办公自动化重点

第一章办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人------机处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求得更好的效果，以达到既定（即经济、政治、军事或者其他方面的）目标。办公自动化的核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需的信息。办公自动化的三个层次：事务处理型、管理控制型和辅助决策型（简/填）办公自动化的两种模式：个人办公自动化和群体办公自动化。前者是指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图形图像处理技术等内容。后者用来支持群体间的动态协同办公，支持它的自动化技术有两个主要特征，分别是网络化和智能化。（简/填）办公自动化的发展趋势:办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公业务集成化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化办公信息系统（OIS）是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人-------机信息系统。办公信息系统由办公人员、办公设备、办公流程和办公信息组成。办公信息系统的基本功能：公文管理、会议管理、部门事务处理、个人办公管理、领导日程管理、文档资料管理、人员权限管理、业务信息管理。为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？办公信息系统中输入、处理、输出信息，有着重要的经济和实用价值，并具有一定程度的保密要求。在目前开放式的网络办公环境下，系统很容易遭到非法人员、黑客和病毒的入侵，数据也可能被截取、篡改、删除。办公信息系统安全和保密管理的对策措施有哪些？A.加强系统安全的制度建设，制定严格的信息系统安全和保密管理制度；对有关涉密人员要签订保密协议；对全部系统应用人员进行安全知识的宣传和培训；加强系统使用人员的安全意识，培养他们数据备份、信息保护、安全防范的基本能力。B.直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户权限进行控制和管理。C.在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒的防范。D.在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备。E.对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术F.多数的办公系统需要建立自己独立的Intranet，必要时并在物理上与外部网络世界隔离第二章现代办公设备的类型:信息处理设备、信息传输设备、信息复制设备、信息存储设备、其他办公辅助设备办公设备的发展趋势：数字化、智能化、无纸化、综合化打印机的主要性能指标：打印分辨率。在单位长度内能实现的可分辨出的点数，单位为每英寸打印点数（DPI）,它决定了打印内容的清晰度和美观度，是主要质量指标。打印速度。表示打印效率的主要指标。对于串式打印机，用每行的字符数（CPS）表示.对于行式打印机，用每行的字符数（LPM）表示.对于页式打印机，用每行的字符数（PPM）表示.打印幅面。指可以打印纸张的最大幅面（喷墨激光打印机A4；针式打印机A3.）工作噪声。针式打印机应低于65分贝，非击打式打印机不能超过55分贝拷贝数。是对击打式打印机而言的，指在多层打印时，打印机所能打印的份数，常用“原件+复印件的数量”来表示。利用激光打印机来打印信头信封及双面打印:(1)在信头和信封上打印。a,打印信头信封时，应尽量使用单页输入槽b，放入信头和信封时，应使其打印面朝前，顶部（或左部）朝下c,打印信封时，将出纸道手柄置于下方位置，以减少出现起皱和卷曲现象d,若确实要打印多个信封，可用多页纸输入槽，但应视信封结构和纸张厚度适量放入，一般最多不要超过十张。