关于进一步加强综合档案馆基础业务工作的通知

1关于进一步加强全省各级综合档案馆基础业务建设的通知（赣档字[2015]31号）各设区市、县（市、区）档案局：加强档案基础业务建设是综合档案馆实现规范化、科学化管理和建设数字档案馆的重要内容，是综合档案馆围绕中心，做好服务工作的前提条件，是档案工作对历史负责、为现实服务、替未来着想的直接体现，也是衡量一个综合档案馆管理水平的重要指标。近年来，省局在对市县档案馆考察调研时，发现部分县级综合档案馆在档案馆基础业务方面存在馆藏档案全宗管理不规范、馆藏档案家底不清、档案目录数据著录不规范、到期档案接收工作滞后、档案库房管理不到位等问题，严重影响和制约综合档案馆的服务水平和规范化、科学化、数字化建设。为夯实综合档案馆业务基础，保障全省数字档案馆建设项目顺利开展，根据国家有关标准规范，现就进一步加强全省各级综合档案馆基础业务建设提出以下要求：一、切实加强库房日常管理，确保档案安全各级综合档案馆要建立健全库房安全管理制度和档案安全保管应急预案，完善库房硬件设施配置，严格规范库房的日常管理，切实把“八防”措施落实到位。各级综合档案馆要定期搞好库房内外清洁卫生，定时监测并记录库房温湿度状态，数据超标时要及时进行调控。新接收进馆的档案须经消毒、除尘后方能入库，档案馆要定期开展虫霉和破损情况检查，发现虫霉和破损现象应及时处理。库房钥匙应专人专柜保管，重要档案库房、柜架应实2行双人双锁管理。进库严禁携带火种，库内严禁存放易燃易爆物品。档案出入库要建立登记台账，利用工作中调还档案应进行交接登记，调出利用的档案必须当天归还入库。馆藏重要珍贵档案每年应进行一次全面清点。库房管理人员下班前应对库区例行检查，关闭门窗，切断电源，确保档案安全。二、切实加强统计工作，摸清馆藏家底档案统计是综合档案馆的一项重要基础工作，建立健全科学的档案统计工作，可以准确地反映综合档案馆的真实状况，便于对档案实行科学管理。各级综合档案馆要提高对档案统计工作重要性的认识，认真按照档案统计工作的标准规范，建立健全各种档案统计簿、册和报表，要坚持实事求是的原则，对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、利用、鉴定等情况，及时准确地进行统计，做到馆藏家底清楚。三、切实加强收集工作，做到应收尽收建立门类齐全、数量充分、内容丰富的档案资源体系，是档案事业科学发展的要求，也是档案部门服务党和国家中心工作、服务社会、服务公众的前提条件。各级综合档案馆要切实加强档案收集工作，依法接收属本级综合档案馆接收范围的各立档单位的各种门类与载体的档案，做到应收尽收。特别是新馆已建成投入使用的档案馆，要把档案收集工作作为搬迁新馆后的一项首要工作，全力以赴将应接收的档案全部接收进馆。四、切实规范全宗管理，夯实业务基础按全宗接收、管理档案，是综合档案馆科学管理档案的一个重要原则，各地要以规范全宗管理为抓手，全面推进档案馆基础3业务建设。（一）规范全宗划分各级综合档案馆要根据全宗构成的三个条件规范馆藏全宗的划分。对立档单位机构职能发生变化的，可按以下原则划分全宗：1.应建立新全宗的情况：新成立的机关单位；几个机关单位合并后形成一个新的机关单位；一个机关单位分成几个机关单位，分出来的机关单位；一个机关单位的某一内部机构独立出来成为一个新的机关单位。2.不应建立新全宗的情况：不是机构职能根本性变化，没有产生新的立档单位；机关单位的职能范围部分地扩大或缩小；机关单位内部机构局部进行调整；机关单位的名称、地址或领导关系发生变化；由于某种原因，机关单位工作中断，隔一段时间又恢复，其档案应前后接续。3.中华人民共和国建国前各不同历史时期各政权机关形成的档案，应分开历史时期及政权分别建立全宗。