出差管理办法2014-4-10

差旅费管理制度QL7201-2014第1页/共5页厦门强力巨彩光电科技有限公司差旅管理制度主控：行政部编号：QL7201-2014批准：实施日期：2014-04-01替换文件：无1目的：为加强管理，提高出差办事效率，结合公司实际情况，制定本办法。2适用范围：2.1本办法适用于泉州公司及厦门公司非营销中心的各个部门。2.2营销中心依《营销中心差旅费管理制度》执行。3职责与权限：3.1行政部负责制定、修订，审批流程的规范。3.2财务部负责费用报支的监督结算。3.3人力资源部负责出差人员考勤信息的处理。3.4行政部负责公司出差人员车、船、机票的预订。出差人员开具《工作联络单》提前三天向行政部提出申请。3.4总经理负责本办法的批准。3.5本制度自总经理签批之日起执行，原差旅费管理相关制度及与之相悖规定同时废止。4定义：（暂无）5具体内容：5.1出差审批：5.1.1公司员工因工作需要出差的，应填写《出差申请单》，由部门及中心负责人批准后方可出差，多人一起出差统一办理，出差线路、时间须合理安排，并充分考虑本部门的费用预算，切实加强费用控制。5.1.2出差借支：（1）出差需借支差旅费的，可填写《借款单》经有效签核后借支差旅费（附签核有效的《出差申请单》）。（2）借款金额＝出差地点的往返车票金额＋预计出差天数×（住宿标准＋餐费补贴＋交通费补助）,公式中的住宿标准、餐费补贴、交通费补助指按照本规定内本人应享受的标准，差旅费管理制度QL7201-2014第2页/共5页实际借款总额不允许超过以上计算总金额的20%（若往返车票公司统一定购，则实际借款金额中需扣除此部分费用）；另差旅费以外的其它业务开支费用借款，由部门领导签字后，报上级领导批准，方可借款。5.1.3确因工作需要，超标准乘坐飞机、火车软卧等交通工具的，经各中心总监核准后方可办理借款。5.1.4两个工作日内可往返，原则上不予借款。5.1.5出差回公司一周内须向财务部办理报销手续，若前次借款未归还，再次出差不予借款。5.1.6相关审批权责见各中心《权限指引表》。5.2出差的注意事项5.2.1出差人员依公司《考勤管理办法》执行，以便于人力资源部与财务部作为结算依据。5.2.2出差人员在出差期间，需每天按公司上下班时间正常起居作业，并每日向上级主管以电话、短信、邮件的形式反馈，汇报当天出差作业进程。5.2.3直属主管因业务需要或紧急公务，可随时中止或变更出差行程指令。5.2.4出差人员应注意仪表、穿着及言谈举止，以维护公司形象，并不得泄露公司机密。5.2.5出差人员出差期间，应注意安全并不得涉足不正当场所及从事非法活动或有假公济私的行为。5.2.6出差期间因工作实际情况，需要延长天数，须经部门经理和总经理核准出差延长方可有效，不得因私事或借故延长差期，否则超出天数不给予报销差旅相关费用，并视情节轻重给予相应惩处。5.3报销标准5.3.1地区类别：按照不同城市类别执行不同标准：一类城市：直辖市（北京、天津、上海、重庆）经济发达地区（广州、东莞、深圳、厦门、珠海、汕头、杭州、苏州）二类城市：省会城市（呼和浩特、乌鲁木齐、拉萨、银川、南宁、哈尔滨、长春、沈阳、石家庄、郑州、武汉、长沙、太原、济南、西安、南京、福州、合肥、南昌、昆明、贵阳、兰州、西宁、海口、成都等）其他经济发达城市（大连、青岛、宁波、温州、义乌、佛山、无锡、台州、绍兴、威海、烟台、泉州）三类城市：除二类城市外的其他地级市、所有县和县级市及办事处周边远程区和郊县。差旅费管理制度QL7201-2014第3页/共5页5.3.2住宿/餐费补贴报销标准：项目职等职级住宿费标准餐费补贴标准一类城市二类城市三类城市一类城市二类城市三类城市10、11职等实报实报实报实报实报实报实报8、9职等270元/晚240元/晚210元/晚70元/天60元/天50元/天10元/天（已享受通讯费补贴的人员除外）6、7职等240元/晚210元/晚180元/晚60元/天50元/天40元/天5职等（含）以下210元/晚180元/晚150元/晚50元/天40元/天30元/天以上标准按照当地快捷酒店的普通双人标准房来定价（超出标准部分经特批后给予补贴）5.3.3交通工具标准：注：出差人员选择动车出行，单程总行程在6（含）个小时以上，可申请搭乘飞机。