内控-印章管理

企业内部控制—印章管理第一条为规范各类印章的刻制、保管及使用，明确印章管理和使用的权限与责任，防范风险，特制定本办法。第二条本办法所指印章包括但不限于公章、法定代表人印章、财务印鉴专用章（包括财务专用章、发票专用章、银行印鉴章）、合同专用章（包括销售合同章）、部门印章及其它业务用印章等。第三条印章管理职责行政管理部门或承担行政事务或办公室工作的部门（以下简称行政部门）负责本单位各类印章的统一刻制、发放登记和收回废止，其它各部门不得私自刻制与废止，印章刻制与废止需经OA审批后方可执行，并将审批记录及原印章交股份总部档案室存档。发生下列情形时，原印章应停用并报废，必要时发布印章废止公告，废止印章未被公安部门收回销毁的应移交至股份总部档案室，由档案室填写《印章停用废止登记薄》：1、机构变动或机构名称改变。2、政府主管部门通知改变印章图样。3、印章损坏。4、印章遗失或被窃，声明作废。第四条禁止同一人同时保管行政公章、合同专用章及财务专用章中任何两枚印章，总经理不得保管公司印章。行政部门负责本单位公章、合同专用章及其他指定印章的管理与使用，不得交于财务部门保管和使用；法定代表人印章由本人或被授权人保管和使用；财务部门负责财务印鉴专用章(包括财务专用章、发票专用章、银行印鉴章)的保管和使用，并按照制衡和分离原则指定不同的人员保管和使用；部门印章及其它业务用印章由使用部门负责保管和使用；董事会章由董事会保管和使用；监事会章由监事会或委托行政部门保管和使用。第五条印章启用前印章保管人须签订印章保管承诺书(见附件一)，留盖印模，标明启用日期，公司总经理、行政负责人、财务负责人需在承诺书上签字，并报股份总部行政服务部备案。保管人发生变化时，第一时间重新签订印章保管承诺书后移交印章，并在3个工作日内报股份总部行政服务部备案。第六条印章保管人员应保证印章的保管安全，必须存放在保险柜内，法定节日期间需对印章进行封存。印章若不慎遗失、损毁、被盗，应迅速向二级单元及公司股份总部行政服务部报告，由股份总部行政服务部负责人向总裁请示后作出登报声明(有必要时)等相应处理，并追究相关人员的责任。第七条印章严禁带出，确因工作需要必须带出使用的，需提交OA申请，注明带出使用事由、使用地点、用印文件名称及数量、携带人姓名、随同人姓名、带出及交还时间(须注明年、月、日、时、分)等内容，审批后由印章保管人携带一同前往；第八条印章保管人员应严格按照规定，经OA审批后方可用印，并对印章使用的正确性负责，未经审批擅自用印、用印文件与批准内容不符以及违反法律法规及公司制度的文件，印章保管人员应拒绝用印。各类合同、协议等须经法务部审核后在落款和骑缝处一并盖章，介绍信须留有存根。第九条严禁在空白纸张、空白表格、手写资料、时间不详、内容不明、字迹模糊、情况不清的之件上加盖印章，确因特殊情况需要，需经OA审准。第十条严禁对经销商、原料供应商及其他外部人员提供在职证明、收入证明、招聘录用证明、福利分房情况、婚姻状况证明等证明。第十一条印章保管人应遵守保密规定，已盖章的文件若未使用，必须立即收回存查或销毁。第十二条各类重要的公文、制度、合同、协议等文件，应留存原件与0A审批文件一同交由档案室存档，由我方先盖章、再提交给他方盖章(或签字)的合同、协议等文件，须保留复印件并约定归还日期，到期及时收回盖章完毕的文件核对后与0A审批文件一同交由档案室存档。第十三条通过OA审批用印申请的应于每年年末导出并打印《统计汇总表》交档案室存档，不能导出《统计汇总表》的，应在用印时填写《印章使用登记薄》，并登记好对应OA申请单号。第三章印章的适用范围与使用规范第十四条公章：公章刻制与销毁须报当地公安部门备案，并通过OA上报审批后方可实施。适用于以企业名义上报国家机关、各级地方政府部门以及发送各协作单位的文件和公函；以企业名义出具的证明、函件及上报或下发的各类内部文件(能够使用行政部门印章的，尽量不使用公章)；以企业名义签订的各类投资、合资合作、经营场所租赁协议等；编制企业财务报表以及其它需要加盖公章的文件资料。