4.特殊情况下全宗的建立：⑴几个机关单位合署办公，一套人马，统一管理，形成的文件难以分开；两个机关单位有比较密切的前后继承关系，且在相互更替期间形成的文件混在一起，难以分开，其档案可以建立联合全宗；⑵对于某些案卷数量很少、单位编号存放不便的全宗，可以通过某种联系将其放在一起，建立汇集全宗。列入汇集全宗的每个小全宗具有相对的独立性不应分散，如果汇集全宗内的某个小全宗的档案数量增加较多时，应独立出来单独建立新的全宗；⑶馆藏中建立不了全宗或无处可归的零散档案，可按一定规律4排放在一起，建立一个档案汇集；⑷临时机构一般不单独建立全宗，其档案归入主管机构全宗管理，但属于各级党委、政府直接领导，执行全局性任务且时间较长、档案数量较大者，可单独建立全宗；⑸机关单位的直属单位或派出机构，其档案一般不单独建立全宗，而归入主管或派出机关单位全宗管理。乡镇机关所属站所，不应另立全宗，应按其隶属关系和档案联系的紧密程度，归入乡镇全宗或县（市、区）直主管单位全宗。如派出所、国税所、地税所、工商所等县（市、区）直机关单位派出机构，应归入县（市、区）直主管单位全宗；财政所、民政所、司法所、文化站、农机站等乡镇直属单位，应归入乡镇全宗。但机构相对固定常设、独立行使职能、文件形成较多的直属单位或派出机构，应单独建立全宗。如省政府驻上海办事处等；⑹机关单位产生的专业档案和重大活动（事件）档案，一般应归入该立档单位全宗（重大活动涉及多个单位的，归入主办或承办单位全宗），不应将某种专业档案和重大活动档案作为一个全宗来管理。如某县的婚姻档案应归入该县民政局档案全宗（如是在乡镇产生的婚姻档案，应归入该乡镇档案全宗），不能将婚姻档案单独划分为一个全宗。为便于查阅利用，各级综合档案馆应对有关专业档案、重大活动档案建立专题目录；⑺“文化大革命”期间，省、地、市、县革委会的档案，由于是在特定历史条件下形成的，为了完整、系统地反映这一历史时期的真实历史面貌，应另立全宗，不与前后的党委、政府（人委会）衔接。凡以革委会（包括筹备小组、筹备委员会）名义形成的或收进的文件，均归入革委会全宗。一般以宣布成立和撤销5的时间为断限。但公社以及各企事业单位革委会档案，不应另立全宗，只作为这些单位全宗的一个组成部分；⑻档案馆馆藏的照片（不能区分到具体全宗）、印章等档案，应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗。（二）规范全宗名称1.一般情况下，全宗名称就是立档单位的名称，按全称或通用简称书写。2.立档单位名称几经变化的，全宗名称以立档单位现用名称为准，其所有曾用名称按时间顺序书写在全宗简况中。3.联合全宗不管涉及几个机关单位，均按一个独立的全宗对待，其名称由所涉及的机关单位名称或适当的概括性文字构成，如“某某县手工业管理局、某某县手工业联社”。4.汇集全宗不管涉及几个机关单位，均按一个独立的全宗对待，其名称由汇集中所涉及机关单位名称的概括性文字构成，具体情况在全宗介绍中加以说明。5.人物或家庭、家族全宗的名称由人名或家名、族名构成。6.中华人民共和国成立之前的档案全宗，应在全宗名称后加圆括号注明政权名称限定词。如“某某县政府（民国）”。（三）规范全宗编号全宗号是管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆编制。全宗号编制应遵循以下原则：1.一个全宗只能使用一个全宗号。全宗号编定以后，不可随意变动。在一个综合档案馆内不能有相同的全宗号。2.各级综合档案馆应根据本地实际情况将馆藏全宗和待进馆全宗按立档单位的性质、相互关系设置不同的全宗群。63.