城市建设档案案卷规定

《城市建设档案案卷质量规定》1主题内容与适用范围本规定规定了城建档案的组卷、排列、编目、卷皮规格及其制成材料的质量要求。适用于普通纸质城建档案的案卷管理。某些特殊形式城建档案的案卷管理，可参考本规定。2名词术语2.1城建档案是指在城市建设活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的城建文件材料。2.2城建文件材料是记录和反映城市建设活动的文字，图表、声像等文件材料的总称。2.3案卷是由一组具有有机联系、价值大体相同的城建文件材料组合而成的一种档案保管单位。2.4卷内目录是案卷内登记文件材料及其排列顺序的目录。主要项目有序号、文件编号、文件材料题名、责任者、总页数、页次、备注等。2.5卷内备考表是用以记载和说明归档前、后案卷内文件材料基本情况的表格。主要项目有本卷总页数（文字材料数、图纸数、照片数）、说明、立卷人、日期等。2.6分类号。2.7档号档案的编号，包括分类号和案卷号。2.8档案馆代号。2.9缩微号。2.10项目代号。3组卷要求3.1组卷要遵循城建文件材料的形成规律，保持案卷内城建文件材料的系统联系，并便于档案保管和利用。3.2城市规划、管理、建设工程、科研项目文件材料应按专业性质、结构、阶段等分别组卷。3.3进城建档案馆的文件材料应是原件。3.4案卷内城建文件材料必须齐全完整并有完备的签章手续。3.5案卷内城建文件材料必须准确反映城市规划、建设、管理等活动的真实内容。3.6案卷内文件制作和书写材料必须能够长期保存。3.7卷内文件材料书写字迹要工整，图样整洁，线条清晰。3.8案卷不宜过薄或过厚，一般以厚15？左右为宜。4案卷内城建文件材料的排列4.1科研课题文件材料按形成时间排列，即按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。4.2建设工程文件材料大体按建设程序依次排列，即依据性文件材料、基础性文件材料，设计、施工、竣工验收的顺序排列。4.3竣工图样按建筑、结构、水、暖、电等顺序排列。4.4设备文件材料按依据性材料、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试、设备运转、维修等排列。随机图样也可单独组卷。4.5城建管理性文件材料按问题、时间、地区、重要程度排列。4.6卷内城建文件材料排列应文字在前、图纸在后。各种文字材料排列，印本在前，定稿在后；审批文件在前，申请文件在后。5案卷的编目5.1编写卷内文件页号5.1.1案卷内城建文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷页号从“1”开始，卷与卷之间页号不能连续。5.1.2页号编写位置：单面书写的城建文件材料在右上角编写页号，两面书写的城建文件材料，正面在右上角，背面在左上角编写页号。5.1.3案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.2案卷封面的编制5.2.1案卷封面可采用外封面和内封面两种形式。外封面印刷在卷皮的正面，内封面排列在卷内目录之前。内、外封面式样见图1。5.2.2案卷封面的结构，包括分类号、档号、档案馆代号、缩微号、项目代号、案卷题名、责任者、编制日期、移交单位、密级、保管期限、总卷数、卷数、页数、总登记号。5.2.3分类号依据《城市建设档案分类大纲》填写。5.2.4档号填写档案的分类号和案卷顺序号。5.2.5档案馆代号填写国家给定的本档案馆（室）的编号。5.2.6缩微号填写缩微时给定的本案卷的编号。5.2.7项目代号填写工程、课题、设备的代字或代号。5.2.8案卷题名案卷题名应简明、准确揭示卷内城建文件材料的内容，包括立档单位名称、工程项目名称、文件材料名称及工程时间特征、地址、专业特征等。5.2.9责任者填写案卷内城建文件材料的形成单位或主要责任者。5.2.10编制日期填写案卷内城建文件材料的起止日期。5.2.11移交单位。5.2.12密级依据保密规定填写。5.2.13保管期限填写其划定的保管期限。5.2.14总卷数、卷数、页数填写工程总卷数，第几卷，本案卷内文件材料页数。5.2.15总登记号。5.3案卷脊背的编制案卷脊背项目有档号、案卷题名。5.4卷内目录的编制5.4.1卷内目录式样。5.4.2顺序号以1份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。5.4.3文件编号填写城建文件材料的文号或图号。5.4.4文件材料题名填写城建文件材料标题的全称。5.4.5责任者填写城建文件材料的直接形成单位或主要责任者。5.4.6总页数填写城建文件材料单份页数。5.4.7页次填写文件材料所在卷内的页次。5.4.8卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。5.5卷内备考表的编制5.5.1卷内备考表的式样。5.5.2卷内备考表主要标明案卷文件材料的总页数、各类文件材料页数以及立卷单位和案卷接收单位对案卷完整、准确情况的审核说明。5.5.3卷内备考表排列在案卷内城建文件材料的尾页之后。6案卷装订的要求6.1案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料卷必须装订，采用线绳三孔左侧装订，要整齐、美观、牢固、便于保管和利用。6.2案卷内不同幅面的图样要折叠为297？×210？统一幅面。折叠采用手风琴式，图标栏露在外面。6.3案卷装订时必须去掉金属物。6.4案卷不装订时，其文件材料要按照卷内目录的编排顺序排列。7卷皮、表格的规格及其制成材料的质量要求7.1城建档案案卷卷皮一般采用夹、盒两种形式。7.1.1卷夹的外表尺寸为310？×220？，厚度为20？。7.1.2卷盒的外表尺寸为310？×220？，厚度分别为20、30、40、50？。7.1.3卷夹、卷盒用牛皮纸板双裱压制，也可用黄板纸制作，外裱牛皮纸、漆纸或漆布。7.2卷内表格的规格和制成材料要求。7.2.1案卷内封面、卷内目录、卷内备考表的规格为：文字材料卷260？×185？，图样卷或文字图样混合卷297？×210？。7.2.2案卷内封面、卷内目录、卷内备考表用70g以上白色书写纸制作。7.3案卷脊背的规格和制成材料要求。7.3.1脊背规格与卷夹、卷盒的厚度和长度一致，310？×20、30、40、50？。7.3.2卷皮和表格制作的字体、字号可以自定，但必须清晰端正。