公司报销管理规定1611

财务报销制度及报销流程为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。本制度适用公司全体员工，包括黄石、鄂州、黄冈、咸宁区域分管公司。第一条报销管理规定及要求（一）发票要求1.报销的原始发票必须是由国家税务部门或财政部门监制的正规发票。发票上各个项目填写完整，开具的发票名头按费用所属分公司填写，单位名称应为公司全称。2.因公司后台人员工作区域在黄石、鄂州、黄冈、咸宁四地，原则上以上四地的发票单据做为报销原始凭证。如有其他区域（如武汉等其他城市）须提供费用审批单方可做为报销原始凭证。3.原始发票上应盖有收款单位的发票专用章，大小写金额必须相符。发票货物名称为“xx一批”或“详见清单”的，应附有明细清单，清单也应加盖发票专用章。4.原始凭证（发票、收据收款）不得涂改，挖补，发现原始凭证有错误的应退回出据单位重开，不得在原始凭证上更改。5.从外单位取得的原始凭证丢失，无法报销时，应取得开票单位的发票复印件，并由原开票单位在复印件上加盖公章，注明复印件与原件相符（发票类），由财务部负责人和公司领导批准后，才能代作原始凭证。（二）审批流程1.报销人（经办人）整理并粘贴原始发票并填写相应凭据，由部门负责人签字，并注明用途；需要履行审批权限的费用，因随付项目审批单。2.财务部会计审核原始发票的正确性、合法性，审核无误后在原始发票上加盖“审核”印章；财务负责人复核。3.总经理审批报销费用。（三）单据收集1.各种报销单据，应按内容分开粘贴，并按金额大小依次粘贴在《报销凭证粘贴单》上，不得用订书订等金属物装订。2.费用发票中如为增值税专用发票时，抵扣联不能与发票联一起粘贴做为报销凭证。抵扣联在财务部审核费用时，交给会计另行存放，如开票信息有误，连同发票联和抵扣联一并退还报销人。3.填写《费用报销单》，此类费用为个人报销费用，报销金额将打给报销单中填列的报销人。4.填写《支票/汇票申请单》此类费用为供应商及房东，申请单上，应详细填写收款单位全称及房东姓名，开户银行，银行账户等相关信息，如因申请人填写错误或字迹潦草造成款项不能及时出账，因此对公司正常经营造成影响及损失的，责任由申请人承担。5.市内交通费及跨城市产生的差旅费应填写《差旅费报销单》，不得用《费用报销单》代替，否则财务有权退回报销人，不予审核办理。交通费及差旅费超出报销单可列明的天数时，应填写出差费用明细单。（四）报销时间及支付办法1.审核时间为每周星期二、三、五全天，每月财务结账、编制会计报表期间（当月26日—次月第六个工作日）停止审核及费用支付。各部门如遇非报销日需有付款项目，应提前与资财部预约，以避免因受理人员办理其他业务而造成的时间冲突。2.如当月25日为周末双休日的，报销截止日为当周的周五。如遇特殊情况，需要调整截止日的，资财部将提前三个工作日下达通知。3.费用报销一律通过网银转账方式支付。4.审核后的报销单由经办人交给出纳安排支付。出纳在接到费用报销单/支票申请单（无特殊原因）三个工作日内办理网银支付。因鄂州、黄冈跨区域的费用需从黄石银行账户转款，故该区域的费用支付时间需延长两个工作日。审核后的报销单据需交于出纳手中，如出纳本人不在时，未交到出纳手中造成票据遗失，资财部不承担责任。（五）特别说明1.当月发生的经营事项不能迟于次月末报销；每年一月份起不再报销上一年度的发票。2.各种报销费用必须与实际相符，严禁弄虚作假，如经发现，按有关规定执行，并追究相关领导责任。第二条差旅费报销制度及标准（一）办理程序：1.出差人员事先填写“出差申请单”，经部门负责人签署意见、总经理批准后方可出差。2.财务人员根据签字后的“出差申请单”和有效出差单据，按费用标准规定，审核费用。3.凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经总经理签署意见后方可报销。4.省内出差的人员，一般不预借差旅费。出差回公司应在一星期内报账。