学院档案管理办法

1附件：安徽交通职业技术学院档案管理办法（试行）第一章总则第一条为加强学院档案的科学管理，更好地为学院教学、科研和其它各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》等有关文件精神，结合我院实际，制定本办法。第二条学院档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。档案是师生员工集体智慧的结晶，是国家的宝贵财富，是学院历史的见证。第三条档案工作是学院的重要基础工作之一，档案记录反映了学院建立、建设和发展的历史过程，是学校各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据。它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作。第四条学院档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。学院各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。2第五条学院应加强对档案工作的领导，严格实行部门立卷制度，纳入学院规划和计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。第二章档案机构及其职责第六条学院设综合档案室，隶属学院办公室。综合档案室是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案的机构。其主要职责是：（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规，提高全院师生员工的档案意识；（二）建立健全学院各类档案工作规章制度，并监督、指导、检查执行情况；（三）组织全院专兼职档案人员的业务培训，努力提高专兼职档案工作人员的素质和档案工作水平；（四）负责应归档档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作；（五）开展档案和资料的开放和利用工作；（六）积极参与学院档案信息工作整体化建设；（七）编辑档案参考资料和检索工具；（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；（九）科学管理档案，在开展档案开放和利用工作的同时，严守档案机密，确保档案安全。3第七条各部门负责人负责本部门档案工作，各部门兼职档案员具体承办本部门档案工作。部门兼职档案员主要职责：（一）认真学习国家档案工作法律、法规和学院档案工作规章制度；（二）根据学院综合档案室制发的各门类档案的案卷类目和要求，做好预立卷和归档工作；（三）负责部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间向学院综合档案室办理档案移交手续；（四）积极参加档案业务学习，不断提高档案工作水平；（五）主动接受学院综合档案室的业务指导和督促、检查；（六）注意文件材料的安全和保密工作。第三章档案工作人员、经费、库房、设备第八条学院档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，严守机密，勇于创新，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。第九条学院专职档案工作人员列入学校事业编制，学院专职档案工作人员属档案专业技术人员，按《高等学校档案管理办法》、《档案专业人员职务试行条例》实行专业技术职务聘任制。第十条档案工作所需经费由学院单独立项，列入学院年度经费预算。学院各职能部门应对用于保存本部门归档文件所4需的经费给予支持，并为本部门兼职档案管理人员提供必要的工作条件。第十一条学院根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要，为学院综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施，存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房，并配置恒温、恒湿设施。第十二条根据工作需要，学院应有计划地为档案部门配置计算机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备，使档案管理现代化同学院管理现代化同步发展。第四章档案归档移交接收第十三条学院应建立和完善立卷归档制度，并把各种文件材料的归档纳入教学、科研、管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。不允许将职务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为已有。第十四条学院应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理。即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。（一）学院在党、政管理活动中形成的文件材料，应严格遵照文书处理程序办理。文件办理告一段落或全部办理完毕后，承办人应该把原稿、正文及有关材料整理好，交本部门兼职档案人员保存，以便立卷归档。5（二）学院教学部门应建立健全教学文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档的制度，确保每一个教学年度在进行教学管理工作中形成的文件完整、准确、系统。（三）学院在科研工作中，应该做到各部门下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果与检查科技档案归档情况同步。（四）在基建中，基建部门应该在项目申请立项时，就开始进行文件材料的积累、整理、审查工作。项目竣工验收时完成文件材料的归档和验收工作。（五）学院学报、校刊等出版物，编辑人员在收稿、审稿、编辑、印制到归档整个过程中都要认真做好文件材料的收集、积累、整理工作，确保应归档的材料齐全、完整、质量符合规范标准。（六）财务工作，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后移交学院综合档案室。第十五条文件材料归档范围（一）党群类主要包括学院党委及工会（离退休人员管理）、团委、民主党派等组织、部门工作中形成的文件材料。（二）行政类主要包括学院及学院办公室、人事处、保卫处、总务处（后勤）等部门工作形成的文件材料。6（三）教学类、学生管理类主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究、学生工作（武装部）的文件材料。（四）科学研究类主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料。（五）产品生产与科技开发类包括学院自行设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像载体材料。（六）基本建设类主要包括综合管理、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收材料，基建预算、概算、决算、器材等方面材料。（七）仪器设备类包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及接收、使用、维修和改造各环节中形成的文件材料。（八）出版类包括学院在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中形成的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。（九）外事类包括学院在与外国团体或个人开展学术研究、科技合作、人才交流、友好往来、教学活动中形成的文件材料。授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。（十）财会类7包括各类凭证、报表、账簿、工资（条）等。（十一）声像载体类包括学院各项活动中形成的对学院和社会具有参考价值和凭证作用的，以音响、画面、图片照片形象方式记录的专门载体及其配套的文字材料。第十六条我院实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各系部处室的兼职档案人员要随时收集应当归档的材料，及时存放在专用袋（夹、盒）内。在年终或课题完成时，对积累的材料进行核查、整理、编目后向学院综合档案室移交。第十七条对科研成果、基建工程等进行验收时，应该有档案人员参加。有关业务部门应会同档案室对归档的文件材料加以审查，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予盖章、不予上报成果、不予结算经费。第十八条凡需归档的文件材料，必须“遵循文件的自然形成规律、保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用”的原则进行系统整理组卷后向学院综合档案室移交。第十九条凡应归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰；不能用易褪色（如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等）、易变质的材料书写；不能有金属物装订。要符合《高等学校档案工作规范》要求。第二十条归档时间：（一）党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；（二）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；8（三）基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；（四）财会档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年六月底前归档；（五）特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。第二十一条各部门向学院综合档案室移交档案，必须填写移交清单一式两份，（写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间，学院统一格式），交接双方签字盖章。归档单位与档案室各一份分别保存。第二十二条学院各部门专兼职档案人员有责任做好本部门文材料（各类归档材料）的收集、积累、立卷、归档和按时移交工作。第五章档案利用第二十三条学院综合档案室应采取多种措施，开放档案信息资源，加强档案的编研工作，积极主动地为学院各项工作服务。第二十四条凡查阅、利用档案，均应按规定办理利用手续。对借出档案，档案室要定期催还，并检查归还档案是否完好，若发现损坏或丢失，应写出书面报告，报学院处理。第二十五条学院综合档案室应按国家有关规定公布档案，未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。属下列情况之一者，不对外公布：9（一）涉及党和国家秘密的。（二）涉及专利或者技术秘密等知识产权问题的。（三）涉及个人隐私的。（四）档案形成部门规定限制利用的。（五）涉及学院内部秘密的。第二十六条凡是持有合法证明的单位或个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。如查阅非本部门归档的带有密级或者限制使用的档案时，须持本部门介绍信，经档案分管领导同意方可查阅。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。第二十七条重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件。如有特殊需要，须经分管档案工作的院领导批准。第二十八条学院档案室应当积极开展档案的编研工作，根据需要有计划、有步骤地对档案资料进行研究整理并编印组织沿革、大事记、会议简介、基础数字汇集、专题概要等。第二十九条学院综合档案室应当采取多种形式，积极开展档案宣传工作。第六章档案管理第三十条学院综合档案室应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，实行专人负责，严格按照“八防”要求管理库房，确保档案安全。及时修补残破档案，对字迹褪色的10档案要及时修复或复制。在定期检查档案时，遇有特殊情况，应向领导汇报，及时处理。第三十一条档案是学院科学管理、正确决策的重要信息资源，为充分发挥档案信息资源的作用，学院应将档案室纳入学院自动化信息管理网络，使档案室现代化管理同学院现代化管理同步发展，以适应档案科学管理的需要。