古脊椎所综合档案信息管理办法

附件1:古脊椎所综合档案信息管理办法根据《中华人民共和国档案法》、中国科学院各类档案建档规范的要求，为使我所档案管理工作进一步制度化、规范化，提高档案资源的利用率，特制定本管理办法。一、总则（一）、我所档案工作采取由主管档案工作管理的所领导统筹领导，综合处全面负责档案管理工作的开展，综合档案室人员具体负责档案工作业务管理，文书档案、科研课题档案、会计档案、仪器设备档案、基建档案、声像档案等各部门兼职档案人员承担、完成档案预立卷工作，形成全所由上至下职责明确、管理有序的档案管理运行网络。（二）、为保障我所各类档案的完整、准确和便于利用，档案工作要做到依法治档。1、文书档案工作执行文书处理部门立卷制度。2、科研课题档案、仪器设备档案、基建档案工作实行建档工作和“三参加”、“四同步”管理，即：档案人员参加科研课题、基建项目验收及设备开箱验收工作；下达计划同时提出归档要求，检查计划进度同时检查建档情况，验收、鉴定成果同时验收归档材料，上报成果和科技人员考核晋级，档案部门同时出具专题归档情况材料。全所职工要认真学习并严格执行《中华人民共和国档案法》等法律、法规和制度，增强法制观念和档案意识，自觉保护我所的档案资源，维护我所的档案权益。二、档案工作岗位责任制（一）、主管档案工作的所领导职责1、组织贯彻国家和中国科学院有关档案工作的方针、政策和法规。2、把档案工作列入研究所工作计划，定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题，为档案工作提供保证和条件。（二）、综合处负责人职责1、负责将综合档案室工作列入本部门长远规划和工作计划，并定期检查落实。2、负责检查综合档案室的基本建设，不断改善基础设施，提高管理手段，使之适应工作要求。（三）、综合档案室职责1、负责组织监督、指导、检查各类档案预立卷部门的收集、整理、预立卷及归档工作。2、完成各类档案的接收、完善、保管和利用、统计工作。（四）、各兼职档案人员职责：1、贯彻执行有关档案工作的条例、规定和办法2、做好档案材料的形成、积累、整理和归档等工作3、负责本部门归档材料保管期限进行初步划分工作4、严格执行国家保密制度，确保档案安全5、积极参与档案文件汇编及档案信息编纂工作（五）、文书处理部门职责1、将文书档案工作列入本部门工作计划，执行文书处理部门预立卷制度2、按照文书处理部门预立卷制度的要求，设立兼职文书档案人员，专门负责本部门文书材料的收集、整理、分类、预定归档材料保管期限、立卷，在次年六月底以前向综合档案室移交。（六）、科研课题管理、承担部门职责1、科研课题管理部门（1）制定单位的科研管理工作制度，应对科研课题建档工作提出要求。（2）组织管理各类科研课题，应要求承担任务的课题组完成科研课题建档工作。（3）按科研课题形成积累有关的管理性文件，课题结束后整理关交综合档案室。（4）在科研课题任务进行验收鉴定前，组织科研课题档案验收。2、研究室主任的职责（1）把建立科研档案列为研究室的工作内容，提出要求，定期检查，做到各课题组形成积累科研文件材料的工作与科研进程同步。（2）研究课题结束后，审查科研文件材料是否完整、系统、准确、确定保管期限和密级，并签署意见。3、各课题组（1）科研课题或项目负责人指定兼职档案员负责收集本课题或项目的档案材料，在课题或项目结束之后，及时整理，向综合档案人员移交归档。（2）科研人员或负责人将本人形成的研究资料向课题组或项目移交。三、归档范围凡在公务活动中形成的、能反映事物全过程的、不同载体的，有保存价值的文件材料均需按类归档（接收）。