（2）双面打印a,按正常方式打印第一面。b,打印第二面时，请先冷却并整平纸张后进行，以获得更好的打印质量。C,放入纸张时，应确保已打印面朝向打印机背面，且纸张顶端向下。常规复印的工作步骤：(1)放置原稿，正面朝下，按纸张标尺放正。(2)设定缩放尺寸、浓淡程度和复印数量。(3)放入纸张(4)启动复印复印机的基本保养程序：（1）查阅保养或维修档案，根据机器的复印数量和使用时间检查达到时限的易损零件（2）记录计时器的读数。将复印品质量测试板或清晰的原稿放在搞台上，分别用等比、放大、缩小等功能复印数张，并检查复印品图像浓度、清晰度、定影情况、有无污染、底灰等毛病。运转同时注意机器有无杂音。（3）对复印机进行清洁。用浸过中性家用清洁剂（或清水）的稍潮软布擦净外壳表面和原稿压板，用干软布清洁搞台玻璃表面、操控面板和前门内侧，用清洁机构小心清洁充电组件。（4）检查并修复有故障的部分，更换性能不良的文件。（5）安装好机器，复印数张复印品，留一张存档。同时填写维修或保养卡片存档备查。速印机的印刷用纸避免使用以下种类纸张：1.粗工裁切纸张2.纸叠内混有厚薄不同的纸张3.短纹纸张4.起皱或弯曲的纸张5.低韧度纸张扫描仪扫描图像的步骤：（1）将预扫描的原稿正面朝下铺在扫描仪玻璃板上，可以是文字稿件或者图纸照片（2）启动扫描仪驱动程序后，安装在扫描仪内部的可移动光源开始扫描原稿。为了均匀照亮稿件，扫描仪光源为长条形，并沿横向扫过整个原稿（3）照射到原稿上的光线经反射后穿过一个很窄的缝隙，形成沿原稿横向的光带，又经过一组反光镜，由光学透镜聚焦并进入分光镜，经过棱镜和红绿蓝三色滤色镜得到的RGB三条彩色光带，之后彩色光带又被转变为模拟电信号，再被模拟/数字变换器转变为计算机能够接受的二进制数为数字电信号，最后通过与计算机的接口送至计算机显示出来。扫描仪的日常维护：1.定期做好保洁工作2.保护好光学部件3.不要擅自拆修数字照相机上的照片数据传送到计算机的过程：1.安装随机附带的操作程序软件2.数字照相机与计算机的连接3.从数字照相机获取照片数据数字照相机拍出来的照片不清楚的原因以及处理对策：原因解决方法按下快门释放按钮时手抖动在按下快门释放按钮时，应拿稳照相机取景器的自动聚焦标志未对准拍摄物将取景器的自动聚焦标志对准拍照物，或使用聚焦锁定功能镜头脏污清洁镜头模式选择不当当拍摄物位于0.2—0.8米范围之内时，用近拍模式拍照。在此范围以外的，用标准模式拍照。移动硬盘所具有的优点：U盘，也叫闪盘，闪存。它利用Flash闪存芯片为存储介质，采用USB接口，可擦写100万次，体积小，容量大，使用方便，可通过开关写保护，能承受3米以下自由落体的撞击，不易损坏，数据安全。尤其是新近出品的计算机大都有前置USB接口，为使用这类USB设备带来了更大的方便。另外，较新型的计算机主板，还可以通过设置，支持从USB设备启动。有的闪盘还可以直接支持MP3播放功能，更使其成为时尚用品。使用移动存储设备应注意的事项：1.移动硬盘在携带和使用的过程中要注意防震。U盘虽然抗震性较好，但也应避免撞击。2.在其他不明机器上使用移动存储设备时，一定要防止U盘病毒。如果感染病毒，一定要及时杀毒，必要时找专用杀毒软件。3.这两种移动存储设备在拔掉之前，一定要通过系统“拔出或弹出硬件”先停止掉设备，然后才可拔出连接电缆和设备，否则有可能会导致数据丢失或者设备损坏。用光盘刻录机刻录光盘时，应该注意的问题：1.要注意尽量避免多任务操作，已经运行的其他应用软件也应先关闭掉。2.要注意电脑自身的运行稳定性，否则会出现“非法操作”等错误。3.尽可能在配置高的机器上刻录，这样能够有利于保证和提高刻录的成功率。4.要尽量避免连续长时间使用刻录机，否则会导致刻录机工作不稳定。5.要避免在刻录时产生振动，否则会导致刻录失败。6.根据所需刻录数据容量的大小，适当选取不同容量的光盘。（若容量在700M以下，利用CD刻录机即可;如果过大，可以考虑用DVD刻录机刻录）7.要使用质量好的空盘片，好的片子必须刻录稳定正确，读取顺畅，保存性要好。8.建议刻录前先进行测试。一旦出现问题及时采取调整措施，并降低刻录速度。9.开始刻录时尽量先用慢速。