零售业采购操作(1)

采购操作采购发包作业管理办法一．为使公司采购发包达到行之有效的执行与管理，特制定本办法二．范围：凡一切需采购之项目，如：财产、设备工具及公司各项费用申请和支出，均依照本办法执行。三．管理细则1．总务处经办人采购需负一切法律责任。不得徇私。如经举证确实，除赔偿所造成集体环境及损失外公司将追究其相关法律责任。2．各类大宗采购必须按合同严格执行。公司费用核决、分预算内和预算外两种流程四．作业流程：（一）预算内：（指超过月累计预算时）1．凡一切须采购物品及各项费用申请和支出，均需严格按着公司财务部相关规定之流程进行2．每次申请金额核决程序也应严格按照财务部相关规定进行。（二）预算外：（指超过累计预算时）1.严格按照财务相关规定进行2.突发性及预算数额较大者，应报公司董事会商议解决，并视同预算外。五．依合同所签定内容支出的费用，严格按照财务部流程办理。六．各部每月所支出费用如超过月累计预算时，应呈报直属领导，并由部门主管详细阐述理由，经主管副总或总经理批准方可。七．各项费用支出，以事前申请核准为原则。金额较大的应先行了解价格再作预算。八．发包、验收：1．采购完成后，总务经办应以申购单所列清单进行发包。2．发包中应特别注意物品规格、单价、数量等单据，以做最后确定。3．物品送达后，由申购部门人员进行签收、领用，如有数量不附等问题，应及时反映更换，不得进行验收领用。九．请款、付款严格按照公司规定财务程序和时间支取。十．本办法经总经理核准、修改时亦同。采购组织的规模完善的商品采购办法，有赖健全的采购组织来推动运作，而采购组织规模大小，通常可视经营型态与店铺多寡而定：（一）独立店铺：独立店铺的营业、商品、人事权等，通常由店主（负责人）负责。故商品采购等相关事项亦集于店主一身，成败端视其能力强弱而定。（二）连锁体系发展初期（通常在50店以内）：由于店数不多，店铺分布不广，故商品同质性较高。而在公司规模小，编制人数少的情况下，通常组织编制是以商品采购、促销计划、商品陈列规划、市场调查……等，是种分工较粗的组织架构。（三）连锁体系发展渐趋成熟之阶段（通常在50~100店以内）：由于店数渐多，店铺分布较广，商品异质性增加，同时厂商数亦较前增加，管理工作相对增加，因此须逐渐向分工的方向调整组织架构连锁体系已臻稳定连动作阶段（通常在100店以上）：由于店数众多，地区分布很广，而不同商圈商品差异性大，厂商数亦多，各种管理工作及门市问题点增辐，所以商品采购机能会从商品行销、商品指导、物流等机能分离而出，独立作业。但采购通常仍会隶属于商品部门之下，以保持彼此之密切连系与工作协调，而产生综效。商品采购的原则便利商店采购商品的原则如下：1.合乎经营业态特性的原则对消费者而言，便利商店最大的特色是以「便利」作为思考的基点，从顾客在消费时、使用时、携带时的便利等各方面着眼，方可塑造与其它业态商品结构的差异性。2．合乎商品组合的原则由于经营策略的差异、诉求重点的不一以及商圈客户的区别，致使独立店和连锁店在商品的分类与组合上有所不同。譬如有些店贩卖生鲜，有些则不卖；有些店提供服务性商品，有些店则不提供；有些店设立型录贩售商品，有的店则无法配合……。各种因素所产生的差异性，均会导致商品组合的不同，进而影响商品的采购作业。3．合乎高回转率的原则由于便利商店的卖场小，无法陈列太多品项，因此在有限的陈列空间内，惟有高回转率的畅销品才能增加米效，压低库存量。因此，采购人员应根据商圈客户属性、市场商品情报、市场占有率等，来遴选最合适的商品，在卖场中陈列销售，以提高商品回转次数。此外，为增加商品回转及品项，相同或类似的功能、口味、规格商品通常只陈列1~2种，以避免重复。4．合乎毛利率目标的原则为达成营运绩效，通常各部门陈列商品皆会依业界行情设定预期之毛利率目标，而采购者即应依此作为商品采购议价的标准，以符合整体毛利率目标之达成，在迷你超市向便利店转型期间，便利店所售价格敏感产品要采用特价促销策略，与商圈内超市、杂货店、小卖部进行竞争，就会牺牲这类商品的毛利率。