（一）、文书档案1、综合管理类，2、党群工作类，3、科研管理类，4、外事工作类，5、人事工作类，6、教育工作类，7、财务与资产管理类，8、基建、行政与后勤工作类，9、所属企业类具体归档范围见《古脊椎所文书材料归档范围及保管期限表》（二）、科研课题档案具体归档范围见《古脊椎所科研课题档案材料归档范围及保管期限表》（三）、基建档案具体归档范围按照《中国科学院基建档案建档案规范》（科发办字[2006]47号）执行（四）、科研仪器设备档案具体归档范围按照《中国科学院仪器设备档案建档案规范》（科发办字[2006]106号）执行（五）、会计档案1、综合报表，2、帐簿，3、凭单，4、工资表具体归档范围按照《中国科学院会计档案建档规范》（科发办字[2006]106号）执行（六）、著名人物档案具体归档范围按照《中国科学院著名人物档案建档规范》（科发办字[2006]106号）执行（七）、声像档案具体归档范围按照《中国科学院声像档案建档规范》（科发办字[2006]137号）执行四、档案的归档、接收制度（一）、文书档案归档、接收办法：1、各部门的兼职档案人员应有足够的时间从事予立卷工作，工作中形成的档案材料归研究所所有，任何人不得据为己有。2、接收范围：本单位在工作中形成的具有保存价值的档案，包括综合管理类、党群工作类、科研管理类、外事工作类、人事工作类、教育工作类、财务与资产管理类、基建、行政与后勤工作类、所属企业类等各类工作、各种形式和载体的档案。3、接收要求：部门兼职档案人员应注意日常文件的收集和积累，特别是一些没有编号的上报材料、表格、统计等，按照综合档案室要求，定期向综合档案室移交。4、对应归档的文件材料要收集齐全完整，其中来文和复文、请示与批复、正本和副本、转发与原件不得拆散。5、接收时间：部门兼职档案人员在每年第二季度向所综合档案室移交上年度的档案。接收时，双方应认真进行检查、核对、清点，履行签字手续。移交清单一式二份，双方手中各存一份。（二）、科研课题档案归档、接收办法：按照中国科学院科研课题建档规范要求，科研课题档案应包括管理性文件和科研性文件，分别由科研管理部门和课题组形成、积累。科研课题文件的形成应从课题的预研、开题、研究过程到结题，随时收集、整理。科研课题档案建档流程：1、科技处将新开课题及时通知综合处档案；2、综合处档案请课题负责人填写《科研课题档案立项登记表》，由课题组长指定专人担任兼职档案员；3、综合处档案向科技处、课题负责人发放课题积累袋；4、综合档案定期指导、检查科技处、课题组兼职档案员科研课题文件的形成、积累情况；5、课题任务结束、进行验收或鉴定前，科技处向综合档案室发《科研课题档案预验收通知单》；6、综合档案向科技处、课题组下达科研课题档案预验收检查通知，查看结题前档案文件收集情况，并将结果反馈回科技处；7、综合档案室参与科研课题验收鉴定会，正式检查档案是否完整、准确、系统；8、课题结束后请课题组长组织立卷归档工作，提出科研课题档案整体鉴定级别以及案卷保管期限和密级，填写科研课题档案归档说明书；9、科研课题在通过验收或鉴定后，综合处档案下达课题档案归档通知，按照归档手续要求，请科技处、课题组在三个月之内立卷归档完毕。课题结束后，课题组如不按期移交档案，则不能进行鉴定，不能进行成果登记，不能申报成果奖。（三）、财务档案归档、接收办法：凡在研究所会计核算活动中形成的，记录和反映本研究所经济业务活动的重要材料和凭据均属于归档范围。负责会计核算材料的收集、分类、整理、立卷等建档工作，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管1年后，移交本单位综合档案室统一保管。财务部门保管期满后的会计档案，应在每年第二季度前交接至综合档案室。（四）基建档案归档、接收办法：基建项目档案必须经过分类整理、案卷质量应符合《中国科学院基建档案建档规范》的要求。在通过竣工验收后一个月之内，向综合档案室移交，移交档案时，应编制清单，并办理交接手续。（五）、科研仪器设备档案归档、接收办法：科研仪器设备档案在归档前由综合档案室人员按照《中国科学院科研仪器设备档案建档规范》的要求审查其归档材料的完整性和组卷、分类的合理性，在设备验收完毕投入使用后的2个月内由设备管理部门的兼职档案员负责填写设备档案移交目录，并通过单位负责人审查后向综合档案室移交。