内审员如何有效开展工作.

page内审员如何有效开展工作杨胜迁2012.06page二、如何正确记录审核证据一、如何编制检查表三、如何编制不符合报告page编制质量管理体系计划成立审核小组编制本次审核通知审核的相关事宜准备审核实施：首次会议、现场审核、末次会议审核报告分发相关部门不符合报告发往相关部门纠正措施的制订和实施纠正措施有效性跟踪验证记录保存将改进有效措施纳入标准实施持续改进提供管理评审发往相关部门审核安排、编制审核检查表管理体系内部审核流程图NoYespage4.1内部审核计划的编制与准备4.1.1每年年初，质量负责人根据管理体系运行情况，编制《内部审核年度计划表》，报总经理批准后，对管理体系审核进行组织准备。4.1.2计划内的内审至少一年一次，且要覆盖管理体系的所有要素和部门。4.1.3当客户申诉和投诉或检测工作中发现的问题导致对本公司检测报告的正确性或有效性产生怀疑时，由质量负责人上报总经理批准对相关责任部门和管理体系要素实施附加内部审核。4.1.4内部审核前两周，质量负责人负责组建内审组，内审员应由经过培训并确认其资格的人员来担任，内审员应独立于被审核的工作。质量负责人编制《内部审核实施计划表》，报总经理批准后发放给各受审部门。4.1.5内审员根据内审计划，编写《内审检查表》，明确审核的内容、方法，经质量负责人确认后，作为内审检查项目的指引。4.2内部审核实施4.2.1质量负责人主持召集有关人员举行内审首次会议，说明内审的目的、范围，提出内审注意事项和日程安排，首次会议由质量负责人指定人员作好会议记录，与会人员签到。4.0内审工作流程page4.2.2首次会议结束后，转入现场审核，内审员在《内审检查表》的指引下，通过提问、查看记录、查阅文件、检查实操等方式收集审核证据。4.2.3内审员发现不符合项应在《内审检查表》中详细、准确描述不符合项的状况，并由受审核部门进行确认。4.2.4内审组需在每天的现场审核结束后，召开临时会议，汇总审核结果，对当天审核中发现的不符合项、遇到的情况进行小结，以便确认发现的不符合项的性质及安排余下的工作。4.2.5现场审核结束后，质量负责人召集内审组成员与受审核部门负责人举行末次会议，说明审核结果和所有发现的不符合项，并确保受审核部门人员明确了解不符合项。4.2.6内审组针对每项不符合项发出《内审不合格报告》，内审员在报告中应对不符合项作详细描述，包括不符合事实违反的相关标准条款、管理体系文件的条款及不符合的性质，并提出纠正期限，交责任部门确认后由内审员签发。4.2.7责任部门收到由内审员签发的《内审不合格报告》后，尽快对不符合的原因进行分析，提出纠正措施，经内审组确认后实施。4.2.8如果审核发现不符合项对检测结果已造成影响，经总经理同意，由综合办公室书面通知客户。4.3末次会议完成一周内，由质量负责人编制《内部审核报告》，内容包括审核的目的、范围、实施情况，审核中发现的不符合项及分布情况，管理体系运行有效性的说明等内容，并由总经理批准后发至相关部门。4.4纠正措施的跟踪验证4.4.1对每一份《内审不合格报告》，相关责任部门必须在五个工作日内分析原因，提出初步的纠正措施；对不做出反应者，质量负责人应加以追查并向总经理报告。4.4.2纠正措施的执行情况由内审员进行跟踪确认，验证有效后，在《内审不合格报告》验证栏中签字，并做出纠正措施有效性的结论。如验证时发现纠正措施未能完成或无效时，应重新发出《内审不合格报告》，直到有效为止。4.5纠正措施如涉及到文件的修改，此时应执行《文件控制程序》。4.6有关内部审核的资料包括纠正措施的内容、实施结果的有效性以及所导致的文件修订均应记录并存档。4.7质量负责人将内部审核结果及所采取的纠正措施，提交管理评审，验证管理体系运作的有效性和符合性。4.0内审工作流程page一、如何编制检查表1、收集相关信息2、按照过程方法编制检查内容3、结合重点与难点编制股票代码：0023341、收集哪些相关信息①标准要求——ISO9000/ISO14000/OHSAS18000/PCAP②法律法规要求及其他要求③体系文件要求——手册、程序文件、作业指引④上次审核集中的问题点——所开出的口头与书面的不符合项⑤已知该部门曾经发生过的管理问题股票代码：002334一、如何编制检查表1、收集相关信息2、按照过程方法编制检查内容3、结合重点与难点编制股票代码：0023342、按照过程方法编制检查内容①是否根据标准与实际运行情况策划出相应的程序文件或作业指引等②是否按照所策划的文件进行实施③是否根据实施情况进行相应的监测和记录相应的监测结果④是否对监测结果进行评价及处理，处理记录是否保存，处理结果是否满足要求股票代码：002334举例：查人力资源部请按要求编制检查表股票代码：002334一、如何编制检查表1、收集相关信息2、按照过程方法编制检查内容3、结合重点与难点编制股票代码：0023343、结合管理的重点与难点编制①针对各部门的工作特点与控制重点编制检查内容②针对工作中容易出错的问题编制检查内容③针对管理中的盲点编制检查内容股票代码：002334二、如何正确记录审核证据1、收集审核证据的方法2、审核证据的记录内容与方法3、对于不符合要求之处理方法股票代码：0023341、收集审核证据的方法听：聆听、倾听，听你所关心的；看：敏锐、敏感，丝丝缕缕中看出问题的真相；查：学会抽样查看，学会证实；问：不脱离你的主题，询问你所关心的事。