办公软件使用培训(EXCEL)2

办公软件(Excel)使用培训信息化发展应用部2008-10-9•目录一、数组的使用二、将不同类型的数据用不同颜色显示三、用连字符“&”来合并文本四、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据五、如何建立常用文档新菜单1、数组分类：区域数组、常量数组(1)区域数组如：C5:D7表示从C5，C6，C7，D5，D6，D7等6个单元格，组成一矩形.(其实就是EXCEL表中选定两个单元格之间对应的矩形区域）一、数组的使用(2)常量数组如：{3，7，5，7；6，9，4，5}表示第一行3，7，5，7；第二行6，9，4，5也是矩形区域注意事项：直接在公式中输入数值，并用大括号({})括起来；不同列的数值用逗号(,)分开；不同行的数值用分号(;)分开。例1，数组公式=AVERAGE(IF(C5:C14=“欧洲”,D5:D14))，此公式用于查找C5:C14单元格区域内含有文字“欧洲”的单元格，然后计算D5:D14单元格区域内相应单元格的平均值；例2，如果=TREND(C5:E5,C3:E3)作为数组公式输入时，它会根据C3到E3三个数拟合出三个不同的结果；备注：TREND（）函数是返回一条线形回归拟合线的一组纵坐标值（Y值）。数组既可返回一个结果，也可以返回多个结果.2、数组基本引用的方法属于列A和行10到行20中的区域A10:A20属于行15和列B到列E中的单元区域B15:E15行5中的所有单元格5:5从行5到行10中的所有单元格5:10列H中的所有单元格H:H从列H到列J中的所有单元格H:J从A列第10行到E列第20行的单元格区域A10:E20对数组区域命名的引用，就是给选定的数组取有实际意义的名字，直观，清晰。（1）定义代表单元格的名称：如果要用的数据没有标志或者存储在其他工作表中，可以创建名称来描述单元格或区域，公式中的描述性名称使人们更容易理解公式的含义。例如，公式=SUM(一季度销售额)要比公式=SUM(销售!C20:C30)更容易理解。在本示例中，名称“一季度销售额”代表命名为“销售”的工作表中的区域C20:C30。（2）名称在所有工作表中都可以使用。例:如果名称“预计销售”引用了工作簿中第一个工作表的区域A20:A30，则工作簿中的所有工作表都使用名称“预计销售”来引用第一个工作表中的区域A20:A30。名称也可以用来代表不会改变的（常量）公式和数值。例如，可使用名称“销售税”代表销售额的税率（如6.2%）。（3）方法：选定要定义名称的区域然后点击窗体上的“插入”菜单中的“名称”，或指定或自定义。3、对数组区域命名引用4、三维引用（1）概念：使用三维引用来引用多个工作表上的同一单元格或区域（通俗的讲就是几张表同时处理，一张表是横和列二元，几张表就有厚度，第三元！）（2）方法：首先该工作簿必须包含多张工作表。单击需要输入公式的单元格，键入＝（等号），再输入函数名称，接着再键入左圆括号单击需要引用的第一个工作表标签。按住SHIFT键，单击需要引用的最后一个工作表标签,选定需要引用的单元格或单元格区域,回车完成公式。（3）解释：就是如何同时引用几张表上的同一位置的单元格，如所有表的单元格A1相加，可以这么操作。（4）适用的函数：SUM、AVERAGE、COUNT、MAX、MIN等函数。（5）不适用：三维引用不能用于数组式中；三维用于不能与交叉引用运算符（空格）一起使用。二、让不同类型数据用不同颜色显示如果想让符合特定条件的单元格以不同的颜色显示，可以通过执行“格式→条件格式”命令进行设置。1.打开“工作联系单清单”工作簿，选中“提出部门”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选择条件选项，在第三个方框内输入条件数值。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，设置字体颜色及单元格背景颜色。2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件。3.设置完成后，按下“确定”按钮。三、用连字符“&”来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中，可利用连字符“&”，不需要利用函数，（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。方法：1.在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在E1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。2.再次选中E1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中选择“数值”选项，确定后E列的内容即被复制到F列中4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。四、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时在编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某个单元格的内容，这时便可利用Excel的“监视窗口”功能来实现。执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。设置后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。五、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1.建立新菜单并命名：在工具栏空白处右击鼠标，选择“自定义”-“命令”，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称。2.在新菜单中建立工作簿文档：选择“类别”下的“插入”选项，再选择右边“命令”下的“超链接”选项，将它拖到新菜单（常用文档）中，并对它进行命名，建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，可多添加几个文档列表名称。3.建立超链接：选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，定位到相应的工作簿文。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。培训结束谢谢！