全宗号的编制方法：全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性（即全宗群代码），后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。鉴于我省部分综合档案馆编制的全宗号中的全宗属类代码一直使用阿拉伯数字代表，为保持全宗号稳定和便于管理，这些档案馆可以继续使用阿拉伯数字代表全宗属类代码，但如果全宗号少于4位数的，要补齐为4位数。全宗号的格式是：××××全宗顺序号全宗属类代码4.属于档案馆接收范围但档案尚未移交进馆的立档单位，应按立档单位性质，根据上述有关全宗号的编制原则给定全宗号。（四）规范全宗名册各级综合档案馆要结合档案统计和接收工作的需要，建立和完善全宗名册。要以全宗为单位，组织清点档案数量，按照《全宗名册》式样（详见附件1、2），认真核实填写每个全宗的全宗号、全宗名称、立档单位起止时间、馆藏档案起止时间、案卷数量等。为使全宗名册全面准确反映馆藏全宗基本情况、全宗档案数量和档案接收工作进度情况，全宗名册内的全宗要包括本馆档案接收范围的所有立档单位，档案没有移交进馆的立档单位，也要纳入全宗名册，并给予全宗号，做到看《全宗名册》能清楚馆藏家底。（五）规范全宗卷全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。各级7综合档案馆要按照《全宗卷规范》要求，把所属全宗在档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作形成的材料及时整理放入所对应的全宗卷。五、切实加强领导，推动基础业务建设迈上新台阶各地要高度重视档案馆基础业务建设，切实加强领导，组织专门力量集中时间对档案馆基础业务工作进行一次全面自查，对自查中发现的问题及时进行整改。特别是在实施数字档案馆建设项目时，要重点以全宗为单位对馆藏档案情况进行清查，对检查中发现的全宗划分不合理、名称不正确、编号不规范的要及时修改调整到位。各地接本通知后，要按通知要求重新编制档案馆《全宗名册》和《数字化情况登记表》，《全宗名册》和《数字化情况登记表》填好后，经本单位盖章后报所在设区市档案局审核，由设区市档案局于6月30日前统一报送省档案局业务指导处，省直管县（市）档案局于6月30日前直接报省档案局业务指导处。为推进档案馆基础业务建设，省局将把档案基础业务建设作为本年度工作考核的一项重要内容，并计划在今年下半年对全省各级综合档案馆的《全宗名册》编制、档案接收、馆藏档案清查统计、档案编目、库房管理等基础业务工作进行一次专项检查，对检查中发现存在问题较多的给予通报批评，对管理规范、基础业务工作扎实的给予通报表扬。各地在规范全宗管理等基础业务建设工作中有什么问题和意见，请及时与省档案局业务指导处联系。联系人：王其武8联系电话：[phone]附件：1.档案馆全宗名册2.档案馆馆藏全宗数字化情况登记表江西省档案局2015年5月8日9附件1：档案馆全宗名册填报单位：档案局（盖章）审核单位：市档案局（盖章）填报日期：年月日序号全宗号全宗名称单位起止时间馆藏档案起止时间全宗档案数量备注永久长期（30年）短期（10年）合计卷件卷件卷件卷件合计填表说明：1.全宗档案数量填写馆藏纸质档案的数量；2.列入档案馆接收范围但档案目前还未移交进馆的全宗，也要填写序号、全宗号、全宗名称、单位起止时间。10附件2：档案馆馆藏全宗数字化情况登记表填报单位：档案局（盖章）审核单位：市档案局（盖章）填报日期：年月日序号全宗号全宗名称全宗档案数字化数量备注永久长期（30年）合计卷件卷件卷件合计填表说明：1.全宗档案数字化数量填写馆藏纸质档案数字化的数量；2.只需填写已经数字化的全宗，没有数字化的全宗不填写。