办公事务管理规定

-1-办公事务管理规定1目的为加强行政事务管理，理顺内部管理，使各项管理标准化、规范化、制度化，提高办事效率，明确办公事务的基本内容，特制定本规定。2适用范围适用于公司办公事务管理工作。所指办公事务包括文件资料处理、会议管理、印鉴管理、用车管理、办公用品管理、档案管理、报刊及邮发管理等。3术语、定义4职责4.1综合部是办公事务管理的主管部门。公文的处理，负责文件资料在标识、收集、编目、归档、储存、发放、保管、回收、处理和更改等方面实施控制，确保有关的场所使用的文件为有效版本。各种行政、专业会议的统筹安排及接待。办公用品发放。印鉴管理。4.2各部门负责按办公事务管理的要求开展工作。5管理内容及要求5.1公文及资料的处理5.1.1综合部是公司公文及资料处理的主管部门，负责收、发公文的处理及控制管理工作。5.1.2公文统一由综合部文秘管理人员拆封、标识和登记；凡需办理的公文粘贴公文处理卡，转综合部负责人拟批公文处理意见，按拟批转送领导或有关部门阅办，文秘管理人员按领导的批示及时送交有关部门或人员传阅、办理，传阅后应及时退回给综合部文秘管理人员归档保存。5.1.3对有关领导或人员开会、出差带回的文件，也应及时做好登记处理。个人不得保存应当归档的公文。5.1.4综合部负责文件的编制、发放、更改控制管理。-2-5.1.5各部门负责涉及本部门有关的文件和资料的收集、归档、储存、保管控制管理。5.1.6电子媒体的公文及资料按集团公司规定办理。5.2会议管理5.2.1公司外各类会议综合部接到通知后，由文秘管理人员拟写《会议通知单》，通知领导确定参加会议人员，并负责落实。5.2.2公司内部会议由主管领导确定参加会议人员，综合部负责安排会议室，做好会议前的各项准备工作。5.2.3每周一次由公司领导和各部门负责人参加的会议为固定时间，如有时间变动由综合部提前通知变更。5.2.4参加公司外部会议的人员，会议结束后要及时将会议内容向主管领导或有关部门汇报。5.3印鉴管理5.3.1公司印章由综合部管理，下发公文或各类报表由文秘管理人员在公文报表上用印，在以公司名义开具介绍信或函件时，由综合部负责人签字同意后，方可用印。5.3.2综合部保管的因工作需用的领导私章，只适用于各种报表，其它需用由领导亲自用印。5.4用车管理5.4.1公司领导用车由综合部负责人(未在时文秘管理人员)安排。5.4.2各部门用车应提前向综合部申请，说明用车时间、地点，由综合部负责人派车。5.4.3每周一8:30—9:30分为司机安全学习时间，无特殊情况，在这个时间内不出车。5.5办公用品管理5.5.1综合部按规定对各级管理人员配备固定性办公用品，并办理个人台帐，在管理人员调出、离退休时，须交回配备的办公用品，对损坏或丢失的须按价赔偿。5.5.2各部门负责对本部门的办公用品建帐进行管理。-3-5.6.2各部门提报的印刷品应预留一定的时间，确保能及时使用，并指派专人领取。5.6档案管理5.6.1对归档的各类文件资料各部门要指定专人管理，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。5.6.2借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。5.6.3借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录或复制的，凡属密级档案，必须由经理批准方可摘录或复制，一般内部档案资料由部门负责人批准，方可摘录和复制。6.6.3若按规定需要销毁时，一般内部档案，须经主管经理批准后方可销毁。5.6.4经批准销毁的公司档案，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。5.7报刊及邮发管理5.7.1报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，由各部门派专人领取。5.7.2所有公发信件、邮件由综合部负责登记，统一寄发。5.8未尽事宜按集团公司规定办理。6考核6.1不按规定收、发、传递文件资料，一项扣责任人50元；文件资料丢失、不建账，一项扣责任人200元，造成重大影响的扣责任人300-500元，情节严重的严肃处理。6.2部门或个人违反以上其他规定，一次/项扣责任人100元。