5．合乎安全卫生的原则近年偶有不合格商品（例：蜜饯、矿泉水等）于便利商品中销售，如此极易造成消费者食用不适及企业形象受损之后遗症。故供货厂商之筛选务须严谨，除备齐公司营业执照及食品卫生检验证明等合格文件外，尚应检查其商品标示项目（品名、含量、原料名称、食品添加剂名称、制造厂商名称、地址、进口厂商名称、地址、制造日期等）的完整性，以确保采购商品之安全卫生。6．合乎进、退货规定的原则近年来，由于便利商店连锁体系越来越多，为增加配送效率及门市处理效率，一般采由配送中心或中央仓库直接以多样少量、多次之配送方式，故采购时，应衡量供货厂商在配送作业之频率、最低订购量等配合状况，以合乎门市之订货及进货需求。此外，便利商店属商品更换率高之零售业态，因此销售不佳之商品须迅速自门市中汰换，并要求厂商处理退货。故采购商品时，应要求厂商配合办理，否则可依罚则处理。7．合乎非营业收益的原则便利商店由于房租高涨、人事费用逐年递增等经营成本沉重之影响，各连锁体系莫不以开发非营业收益为主要开源途径。在采购商品时，亦应掌握此原则，与厂商于供货合约中载明销售折扣、商品陈列费……等协议事项，以创造更大之采购效益。8．追求差异化原则近来便利商店将在大城市急速成长，各式新的业态不断兴起，业者均可感受到竞争日益增强及客源被瓜分的压力。值此之际，商品如何表现差异性，提供顾客更大的满足感，以形成经营优势，已是商品采购的重要课题。在采购时，除了必要的畅销品外，更应掌据市场越势及顾客需求，以开发引进差异化商品。目前各连锁店努力发展的服务性商品（邮票、影印、、代洗照片）、熟食、快餐及型录贩售等商品，均可说是竞争下所呈现出的差异化产物，不但可满足顾客需求，提升形象，更可增加营业绩效。采购管理的重点1、定位管理卖场的定义简言之，就是贩卖商品的地方。而定位管理则是使商品按照卖场配置（layout）及商品陈列表（facinglist）的规定「各就各位」，以创造最佳的业绩。商品的位置好比商品的住址，如果能确实掌握及执行，对进、销、存管理及分析将大有助益。否则，商品「居无定所」，不但影响订货、进货，更易造成缺货，使顾客不满，进而导致销售分析的失真，而影响商品决策品质，故采购者对商品在卖场中的实际陈列位置，应随时加以了解。2、数字管理商品是用以创造业绩和利润，因此店内的商品须是易卖又易赚钱的畅销品。而衡量商品好坏的指针有下列几项：（一）销售量：最易判断商品销售好坏的资料即销售量，通常在一定期间内（1个月或3个月）没有销售交易的商品即呆品（ErrorProduct），应优先考虑淘汰。（二）回转率：回转率=平均销售额÷平均存货额，而平均存货额=（期初存货额+期末存货额）÷2。商品回换率的高低，可判断其销售的快慢，并作为与否的参考。便利商品回转率以每月或每季计算，正常之回转率为每月4次（即商品每周约回转1次。）不过，目前国内便利商店之水准约为1至2次，若商品回转率是在1次以下者，即可列为优先淘汰的商品。（三）交叉比率：交叉比率=回转率×毛利率，通常以每月或每季为计算期间。以交叉率衡量商品好坏，只基于商品对店铺整体贡献的多寡，故应同时考虑销售快慢及毛利高低等因素，才较具客观性。便利商店国外标准的交叉比率为100以上，而目前国内便利商店之交叉比率水准约为30至50之间，若交叉比率在30以下者，则可列为优先淘汰之商品；反之，则可加强高交叉比率商品之销售，以扩大店铺整体之利益。3、品质管理目前便利商店的型态为食品型的便利商店，食品类占销售比重70%，故品质良否影响顾客健康及商店形象至巨。在食品采购方面，采购人员除应定期与不定期至门市检查商品品质外，更应教育第一线门市人员了解商品知识，协同做好商品管理工作，以达到便利商店评估办法之规定。便利商店卖场食品评核表项目评估标准营业场所及设备1.地面、墙壁、天花板、门窗应坚固美观、无破损、并且经常保持清洁，地面不得积水，且设有自动门以防止病菌侵入。2.光度应保持2000LUX以上。