办事处管理办法第二修订稿(09)090317

杭州通灵自动化股份有限公司办事处管理条例办事处管理条例编号修改码总页码编制：审核：批准：实施日期1、目的根据公司长远发展思路和经营战略决策：抓行业，拓重点，集系统，促联保。为加快销售网点和服务网点的建设，规范办事处（联络处）的设置、管理规定，特制定本条例。2、范围适用于公司各办事处（联络处）的管理。3、职责3.1责任部门提出办事处设立申请；3.2主管总监负责审核办事处审理申请；3.3公司总经理办公会议负责办事处申请审批；3.4营销系统负责办事处的营销、联保管理工作；3.5财务系统负责办事处的财务管理工作；3.6行政事务部负责办事处的行政事务管理工作。4、办事处（联络处）设置4.1办事处设置程序和要求：4.1.1责任部门进行前期市场调查，提交需设置地区的市场、行业及发展前景的可行性分析报告。4.1.2主管总监审议可行性分析报告，提出设立意见，提交公司总经理办公会议审核。4.2办公场所租赁：4.2.1办公场所面积租用情况应根据设点的人员规模大小及经营范围来确定。人数较少（4人以下）或经营范围只是技术支持的，一般租赁40平方米到60平方米；人数较多（5人以上）可视情况确定租赁面积。杭州通灵自动化股份有限公司办事处管理条例4.2.2办公场所的位置必须交通便利，环境整洁、清静，安全性高。4.2.3租用办公场所必须有房屋产权证（留存产权证、房东身份证复印件），签约正式租用合同，开具房屋租赁专用发票。4.3办公设施：4.3.1办公场所确定后，办公设施由公司按实际情况投资配备。4.3.1.1基本办公配置：办公桌、椅，电话机（或电话、传真、复印、打印为一体的多功能机），饮水机，空调。4.3.1.2通讯设施：电话、网络开通申请时，申请用户名必须用公司名称。电话通讯线路的开通数：3人以下1条线；4-6人2条线；6人以上3条线。电话、网络的初装费用列入公司行政事务部开支。5、办事处经营管理5.1办事处（联络处）整个营销、联保工作由营销系统直接负责；财务、行政事务管理工作由财务、行政系统负责。5.2办事处（联络处）必须建立工作汇报制，每周将本处的经营、管理情况通过电子邮件向主管领导汇报。5.3办事处（联络处）在经营过程中，必须认真执行公司各项经营管理制度和工作条例，严格按制度中的有关规定及程序进行操作。6、办事处财务管理6.1公司将根据办事处工作性质（营销或联保），由财务部确定是否在当地银行开设公司级一般往来账户，及开通网上银行；联络处不予开设账户。办事处所有客户的货款必须汇入该账户或公司账户；如遇到客户用现金支付货款时，应在当天将该现金存入该账户。该账户的设立、运作均由公司财务部直接负责和操作。6.2办事处（联络处）人员所产生的各种费用应严格按公司财务制度有关规定进行申请与审批。办事处（联络处）负责人产生的费用，由系统主管总监审批；其他人员产生的各项费用由各办事处（联络处）负责人审批。办事处（联络处）销杭州通灵自动化股份有限公司办事处管理条例售助理将报销凭证通过快递邮往营销中心--财务部审核、报销—现金汇给报销人。6.3办事处销售助理岗位所兼任的出纳工作由公司财务部直属指导与管理。6.4办事处可预支备用金，主要用于支付水电费、电话费及日常经营费用等（房屋租金除外）。备用资金额度为2000元至10000元。具体预支金额由财务部根据人员、营销业务量及区域等综合情况考虑决定。7、办事处行政管理7.1在办事处（联络处）筹建过程中，行政事务部负责办公场地租赁、设施配置及工商注册等相关事项，筹办人员协助办理。7.2办事处（联络处）的日常行政事务，由行政事务部负责落实与处理。办公用品及辅助设施的管理参照杭通（2009）2号文件执行。7.3原租赁住宅楼办公、居住两用的，将延续至合同期满。7.4各办事处的水、电费及电话费报销事宜由行政事务部负责。应尽量按月申报，避免多月累计报销。物业费、房租费支付周期：季度支付或半年支付，支付必须提前1月申请。8、办事处人事管理8.1人力资源部负责办事处（联络处）的人员招聘，人事和培训管理工作。8.2外派人员的管理8.2.1外派人员津贴（1）外派人员是由公司总部派出，家不在办事处所在地的公司员工。外派人员均可按公司标准享受外派津贴。（2）外派人员津贴标准：公司提供宿舍500-600元/月公司不提供宿舍1000-1200元/月（3）公司将根据外派人员所在地区的经济状况、地理位置及担任的职位，确定具体外派津贴金额。杭州通灵自动化股份有限公司办事处管理条例8.2.2外派人员返杭时间规定：考虑到外派人员的家庭团聚和家庭事务处理，特作如下规定：（1）外派至浙江省、江苏省、上海市工作的人员，每三个月可返杭一次，公司给予1天假期。（2）外派至其他省市工作的人员，每半年可返杭一次，公司给予2天假期。9、其他9.1计算机中心负责办事处（联络处）的网络构建、设备配备与指导安装工作。所需配置的计算机、打印机、传真机按公司计算机管理制度规定的程序进行申请审批。9.2办事处交通补贴按杭通文件的补贴标准执行。9.3出差补贴9.3.1行政事务部根据办事处（联络处）所在地理位置，划定出差补贴区域界线。9.3.2办事处（联络处）人员回公司汇报工作或参加会议时，只报销两地往返车票和公交车票，不享受出差补贴，午餐和住宿由行政事务部安排，在杭有住房的一般不提供住宿（会议要求除外）。外派人员按公司规定返杭休假的，事先应于人力资源部联系，办理休假手续。两地往返车票按公司出差报销规定予以报销。9.3.3办事处（联络处）人员回公司汇报工作或参加培训或会议时所产生的费用，按下列程序办理报销：（1）参加公司组织的培训；或外派人员按公司规定返杭休假的，由个人或部门将报销单及费用凭证交人力资源部审核，然后交财务部报销，产生的费用列入人力资源部开支。（2）参加公司组织的会议，由个人或部门将报销单及费用凭证交行政事务部审核，由行政事务部办理报销手续，产生的费用列入行政事务部开支。（3）因工作需要，回公司向主管总监汇报工作的，由个人或部门将报销单及费用凭证交主管总监审核，然后交财务部报销，产生的费用不列入本部门开支。杭州通灵自动化股份有限公司办事处管理条例9.4医疗及医疗费用报销规定9.4.1医保门诊和大病治疗产生的费用，将治疗费用凭证及病历证据交人力资源部，由该部向杭州市基本医疗保险机构办理报销。9.4.2门诊医疗费用，按杭州市政府颁布的相关规定执行。