（六）、著名人物档案归档、接收办法：凡名人在工作、学习和生活中形成的，真实反映其一生经历和贡献的、具有查考、利用价值的各种文字、声像等形式的文件材料均应收集归档。每年第一季度由综合档案室接收有关部门及兼职档案员初步整理的名人档案。（七）、声像档案归档、接收办法：在各项工作和活动中形成的具有保存价值的声像材料均应收集归档。声像材料形成部门（或人）负责完成声像材料的形成、收集、初步整理和归档工作。综合档案室负责声像档案的接收、再整理、保管和借阅利用等工作。五、档案的管理和利用（统计）1、全所职工和各部门都应当重视档案归档工作。归档工作的绩效将作为对职工考核、晋级的一项依据，作为对各部门考评的一项内容。2、综合档案室人员应根据管理的档案性质采取与之相适应的分类方法，按分类要求对接收来的档案材料进行管理、分类、编目、立卷、登记。档案柜（上架）要有规律，便于查找。各类档案要定期检查、清点，为每年统计工作提供数据。各类档案要定期进行鉴定。对已失去查考和利用价值的档案，按有关规定处理。综合档案部门要定期组织档案宣传、咨询、编研、统计汇编等工作，反馈档案利用效果保管档案的目的是为了查考和利用，综合档案室应建立适应工作需要的档案查询方法，提供完善、方便的档案查询工具。附件2:古脊椎所全宗档案分类方案及管理方法1．文书档案我所文书档案分为案卷级（从建所－2001年）和件盒级（2002年以后）两种建档方式，案卷级建档依据《中国科学院科研单位文书材料归档范围及保管期限表》（[89]办字039号），分为十二类，包括综合管理类、科研管理类、外事管理类，人事管理类，教育工作类，财务工作类，保卫、技术安全类，技术条件（物资）工作类，行政后勤服务类，基建管理类，科技开发类，党团群工作类，采用年度－问题分类法，按永久、长期、短期排序，即1958-01-001，1958-02-001，依次类推。件盒级建档依据《中国科学院文书档案建档规范》（科发办字【2006】106号），分为九类，包括综合管理类，党群工作类，科研管理类，外事工作类，人事工作类、教育工作类，财务与资产管理类，基建、行政与后勤工作类，所各企业类。采用年度－问题－保管期限的方法进行分类，即2004-01-Y01，2004-01-C01，2004-01-D01。案卷级如：1958—01—01案卷号（综合管理类01号）问题（如：综合管理类）表示年度件盒级如：2004—01—Y1案卷号（综合管理类永久01号卷）问题（如：综合管理类）表示年度2．科研课题档案依据《中国科学院科研课题档案建档规范》（科发办字[2006]47号），为便于档案管理和利用，古脊椎所的科研档案共分五类，即古脊椎动物学、人类学、地层学与历史地质学、研究生毕业论文及其他；每类包括若干子分类。科研课题档案的档号编写为：研究所分类号+案卷顺序号（为本分类中的课题序号加案卷卷号）。如：0102—001—01案卷卷号（第001个课题第01卷）本分类中的课题序号（本分类中第001个课题）研究所科研课题分类号（古脊椎动物学鱼类）3．基建档案依据《中国科学院基本建设项目档案建档规范》（科发办字【2006】47号），按照基建档案工程性质分类，即J01为科研办公用房、J02为居住用房、J03辅助工程、J04为园区、J05为其他。按照综合管理、主体工程、辅助工作、监理文件、会计档案、声像档案分别组卷。基建档案的档号编写为：研究所分类号+案卷顺序号（为本分类中的课题序号加案卷卷号）。如：J01—01—01案卷卷号（第01个基建项目第01卷）本分类中的基建项目序号（本分类中第01个基建项目）研究所基建档案分类号（科研办公用房类）4．设备档案（50万元以上设备）依据《中国科学院科研仪器设备档案建档规范》（科发办字【2006】106号），按照科研仪器设备档案按仪器设备性质分类，即S01分析仪器、S02核仪器、S03气体压缩机、S04制冷空调设备、S05电子计算机及其外围设备、S06其他，每类包括若干子分类。科研仪器设备档案的档号编写为：研究所分类号+案卷顺序号（为本分类中的课题序号加案卷卷号）。如:S01—001—01案卷卷号（第01套仪器设