办公室邮件处理.

1项目三办公室邮件处理知识目标••••能描述电子邮件的工作过程。2能力目标•能根据单位的要求对办公室邮件进行分拣；••能对电子邮件进行处理。3任务一传统邮件的处理4理论知识邮件业务包含国内邮件、明信片、国内印刷品、国内保价邮件、国际邮件、国际印刷品、国际保价函件等。在日常工作中，秘书人员接收到的邮件主要有信件、账单、结算单、传单、报纸和杂志等。5导入案例P45秘书李晓……6左上（或上面）是寄件人名址右下(或下面)是收件人名址收到邮件的处理P39（1）签收邮件。了解公司邮件送达的情况，做好签收前邮件的检查工作。（2）快速、熟练地对邮件进行分拣。按姓名分；按部门分；按重要性分。选取一种适合本公司的邮件分拣方法，注意应同本公司实际相结合。（3）对邮件进行拆封。在注意邮件安全和邮件拆封权限的前提下对邮件进行拆封，避免不必要的麻烦。拆封；拆封后的检查；标注日期。误拆信件的处理：停止阅读；按原样折好、装好；在信封上贴一张字条，注明“误拆”，并签上名字；尽快送交收信人。并当面致歉；吸取教训。（4）邮件的登记。为方便日后查找和核对，要做好邮件的接收登记工作，设计（5）邮件的分送。经过上述处理后，做好邮件的分发、传阅工作（传阅提示单）。每天的分发次数必须与邮局每天投递的次数一致。每次收到邮件后最慢也应该在一小时之内分发出去。每次分发邮件的时间也必须相对固定7寄发邮件的处理P41（1）请上司在寄发的邮件上签字时，注意签字的时机，要把附件和信件分开，没有签字前不要复印。（2）对寄发邮件的地址进行核对，并对邮件进行标记。秘书要保证收件（3）对邮件进行查对，保证内容完整，并把需要寄发的邮件进行汇总。设计一个寄发邮件登记簿（4）对寄发邮件进行折叠和装封，保证对方拆封时信件内容不会被损坏。（5）根据信件的性质及要求，选择合适的寄发方式，完成寄发工作。8拓展训练•从门卫收发室领取经贸的信件，整理登记并奋发。9接收邮件登记簿收件编号收件日期邮件种类发件对象收件人签名备注120141015信件XX公司李某某少一份附件账单传单报纸杂志10传阅顺序提示单年月日序号传阅人签名时间１张三２李四３王五４赵六请签上姓名、日期后传给下一个人，最后请交给秘书XX。11寄发邮件登记簿序号发往单位密级紧急程度寄送方式寄送人寄送时间备注1XX公司绝密特急件挂号信秘密急件急件机密普通件快递无密级机要通道专人送达12任务二电子邮件的处理13收发电子邮件的注意事项1.认真填写地址。电子邮件是互联网的一项重要应用，就如同现实生活中寄信一般，必须书写收信者及地址才能准确无误地寄给对方。而电子邮件就以所谓的E-mailAddress来区分每一位使用者。2.不明邮件不要轻易打开。不明邮件不要轻易打开，以防电子信箱遭受“邮件炸弹”或其他计算机病毒的攻击而瘫痪，从而带来工作损失。如邮件中带有附件，请下载至本地计算机硬盘，经反病毒软件查杀，确实143.邮件分类。秘书可以根据邮件类型（如急阅件、待处理、一般通知、报表、报告、总结、新闻、通报、私人邮件等），或按具体项目设置子文件夹。4.回复邮件。秘书可以将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后作如下分类：需要领导本人审阅的，存入相应文件夹；部分邮件根据领导授意回复，或督促、协助领导在规定时间内处理相关事宜；以领导名义回复邮件时，要在语气上予以注意，并从领导信箱中发出；以秘书5.邮件追踪。如果发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，就要15办公室电子邮件使用礼仪1.邮件格式方面。通常电子邮件没有背景图片的格式，对文字也有相应的要求：中文使用宋体，英文使用TimesNewRoman。保持邮件页面的简洁大方，不需要太多的色彩。2.邮件主题方面。邮件必须要有主题，而且主题必须简单明了，方便收到邮件的人及时处理。例如，“2007年投资预算”，而不能“××××科技有限公司有关2007年投资预算计划文件”。同时邮件主题中不要写163.邮件内容方面。回复邮件时要附上对方的来信，方便对方对信件的理解和处理。发送较大的图片、图标、文件等，要压缩以后以附件的形式发送，同时在正文中告诉对方，对方可以选择看或不看，避免病毒的风险。例如“相关照片见附件”。通常我们不要发送执行文件作为附件，因为执行文件容易引起病毒。4.邮件落款方面。在邮件最后的签名中，如果是英文名字，建议附上中文名字，以及在公司里的职务，除非你确定大家都知道你是哪个Bush、哪个George。建议一个公司统一使用一个签名格式，同时签名中至少要17相关链接•电子邮件•电子邮件的安全问题包含两个方面：一个是邮件可能给系统带来的不安全因素，二是邮件内容本身的隐私性。1.浏览器的安全设置2.关闭电子邮件地址自动处理功能3.发送电子邮件给多个人的时候采用密送（BCC）的设置4.做好阅后的工作18P77相关链接Outlook的操作。19拓展训练曙光公司要同时发给三家公司，询问是否参加今年的订货会（不能让他们彼此知道），以便作好住宿安排。顺捷公司([e-mail])、前进公司([e-mail])、蓝鸽公司([e-mail])附件为：订货会的邀请函。同时把邮件如过不小心附件忘记发送，怎么办？20邀请函和邮件合并利用Excel数据，批量制作邀请函、信封、工作证、参会证等。21作业回顾见文件夹22