5.4报销规定5.4.1相关事项：5.4.1.1乘坐车、船、飞机及住宿费，伙食补贴费限额标准，见上表。5.4.1.2外出参加培训（包括订货费、展览会等）若培训费用中包括相关费用（住宿、交通、用餐等），则出差人员不再享受公司相关补贴待遇。5.4.1.3如当天有跨城市出差，则相关费用核算参照抵达城市为标准。5.4.2住宿费5.4.2.1住宿费在执行标准内实报，因特殊原因需超过规定标准的，以书面形式说明原因报部门领导及总经理核准后方可凭票报销。5.4.2.2公司人员出差，原则上入住办事处，公司给予40元/天住宿补贴，其他补助标准不变；级别职务乘坐交通工具权限费用报支10、11职等副总经理、总经理不限凭票报销8、9职等副总监、总监飞机经济舱（需申请）、动车或高铁一等座、火车硬座硬卧，汽车、出租车、城市公交凭票报销6、7职等部门经理或同职等人员动车或高铁二等座、火车硬座硬卧，汽车、出租车、城市公交凭票报销5职等（含）以下部门职员动车或高铁二等座、火车硬座硬卧，汽车、出租车、城市公交凭票报销差旅费管理制度QL7201-2014第4页/共5页如无法入住办事处，必须事先电话请示部门经理，获得同意后，方可入住酒店，费用标准参考以上住宿标准。5.4.2.3不同职务两人以上同性同行出差的，按一个标准间计算，住宿费按照上述高职务标准给予报销；如果3个人同行则可按照高职务的2个人费用报销。不允许多人累计计算。5.4.2.4出差住宿费必须凭正规发票办理报销，实际住宿费超过规定限额标准的部分自理，不予报销；低于规定标准的部分，依实际消费金额报销；特殊原因住宿费超过规定标准，以书面形式说明原因并由部门领导和总经理核准后报销。5.4.2.5住宿发票报销时必须在发票背面备注入住酒店电话，地址以备核查。5.4.3交通费5.4.3.1外出期间，交通费根据职等所享受的乘车标准，凭正规票据分开列示行程及事由办理报销。5.4.3.2超过规定标准乘坐，按同程标准票价报销，超支部分自理。5.4.3.3加油费核算（1）甲乙之间的距离在200公里以下的方可开车出差，如多人出差考虑实际费用情况需开车的，另行申请。（2）自带车辆出差的，出差期间过路费、停车费凭发票实报实销，油费依公司最新公布的私车公用标准给予补贴。5.4.3.4五职等以下出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：（1）出差目的地偏远，没有公共交通工具的；（2）携有巨款或重要文件须确保安全的；（3）收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；（4）陪同重要客人外出的；（5）执行特殊业务或夜间办事不方便的。以上情况须请示部门或中心负责人同意后方可报销。5.4.4餐费补贴5.4.4.1夜间乘车、船超过12小时的，每人加发一天伙食补贴费；超过24小时的，每人加发两天伙食补贴费。5.4.4.2各部门需严格控制招待费开支。凡因工作需要，出差人员发生业务招待费的，需经各中心总监审批。报销招待费时要根据餐费票据实报实销，同时不再享受当日餐费补贴待遇。差旅费管理制度QL7201-2014第5页/共5页5.4.4.3如果出差总天数在3天以内（含3天），则按实际出差天数给予计算餐费补贴。出差总天数在3天以上，则餐费补贴核算的天数=实际出差总天数-1（天）。例如：某员工1号出差，3号返回，餐费补贴为3天*20元/天=60元；如某员工是1号出差，6号返回，则餐费补贴按5天*20元/天=100元。5.4.5通讯费5.4.5.1公司内部不享有电话补贴的人员出差，按10元/天给予电话补贴；已享有电话补贴的人员出差,不再给予电话补贴。5.4.6出差期间，非工作需要的参观、旅游开支，均由个人自理。5.4.6.1出差人员利用出差机会，就近办理私事的，得事先经派差人批准，而且时间不得超过两天。超过两天时，被批准超限的按事假处理，未经批准的按旷工处理。5.4.6.2办私事期间发生的一切费用一律自行承担，不享受公司补贴待遇。5.5出差人员费用审核报销程序依照财务部规定施行。6.引用文件：（暂无）7.应用表单：7.1【出差申请单】QL/FM-HR-187.2【招待费申请单】QL/FM-FH-002