出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负。（二）费用标准1.住宿标准（金额单位：元/天。下同）：地区/人员特区直辖市省会城市其他县市副总以上人员其余人员300300200150实报实销2、伙食及市内交通补助费地区/人员特区直辖市省会城市其他县市伙食补助费50504030市内交通补助费303030153.交通工具标准工具/人员飞机火车长途汽车副总以上人员普通舱软卧、软座、高铁一等座实报其余人员预申请硬卧、硬座、高铁二等座实报（三）报销办法1.住宿费报销出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。住宿费用标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，副总以上人员出差，可单独住宿。2.伙食及市内交通补助费报销a.中午12时前离开本市按全天补助；中午12时后离开本市按半天补助；中午12时前抵达本市按半天补助；中午12时后返抵本市按全天补助。b.对当天往返的省内出差，按“其他县市”标准发放补助。c.外出参加会议及培训，费用中包括食宿时不再享伙食补助费用，只享受市内交通费补助。会议及培训费用中不含食宿时，按伙食及市内交通补助标准予以补助。3.交通费报销a.出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如春运无法购票的，在请示主管领导同意后方可报销。b.出差人员需要按照规定选择交通工具，对有特殊情况需要乘坐其他级别的交通工具时，在出差申请单时注明，并经总经理审批通过后方可乘坐。c.出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外:（1）出差目的地偏远，没有公共交通工具的；（2）携有巨款或重要文件须确保安全的；（3）收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；（4）陪同重要客人外出的；（5）执行特殊业务或夜间办事不方便的.以上情况须请示部门主管同意后方可报销。(四)黄石、鄂州、黄冈、咸宁四地差旅费报销办法1.出差人员因公在以上四地发生的公交车费可凭公交车票（或充值发票）实报实销。报销公交车票时需填写《出差费用明细单》做为报销附件。2.报销出租车费时，按交通费报销规定要求办理。3.员工报销时需提供原始正规票据，连号车票及时间不符的车票一律不予报销，同时对当事人提出警告，再次出现者，将受到严肃处理。4.员工乘坐公交应选择最直接、最经济的路线，严禁绕道而行或中途不必要转换乘车。一经发现。财务人员有权拒绝办理。第三条业务招待费报销规定招待费报销包括招待外部人员、工作餐、团队建设费用。（一）发票报销要求1.报销事项须合法、合理，报销金额为实报实销，提供的票据为税务局认可的票据，不允许用假票、白条等报销。2.餐票等定额发票印章要清晰可识别，印章不清，发票不完整财务不予审核。单次报销必须为同一单位提供的发票，同面额的发票必须连号，不同次的发票不可连号。3.如遇特殊情况，不能提供同一单位且连号的发票，需写明具体情况，由部门经理及总经理审批后与发票一起做报销。（二）报销标准1.招待外部人员费用发生前经办人需办理费用审批单，完成审批流程方可招待。招待费用标准按人均80元/人的标准审核。如超出标准的需经总经理审批方可报销。2.工作餐员工在黄石、鄂州、黄冈、咸宁四地间公出，误餐费按一天20元/人标准审核。多人同行的，由指定人员凭有效发票报销，单据需注明同行人员。财务审核时根据注明人员名单核定报销金额。3.团队建设费（员工聚餐）为加强部门团结，促进沟通和交流，以达到团队建设之目的，设立团队建设费用。费用标准为50元/人/季，人员计算标准为费用发生时点人事花名册为依据。（二）费用发生日五天内到财务部办理报销手续，没有特殊原因，超过时间财务可不予报销。（三）不得以招待费用的原始凭证做为代替其他单据报销。第四条车辆费用报销（一）维修费的报销1.