公司档案管理

公司档案制度第一章目的一、保守档案机密;二、保证各类档案齐全完好，随时提供查询。第二章各类文件资料的保管一.随时收集办理完毕的文件。二.当天进行清理归档、存放。三.将重要档案、长期保留和短期保留文字材料分开存放。四.将各类文字资料建立索引文件标签及目录。五.将所有档案逐一进行登记。项目包括:资料名称编号、存放地点、保存日期。六.对于已失去作用的档案要进行销毁，机密文件用碎纸机进行处理。七.每年要清理一次档案，对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时寻取补救措施，确保档案的安全。第三章员工个人档案的保管和借阅应循规定执行:一.总经理职位可随时调阅。二.员工需调阅时须经总经理批准。归档制度1、凡是反映公司开发、经营、企业管理及项目建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，保存复印件的必须注明原件用途。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务部保存原件。6、由公司对外签订的经济合同，应保留原件。档案保管制度1、公司办公室应有存放档案的专用柜。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。3、档案要分类，分卷装存放，保管要有条理，存放科学。4、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。5、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。4、经确定需销毁的档案，由档案管理人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。5、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。6、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。