**3.冷冻食品之温度应保持在-18℃以下，冷藏食品之温度应保持在7℃至结冰点之间。**4.熟藏食品之中心温度应保持在60℃以上。5.冷冻调理食品解冻后，不得再度冷冻出售，亦不得以冷藏型态出售。*6.冷藏柜、冷冻柜应于明显处设置温度计，并有管理记录可查，且柜温必须符合保存食品之温度。*7.开放式冷冻柜中之冷冻食品需堆放整齐，并不得超越最大装载线（loadline），以确保柜中的冷冻食品均能受到良好的低温保护。*8.设有食品卫生管理制度，并有完整记录可查。9.净水使用之滤材应视用水量定期更换并记录之。10.各项供应食品之设备及器具应每日清洗消毒，并记录之。贩1.贩卖冷冻食品、肉制加工品、国产果汗及良质米等产品时，产品上要有合格标志，未有合格标志者，则必须为具有合格食品工厂登记证之制造厂所供应者。2.贩卖之食品来源必须为合格之食品厂商，并标示符合食品卫生管理法有关规定。卖食品*3.贩卖之低酸性食品罐头应经查证登记核可者。*4.冷冻、冷藏食品应有完善之密封包装，且标示完整，而且内外包装袋不得使用金属材料或橡皮圈等钉封。5.冷冻食品、冷藏食品包装袋内不得放置标签、印刷品及其它杂物。*6.冷冻食品不得冷藏贩卖，冷藏仪器不得冷冻贩卖。*7.贩卖业者不得任意改变原制造者制定之保存温度条件。**8.贩卖生鲜农、水、畜产品时，须有完整包装清楚标示。储存1.仓储之管理应以先进先出为原则。2.仓库应设置栈板，离墙壁、地面5公分以上，以利清扫，并保持良好通风。*3.冷冻库（柜）、冷藏（柜）应设置有温度计并有记录可查，而且温度必须符合保存食品之温度。场所4.冷冻库、冷藏库应设置有警铃或其它安全设备。从业人员*1.新进人员应先经卫生机构健康检查合格后，始得雇用，雇用后每年应主动输健康检查乙次，并取得健康证明。2.工作人员必须穿戴整齐清洁之工作衣帽。**3.工作人员手部有伤口、脓疮时，应停止与食品直接接触之工作。*4.工作中不得有吸烟、嚼口香糖、抓头、挖鼻等可能污染食品之行为。*5.工作人员应注意个人卫生，不得蓄留指甲、涂指甲油及配带饰物等工作（与食品直接接触之工作调理人员）。*6.作业期间应接受卫生主管机关举办之卫生讲习。卫生用水1.凡与食品直接接触之用水，应符合饮用水水质标准。2.蓄水池（塔、槽）应有污染防护措施，并定期清理，保持清洁，防止污染。工作人员使用之厕所1.应与贩卖、贮存、辐工之场所完全隔离。*2.须采冲水式，并采不透水、易洗、不易纳垢之材料建造，并随时保持清洁。3.应有良好之通风、采光、防虫、防鼠等设备，并有流动自然水、清洁剂、干手器或擦手纸巾。4.应有「如厕后应洗手」之标示。*1.贩卖、贮存场所不得饲养牲畜或供员工住宿。2.私人物品及清洁用具不得放置于贩卖、加工调理、储存场所，应设有储存室。3.垃圾废弃物依其特性酌予分类，不得污染食品。*4.备有停电时可以维持冷冻、冷藏食品紧急有效保冷措施。其他5.凡是与食品接触之器具、容器及包装材料，不得以非食品用清洁剂或不符合饮用水水质标准之用水洗涤；应保持清洁妥为放置，且不得与地面直接接触，以防止再污染，必要时应实施有效杀菌。*6.贩卖店骑楼或其周围不得兼作贩卖或仓储等用途。市场变化预测一、采购必须有预测市场变化之能力，调整商品并通知货场做库存修正。A.气候变化：气候变化影响季节性商品甚大，采购必须注意气候变化，连续雨天或连续阴冷天，每年气候变化会影响商品销售，有的大增，有的减少，所以采购必须预估气候变化，准备季节性商品的预估数量，何时要做促销，何时结束，有一定盘算，可以增加业绩并减少不必要的库存。B.商品生命周期：任何商品皆有：起步期成长期稳定期衰退期采购随时注意商品4个期间的变化。C.采购要预估未来市场的变化，现在流行的商品持续性及未来开发商品的方向，商品每年定期适时调整。D.采购随时把握瞬间流行商品的商机，并随时注意价格变化，及库存控制。如：呼拉圈、电子宠物、掌上游戏机……此种流行性快之商品有下列特性。·快速流行·起初价格高、利润高·供应商及店销一