记录：是不可缺少的，尤其是对问题点应予详细的记录股票代码：002334附件1、证据类别b.非客观证据:＊主观推测,推断要发生的事情；＊传闻，陪同人员及无关人员的说话；＊作废文件的规定，擅自改过的记录。股票代码：002334附件1、证据类别a.客观证据:＊存在的客观事实(例如:观察﹑测量﹑实验的结果)﹔＊被访问人员(当事人)的口述﹔＊现存的文件﹑记录等。股票代码：002334二、如何正确记录审核证据1、收集审核证据的方法2、审核证据的记录内容与方法3、对于不符合要求之处理方法股票代码：0023342、审核证据的记录内容与方法①按5W2H方法记录你所发现的事实与测试结果②对于一些文件的引用或记录，尽量用一些唯一性的标识与记录，如：文件名称与编号、版本、版次，表格的标题与编号，注意摘录重要的检测记录、检验人员、检验方法等股票代码：0023342、审核证据的记录内容与方法③包含时间﹑地点﹑人员﹑主题事件﹑主要过程活动实施慨要；④观察到的事实主要过程﹑关键过程和主要信息；⑤不合格情节可追溯，必要时有见证人。股票代码：002334举例1：如何记录所发现的信息审核员来到工程部审核，看到工人在进行设备的维修，审核员问该工人，维修中使用的含油纱布如何处置？工人回答，我们有文件规定，使用后该收集到专用的有害废弃物收集筒中，审核员问有害物收集桶在何处，工人指向车间的一头的一个铁桶，审核员走过去发现，铁桶里有含油纱布，也有生活垃圾，审核员问工程部的部长，为何铁桶里有含油棉纱，也有生活垃圾，部长说，这是生活垃圾桶，那个工人可能不知道这是生活垃圾桶。股票代码：002334举例2：如何记录所发现的信息你在稽核调漆室时,发现程序书OHS-16规定每一个月需更换操作人员防护面具的滤毒罐一次,稽审核时发现目前在调漆室工作的三名员工,其中有一名员工的滤毒罐已有一个半月尚未更换,但该名员工阿鸟向你说明他所使用的滤毒罐一切良好,配戴时并未闻到溶剂的味道,且并无身体不适的感觉.股票代码：002334二、如何正确记录审核证据1、收集审核证据的方法2、审核证据的记录内容与方法3、对于不符合要求之处理方法股票代码：0023343、对于不符合要求之处理①首先要记录该活动所要求的正确内容，如文件所规定的②再记录在现场或测试所发现的不符合之事实，如相关数据，操作方法等③你认为不符合要求的证据，可以自己做一下标识，不要在现场轻易表态，待与审核组共同讨论后，再根据组长要求开出不符合报告股票代码：002334三、如何编制不符合报告1、证据与审核准则进行核对2、不符合事实描述3、不符合报告编制股票代码：0023341、证据与审核准则核对①明确审核准则有哪些：标准、法律法规、顾客要求及其他要求、体系文件（包括一、二、三级文件）②从检查表中列举出可能属于不符合的证据③将所列举出不符合证据与相应的审核准则核对，找出不符合条款及不符合理由。股票代码：002334附件1：不符合的分类a.不符合类型:＊体系性---质量管理体系与有关标准﹑法律﹑法规不符合﹔＊实施性---未按文件/程序实施﹔＊有效性---实施效果未达要求。股票代码：002334附件1：不符合的分类b.不符合性质:＊严重不符合严重不合格通常是指系统性或区域性失效。＊一般不符合个别偶然的后果轻微的对某个区域性或系统有效性影响轻微的。股票代码：002334附件1：不符合的分类b.不符合性质:＊观察项--证据稍不足﹐但存在问题﹐需提醒的事项﹔--已发现问题﹐但尚不能构成不合格﹐如发展下去就有可能构成为不合格的事项﹔--其它需要提醒注意的事项。股票代码：002334三、如何编制不符合报告1、证据与审核准则进行核对2、不符合事实描述3、不符合报告编制股票代码：0023342、不符合事实描述①不要添加任何自己的语言，纯事实描述②语言要简洁、意思要清楚，前后不要矛盾③阐明不符合标准的理由（不符合标准条款中的具体内容）股票代码：002334三、如何编制不符合报告1、证据与审核准则进行核对2、不符合事实描述3、不符合报告编制股票代码：0023343、不符合报告编制①选择不符合报告之模板②搞清楚严重不符合、一般性不符合及口头建议项③待不符合事实与理由搞清楚后，再填写不符合报告之内容，要求被审核部门确认。股票代码：002334附件1、审核发现的形成不要吹毛求疵，应该懂得持续改进，小事以提醒的方式告之；要抓住体系中的大缺失，以帮助别人能改进后有所提高；对重复性发生的小问题，应该当作系统问题提出，这不能应小而放。股票代码：002334附件1：不合格报告三要素标准违背条款（包括要求）不合格严重程度性质状态地点客观事实事物特征当事人要求是什么合同和法规要求体系文件要求标准要求经理说股票代码：002334附件：2010年TUV外审不符合项股票代码：002334•谢谢大家！！！学习是为美好生活而准备的！