速度太快可能会造成读写数据的不稳定，就容易导致刻录的数据中断，严重的话有可能会把光盘损坏。另外，较高的刻录速度可能会在数据传输的过程中产生较大的噪音，从而影响最终的光盘刻录效果和性能。10.要使用电压稳定的电源，并保证不能断电，否则会导致刻录过程中断。电脑的无线上网设置：1.无线上网的终端配置2.无线网卡的安装3.网络连接设置第三章1.简述文字工作的处理流程以及各个步骤的主要工作内容。文字录入----文本编辑------格式排版--------页面设置-------打印预览--------打印输出2.文档录入应该注意什么原则？特殊符号的录入有几种方法？分别如何操作？1)不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。2)不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。3)不要用连续按回车键产生空行的方法，进行内容分页的设置方法：菜单法，软键盘法，键盘法。3.在长文档编排中，为了加快文字输入的速度，可以采取哪些技巧？借助外部设备，自已定义新词利用自动图文集，善于使用自动更正巧妙利用替换功能，掌握一些汉字输入方法的使用技巧4.某文档共3页，包括12个自然段。请说出在下列情形下选择文本的最快方法：1）在3段内容的最后3句；【Ctrl+单击文本】2）从第二段到倒数第二段；3）最后三段；【Alt+移动鼠标：选择矩形文本块】4）全文：【Ctrl+A】6.在Word中，如何对文档进行强行分页？1、使用快捷键“Ctrl+Enter”强制分页。2、把光标放在需要分页的位置，然后在工具栏中点击:插入——分隔符——分页符在Word中，如何进行页面的分栏设置？打开一个Word文件，正常情况下是不会出现分栏的，在“页面布局”选项卡上的“页面设置”组中，可以看到“分栏”选项，选择“两栏”之后，页面自动转化为分为两列显示。也可以设置三栏、四栏或者更多。再次点击“分栏”的下拉三角，选择“更多”选项。同样是两栏，在“分栏”窗口中还是会有很多的差别，比如偏左还是偏右，两列之间的宽度等等。正常情况下分栏是针对“整个文档”的，我们还可以选择在“插入点以后”分栏，点击“确定”按钮。第四章1.请说明电子表格的类型以及常用处理操作。文字表格：规则的文字表格，复杂的文字表格数字表格：数字不参与运算，数据统计报表，数据库格式表格，数据关联表格常用处理操作：表格的创建，表格整体的缩放与移动表格行高、列宽的调整与斜线表头设置，表格中单元格的拆分与合并表格边框与底纹背景的设置，表格中单元格、行、列的编辑表格单元格中文字的对齐方式设置，表格中的排序、筛选与计算表格与文本的转换操作，拆分与合并表格请说明在制作电子表格时的软件选取原则。1)规则的文字表格用Word中“插入表格”方法，或者直接利用Excel填表完成2)单元格悬殊的复杂文字表格，建议利用Word的“绘制表格”方法制作，当然也可以在Excel中进行操作（注意Excel的单元格只能合并，单个单元格不能拆分）3)形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜用Excel制作，大的单元格可以通过选取整个单元格区域然后“合并居中”来实现。4)包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格数据统计报表的一般格式，可以看出描述一个报表的关键特征有表头、主栏、宾栏、数据库、数据项、表尾等2.设计电子表格首先关键确定什么？Word中建立表格一般有哪几种方法？先确定行数和列数，尤其要注意将来需要合并的行或者列一般方法：插入表格和绘制表格。第一，利用“插入表格”图标按钮：第二，选用【表格】菜单的【插入表格】命令：第三，利用word的快速编排表格的“表格自动套用格式”功能：第四，将文本转换为表格：第五，利用word97新增加的常用工具栏上的“表格和边框”按钮，打开绘制表格工具，利用其中的铅笔和橡皮可以设计出用以填充数据的表格。其单元格尺寸和形状都可按需要方便地绘制出来。第四章1.在Excel中如何进行数据有效性的设置？1)选择需要输入数据的区域。2)单击“数据”→“数据工具”→“数据有效性”命令下面的箭头，从出