办公室岗位细则(暂行)

办公室岗位工作细则（暂行版）一·人事管理1·员工的资料管理1-1·纸质版资料备案：《入职登记表》，《劳动合同》，《档案》，身份证复印件，学历证复印件，职称证复印件，其它证件复印件1-2·电子版资料备案：《职员表》1-3·资料管理：纸质版资料保存周期为两年，电子版资料永久保存2·员工的入职与离职2-1·入职手续：a·整理办公区域，调整电脑设备b·填写《入职登记表》，提供身份证复印件（必须），学历证复印件，职称证复印件，其它证件复印件c·基本信息录入《职员表》d·发放并说明《员工手册》，《通讯录》，《座位表》，《告知单》e·发放办公用品f·录指纹g·员工介绍h·录入个人建行卡信息i·办理餐卡《办卡申请表》2-2·离职手续：a·工作交接b·填写《离职登记表》c·查看电脑设备d·开具《离职证明》e·退办餐卡《餐卡退办证明》3·员工的社保3-1·新参统：a·收取电子版合格照片，身份证复印件，户口本复印件b·录入电子版《个人信息登记表》c·复核人员信息d·提交纸质版《个人信息登记表》，《增加表》3-2·增员：a·信息查询与录入b·复核人员信息c·提交纸质版《增加表》3-3·减员：a·信息查询与录入b·复核人员信息c·提交纸质版《减少表》3-4·补缴：3-5·变更：a·基本信息变更网上办理b·其它信息变更柜台办理3-6·数字证书：a·数字证书的注册b·数字证书的续费4·员工的薪酬4-1·薪酬的月统计：《职员表》，《五险表》，《考勤表》，《部分员工工资月表》，《报销费用月表》4-2·薪酬统计日期：每月26日至月底4-3·薪酬提交日期：每月8日前4-4·薪酬发放日期：每月10日前5·员工的考勤5-1·考勤的周统计：《打卡记录周表》5-2·考勤的月统计：《打卡记录月表》5-3·考勤的日常管理：《工作日志》，《外出登记表》，《请假/调休申请单》5-4·考勤的公示：每周周一至周二公示《打卡记录周表》二·行政管理1·办公用品的采购与管理1-1·采购：《采购单》，每月统计采购一次1-2·管理：《办公用品及耗材库存表》，《办公用品领用表》2·耗材的采购与管理2-1·采购：《采购单》，每月统计采购一次2-2·管理：《办公用品及耗材库存表》3·用具的采购与管理3-1·采购：《采购单》，每月统计采购一次3-2·管理：《用具库存表》，《用具领用表》4·书籍的采购与管理4-1·分类：a·报纸：每年统计采购一次b·期刊：每年统计采购一次c·杂志：不定期采购d·图集：每年统计采购一次4-2·统计：a·登记《书籍目录》b·盖章4-3·使用：5·图纸的管理（建筑部助理）6·设备的采购，管理与维护（外包）6-1·采购：《采购单》，根据使用情况采购6-2·管理：《电脑配置单》，《器材登记表》6-3·维护：a·电脑的定期维护：每月两次，应急随时b·打印机的定期维护：依据使用量维护c·网路的定期维护：每月两次，应急随时d·空调的定期维护：每年四月和十月e·饮水机的定期维护：每季度一次f·其它器材的定期维护7·集体活动的策划，组织与执行（合作）7-1·集体活动安排：a·常规活动为每周三b·公益活动不定期每年二至四次c·年度活动每年两次，分别为四月至五月和九月至十月d·年会活动为每年十二月至次年春节前8·规章制度的拟定与修改（合作）9·规章制度的执行与监管10·车辆的管理与保养10-1·加油卡的管理10-2·车辆的保养10-3·车辆的保险10-4·车辆的年检10-5·车辆的报损与理赔10-6·记录：《车况记录》11·内部会议安排11-1·会议的组织11-2·会议的协调11-3·会议的记录11-4·会议的类型：a·部门会议：每两周一次b·主管会议：每周四c·项目会议：依据项目进度d·全体会议：每年两次至三次e·年会：每年十二月至次年春节前12·节假日安排12-1·节假日通知：a·通讯通知b·会议通知c·文件通知13·办公区域的周期维护（合作&外包）13-1·保洁区域：a·办公区b·生活区c·图纸室d·办公室e·会议室f·洽谈室g·门厅，走廊及庭院h·库房13-2·保洁时间：每周一日三日五日7:00至9:0013-3·监管保洁：a·每次填写《日常保洁记录单》b·每月四次不定时抽查14·证件和公章的管理14-1·证件和公章的使用：《证件和公章使用登记表》14-2·证件：《营业执照》正本，《营业执照》副本，《开户许可证》，《税务登记证》，《组织机构代码证》，《社保登记证》14-3·公章：公章，合同专用章，财务章，人名章，发票专用章，出图专用章，审图章，竣工图章三·财务管理1·支出的统计与规划1-1·薪酬的统计1-2·房租和物业费的统计1-3·电费的统计1-4·电话费的统计1-5·打图和晒图费的统计1-6·办公用品和耗材费用的统计1-7·设备新增与设备维护费用的统计1-8·项目外包费用的统计1-9·其它费用的统计2·报销费用的管理2-1·报销费用的申请：《报销单》2-2·报销费用的审核：a·票据种类，名称，时间，金额b·内容说明c·粘贴方式d·签字确认e·统计：《报销费用月表》2-3·报销费用的发放：每月10日前3·备用金的管理四·外务管理1·项目合同管理1-1·合同记录：a·电子版b·纸质版2·项目协议管理2-1·协议记录：a·电子版b·纸质版3·项目资质管理3-1·合作方材料的备份：a·电子版b·纸质版4·项目账务管理4-1·项目账务往来5·与甲方的往来5-1·通讯联系：a·电话b·邮件c·E-mail5-2·人员往来：《发件登记册》6·与合作方的往来6-1·通讯联系：a·电话b·邮件c·E-mail6-2·人员往来7·与物业的联系五·其它事务1·招标事务（协助）2·投标事务（合作&划分）2-1·投标项目的制定2-2·材料的采集与整理2-3·标书的汇编2-4·标书的校对2-5·标书的密封2-6·参与投标会2-7·标书的归档3·其它事务（合作&划分&协助）