车辆发生故障时须由综管部安排送到指定的厂家进行修理（厂家必须具备一般纳税人资格，或开具代开增值税专用发票3%）2.车辆维修结算由综管部验收确认，公司领导审批后，到资财部办理报账手续，其维修项目清单做为发票附件粘贴存档。（二）汽油费的报销1.综管部每月根据当期油耗及油卡结余，及时申请资金油卡充值。资财部在接到申请单三个工作日内支付款项。2.根据石油公司的规定，在油卡充值时应及时沟通上次费用的发票取得，如每月都有油卡充值，综管部应每月到石油公司取得一次发票。（三）停车费，过路费的报销1.过路费及停车费每月报销一次，如每月过路费用超过500元，综管部可申请专项备用金。2.过路费报销时需附出车明细，对应过路费用支出，无出车明细的费用，资财部可不予报销。（三）车辆规费（含车辆使用税、保险、年审）购买，由综管部申请，经公司领导审核同意后办理。第五条房租及水电费的报销（一）财务部对办理房租及水电费交付业务的相关人员允许实行定额备用金，备用金额度在3000元—4000元内。（二）除机房房租及水电费无需综管部负责人签字外，各分公司下的服务站点的房租及水电费的报销还需由综管部签字。机房及服务站水电费，如房东或物业公司不能提供正规发票，房东或物业公司还需提供上家的电费大票（供电局、自来水公司开具的发票）的复印件做为我公司的可报销原始凭证之一，如不能提供的，不得报销。第六条日常办公费用、办公资产的报销（一）日常办公费用1.公司后台的日常办公费用由综管部统一采购，服务站的日常办公费用及宣传促销品由资财部统一采购，下发时间按照配送规定执行。2.日常办公费用统一由指定供应商提供，对方为我公司提供增值税专用发票（17%、3%）。3.除非是供应商不能采购的物资可另找供应商采购，但必须是能取得增值税专用发票。一般纳税人可提供增值专用发票，税率为17%，小规模纳税人可提供增值税专用发票，税率为3%。如不能提供专票，可另找供应商。（二）办公资产1.公司所有办公资产采购工作由资财部负责。2.各部门提交书面申请，申请内容包括申请事项，申请采购资产的名称、要求、数量及领用时间，部门负责人签字、总经理审批后交由资财部安排采购。3.专用办公设备还需技术部门给出采购资产的参考型号。4.资产到位后，由资产管理员收货并办理入库手续，资产号创建，贴标，然后通知申请人到资财部填写领用信息，方可领用。服务站可要求公司配送组安排配送。资财部已与供应商协商，供应商为我公司提供增值税专用发票（17%），发票随附购销合同，销售清单等。第七条员工预借款程序（一）员工因公事借款，必须填写借支单，注明事由，经部门负责人、公司领导审批后方可到资财部借款。（二）员工不得向公司借款用于私人用途，预借款借支人须在公务完毕后五个工作日内到资财部结清借款。（特殊情况总经理审批）（三）实行定额备用金的借支人须每三个月结清一次。原则上借支人必须按规定时限及时结清备用金，前款不清后款不借。如遇特殊情况，须报请公司领导批准。（四）每年12月25日前，所有个人借支的备用金都必须结清归还。逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。（五）借款单是财务的依据之一，除当日借支当日归还的以外，报销费用时借款单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借款单也不予归还，收据须妥善保管备查。（六）各项借款，不能以未取得发票，或无发票的理由晚报延时报销。如无法取得发票的，在延时次月财务有权一次性或分期从工资中扣回。第八条宣传费用报销程序（一）个宽事业部负责宣传费用的报销工作；（二）广告费、长效费，宣传物资等可取得增值税专用发票，税率为17%、3%。（三）以上所说费用支付时，填写支票汇款申请，长效费、宣传物资还需提供合同、入库单据。第九条本规定适用于黄石、鄂州、黄冈、咸宁地区所属各分公司。第十条各费用的划分应按费用所属的区域为依据填写购货方名称（各分公司）。第十一条本规定从二零一六年一月一日起执行，条款中的解释工作由公司资财管理部负责。公司资财管理部二0一六年一月六日