌握速记的一定方法和技能。这样脑才能快，只有脑快，手才能快。如果手不快，就将会漏掉许多有用的内容，则就会破坏会议记录的完整性。总之，会议记录工作是一项综合性的工作，它看似简单，但要把它做好做到位，是需要全方位的能力的。以上三点，是我在实习工作中得到的体会。希望能与同专业同学共同商榷、共同学习。会议记录者主要有4种功能：会议记录者特别重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。比较落后的工作方法是指派秘书或普通的文员去做会议记录，现在则流行指派那些有潜力做主持人的员工去做这项工作。因为这样做可以帮助公司培养后备人才(这里专指那些将来可以去做主持人的人才)。而且，在这个问题上，主张要由不同的员工轮流担任会议记录者，而不是由固定的部门秘书来专职担任，因为这一做法有助于锻炼一群人，而不是一个人。观察预防功能。会议记录者的观察预防功能是比较容易被忽视的一大功能。简单来说，会议记录者可以以一个旁观者的角度来观察会议中是否存在一些误区，同时可以从旁对主持人做出提醒。例如，可以清楚地观察在会议中哪些人发言过长，哪些人尚未发言，并对这些情况做好相关纪录，以此来提醒主持人。当然，最主要的观察预防功能体现在他可以警醒主持人避免走入以下3大会议误区：第一误区社会性懈怠社会性懈怠是一个心理学上的名词，它指的是一种群体的无所谓状态。以会议为例，许多会议决议的产生通常都要使用“全体通过”这个名词，其实这个名词代表的意义并不是真正的全体意见一致，而是一种群体性的漠视结果。大多数人对于主持人或发言者提出的问题不感兴趣或是不予理睬，听之任之，从始至终好像是在一种参会状态，实际是处在一种参与的假象中。对于这种会议误区，身在其中的主持人和对答者均不易察觉，只有站在第三者角度上的会议记录者可以清楚看到，因此，它可以针对此种情况适时做出提醒，避免会议作出少数人的决议，从而失去了开会的真正价值。第二误区从众心理从众心理就是大家都用一种声音说话。参会者之所以会用一种声音说话，不是因为站在真理的角度上，而主要是因为规范性的从众压力。例如某个小团体或是很有权威的某个人的影响力很强，他们的想法因为他们的影响力而对很多个体产生一种强大的压迫力，迫使许多个体同意其决策。这种误区也需要类似会议记录者这样的第三者来观察发现，并帮助大家及时预防。第三误区团体极化团体极化指的是会议的讨论有时会趋于极端化，或者极好或者极坏。无论是哪种情况，都不利于形成客观的决议。会议记录者的客观立场能够帮助克服这种误区。一、主持人讲话：今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。二、发言：技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如WORD中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部份也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中国运用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这一方面是很有市场的。市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容问题三、各部门都同意立项，初步的技术方案将在十天内完成，资料部预计需要三个月完成资料编辑工作，系统集成约需要二十天，该软件预定于元旦投放市场。主持人：（签名）记录人：（签名）时间：2005年10月1日地点：上海大剧院主持人：花木民记录人：吴脑出席人员：社区党（总）支部委、居委委员**：同志们，今天的民主生活会，主要有二个内容：一是在认真学习两个《条例》后，怎样进一步学好、贯彻落实好；二是通报民主测评情况。1、两个《条例》，我们已组织党员干部分期、分批进行了学习，两个《条例》的颁布实施，一方面体现了我们党以民主监督的形式保证党的队伍纯洁性，保证党的纪律的严肃性；另一方面将法律机制引入到党的队伍建设中来，使执政党的地位得到进一步的巩固和加强。作为一名党员、一个干部怎样通过学习贯彻落实两个《条例》来保持共产党员的本色是我们这次民主生活会的主要内容之一，也是摆在每个共产党员及每个干部面前的一项重要的政治任务。当然，我们在要教育人的前提下，首先要受教育，自己学得好、过得硬，然后才能去教育人，才能有说服力，平时我们不仅要管好自己，还要管好配偶、子女和身边的人，使四周围的人通过学习拥有正确的权力观、地位观、利益观，忍得住清苦，耐得住寂寞，管得住小节，经得起诱惑，不断提高拒腐防变的能力，我作为一个书记更应严格要求自己，认真学习和遵守两个《条例》，做好表率。2、街道的测评分数已发下来了，我也和班成员进行了个别的谈心谈话，思想交流。总的来说，我们的班子成员在居民的心中是一个凝聚力强、团结和睦、办事能力很强的团体，所以居民也给予了我们很高的评价，打的分数也很高，街道的领导也给予了肯定，得到了认可。希望大家在今后的工作中发扬成绩，纠正不足，争取更大的成绩。目前，我们将面临社区整合、换届改选阶段，作为我首先要端正态度，随时听从组织安排，在其位谋其职，作为我们大家也要有正确的认识，做好本职。下面，请各位同志结合自己的工作实际谈谈感想以及对今后工作的打算和建议。**：虽然说在居委我算是一名老同志了，但是作为一名新党员，我还有许多要学的，如怎样做才能成为一个合格的党员等，在工作中我会带好新同志，让她真正能独立完成工作，也会尽自己的力量做好领导的助手，为领导出谋划策。**：**在工作上、人际上都是无可非议的，在工作上给予了我很大的帮助，是个好助手；对于教徒弟是尽心尽力，没有保留，是个好师傅；对于同志能互帮互助，是个好同志，所以我希