公章应盖在文件正面、企业全称或文件落款上，有日期的要骑年盖月，印记要端正清晰，印章的名称与用印件的落款一致(代用章除外)，各类投资及合资合作协议需经法务部审核后方能加盖公章，并加盖齐缝章。第十五条合同专用章：合同专用章的刻制与销毁须报公安部门备案，并通过OA上报审批后方可实施。适用于以企业名义签订的与日常经营业务有关的合同等具有法律约束力的文件(如挂帐协议、购买协议、各类采购和销售协议、合同等)。所有文件需经法务部审核后方能加盖台同专用章，并加盖齐缝章。第十六条法定代表人印章：法定代表人印章的刻制与销毁须报公安部门备案，并OA上报审批后方可实施。适用于由法定代表人签章的文件、法定代表人证书、法定代表人授权委托书、统计报表、银行结算凭证等(能够或要求签字的，应由法定代表人本人签字，无需加盖法定代表人印章)。第十七条财务印鉴专用章：包括财务专用章、发票专用章、银行印鉴章，财务印鉴专用章的刻制与销毁须OA上报审批后方可实施，财务专用章与发票专用章须报公安部门备案。适用于开具发票及其它财务凭证、办理银行金融业务等。凡需加盖财务专用章、发票专用章、银行印鉴章的，必须遵循先盖财务专用章后盖银行印鉴的顺序用印，但重要和特殊的用印或股份总部另有规定的其它用印，须报上一级主管职能部门负责人批准方能用印。第十八条部门印章：部门印章的刻制与销毁须经OA上报审批后方可实施（各三级公司原则上不得刻制部门印章），原则上只能刻制一枚小尺寸的圆形或方、条形章，不得在印章名称前冠以公司全称，不须公安部门备案，除政府主管部门规定外，各单位一律不得刻制可上网的部门印章。适用于以部门名义出具的通知、报告、证明、工作联系函等，仅限公司及部门内部使用，对外不具法律效力（公司总部及个别单位已经刻制的可上网的办公室章除外）。(。第十九条董事会章、监事会章：董事会章、监事会章的刻制与销毁OA上报审批后方可实施，且原则上只能刻制一枚。适用于上报证监会、证券交易所、工商部门等政府监管机构的各类决议、公告、委托书、证明等文件资料。在生产经营活动中，应严格按照《公司法》和股份公司相关规定进行管理和使用，除政府监管部门规定使用的外，严禁擅自使用董事会章、监事会章。第二十条其它业务用印章：业务用印章的刻制与销毁OA上报审批后方可实施，原则上只能刻制一枚小尺寸的圆形或方、条形章，不须公安部门备案，不得在印章名称前冠以公司名称。适用于标记具体业务进展程度、票据真实性等，包括但不限于各类内、外部使用的检验章、收讫章、付讫章、营业章、报关专用章等。业务用章仅限于证明加盖印章的单据票证的真实性、有效性，不具备其它法律效力。第四章责任与处罚第二十一条股份总部行政服务部、审计监察部门负责不定期对各单位印章的刻制、保管和使用情况进行监督、检查，并向其主管领导或上一级主管单位提出处罚建议。对于事实清楚的一般违规行为，可以直接发出处罚通知。第二十二条未经审批擅自刻制印章或不按本办法规定刻制印章的，由单位第一负责人承担责任，并给以单位第一负责人每次5000元的处罚。第二十三条各单位印章保管与使用混乱的(未指定保管人、未签订印章保管承诺书、未严格执行用印审批程序并存档等)，除追究单位第一负责人每次3000元的处罚外，同时对行政管理部门负责人或担任行政事务或办公室工作部门管理的人员进行每次2000元的处罚。第二十四条对违反印章管理办法及相关规定的行为，适用下述处罚：通报批评、现金处罚、降薪、降职或视其情节作出其它处理。印章保管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理，解除劳动合同关系，由此产生的一切经济损失和法律后果由其自行承担。第二十五条对故意违反印章管理规定或保管使用不慎，给企业造成损失或不良影响的，责任人须赔偿损失，并视其情节承担法律责任。