公文写作基本知识(冯成)

LOGO公文写作基础知识讲座中共肃州区委党校冯成2011年4月18日LOGO1971年7月9日基辛格秘密访华，同中国代表章文晋、黄华谈判。双方在草拟公告的问题上出现了僵局。美方草案中有句：“中国政府向尼克松发出访华邀请，尼克松表示乐于接受。”中方不同意这种说法。中方草案中写道：“尼克松愿意访华，我们就提出邀请。”美方则不同意这种说法。双方僵持不下。关键时刻，章文晋专为此事请示周恩来总理。周总理仔细斟酌后，将原文改为：“获悉尼克松总统表示愿意访问中华人民共和国，周恩来总理代表中华人民共和国政府邀请尼克松总统于1972年5月以前的适当时间访问中国。尼克松总统愉快地接受了这一邀请。”基辛格看到中方修改后的文本，感到很高兴，马上同意。公文写作基础知识讲座LOGO公文写作基础知识讲座一、公文的特点与功能二、公文的格式三、常见公文的写作四、常用办公文书的写法LOGO公文的特点与功能公文的概念公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。企业公文（包括传真、电报、电子文件等）是企业管理和商务活动过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是依法治企和进行商务活动的重要工具。其格式和要求都依据国务院《国家行政单位公文处理办法》执行。LOGO公文的特征公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；公文必须反映与处理公务活动；公文有一套规范的体式和相互关联、衔接有序的处理程序。公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质。公文的特点与功能LOGO公文的作用一是法规和准绳作用二是领导和指导作用三是沟通和合作作用四是宣传和教育作用五是记录和凭证作用公文的特点与功能LOGO公文的种类----命令（令）是权威性最高的一种行政公文，适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布实行重大强制性象征措施，任免人员，嘉奖有关单位及人员。概念特征1.发文机关的权威性（只有中华人民共和国主席，国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任及县以上各级人民地方政府才可以依照法律规定的权限发布命令）党的领导机关可以和同级人民政府联合发布命令，但要以行政部门的面目出现。2.命令只能用于重大的行政实效，宣布实行重大的行政措施，奖励成就突出的人员。3.从发文作用角度，具有强制性（无条件执行，服从命令，命令一旦下发不许更改）LOGO公文的种类----决定决定是各级党政机关普遍使用的一种具有领导性和规定性的下行公文，适用于对重大事项或重大行动作出安排奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。概念特征1.制约性2.指导性3.稳定性LOGO公文的种类----意见意见适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文，无论作为上行文下行文还是平行文都具有建议的作用，意见往往在特定时间内发生效益力。概念LOGO公文的种类----公告指主要适用于向国内外宣布重要事项或法定事项，发布范围最广的一种公文。概念特征1.发文机关的限制性（发文机关，人大及其常委会，国务院）及其所处部门，各省市自治区直辖市行政领导机关可以制发公告。2.发布范围的广泛性3.内容具有重大性4.从传播方式的角度，传播方式具有新闻性LOGO公文的种类----通告适用于公布社会应当遵守或周知的事项。概念特征1.周知性（一定范围内的人或特定范围内的人知晓，使他们了解有关政策、法令、共同维护社会公务管理秩序）2.广泛性3.法规性（通告可颁布一些地方性法规，特定部门都需执行）4.务实性LOGO公文的种类----通知适用于批转下级机关的公文，转发下级机关或互相隶属机关的公文，发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免或聘用干部。概念特征1.用途的广泛性2.使用的高频性3.公用的指导性4.行文的时效性LOGO公文的种类----通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或情况是使用的公文文种，出现的新情况、新问题、新状况的传播。概念特征1.真实性（不能有差错，编造情况，信息真实）2.教育性对表彰单位激励，对落后单位有鞭笞作用3.典型性4.知照性扩大了通报事项的影响5.时效性近期发生LOGO公文的种类----报告行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文，用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关询问时使用的文种，报告时陈述性的上行文。概念特征1.单一性可以不回复2.陈述性3.事后性所有报告都是在工作开展一段时间后或完成之后LOGO公文的种类----请示适用于向上级机关请求指示，批准的公文，是党政机关都广泛采用的一种上行公文，具有强制性回复的特点。概念特征1.回复性强烈的期复性2.单一性只能对一种情况进行指示，不能在一份公文中对若干事项提出请求3.针对性超出职权范围的，牵涉其它部门时，向上级机关请示4.超前性提前请示，事前行文5.可行性LOGO公文的种类----批复指适用于答复下级机关的请示事项。概念特征1.被动性不是主动行文，公文体制中唯一纯粹被动的文种2.针对性针对性很强，下级机关请示问题或事项，上级机关批复就指向这一问题不能答非所问，也不能牵涉其他3.权威性批复代表了上级机关的权利和意志，目的是指导下级机关工作，具有指令作用4.简明性批复只对请示的事项只作原则或结论性表态，无需做具体的分析或阐述，因此比较简明扼要LOGO公文的种类----议案议案适用于各级人民政府按照法定程序向同级代表大会或人民代表大会常务委员会，提请审议的议事公文。概念特征1.制作主体的法定性2.内容的限定性和重要性3.行文方向的单一性和确定性4.提请的程序性和实现性LOGO公文的种类----会议纪要用以记载和传达会议情况和议定事项时使用的一种行政公文。会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其它有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文。概念特征1.纪实性2.提要性会议要点提炼出来，重点说明回忆中的主要参加者，写基本的议程，简要说与会者的观点以及所达成的共识、形成的决议3.指导性会议纪要中传达的主要会议情况、精神、要点，对于有关部门具有指导作用，要求与会单位或有关部门要以此为依据展开工作，要求下级机关落实会议的议定事项4.称谓语的规范性在会议纪要中要采取固定用语，会议认为，会议提出，会议强调、希望、号召等LOGO公文的种类----函适用于不相互隶属机关之间商洽工作、寻问和答复问题请求和批准事项是所使用的公文，主要是平行文概念特征1.形式灵活，适用性强2.务实性强LOGO一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。三是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。四是非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系。行文关系公文的特点与功能LOGO行文方向上行文，指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示等。下行文，指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。平行文，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。泛行文，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。公文的特点与功能《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》，经中共中央批准，中共中央办公厅1996年5月3日印发。《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》，2000年8月24日国务院发布，2001年1月1日起正式施行；《国家行政机关公文格式》，1999年12月27日国家质量技术监督局发布，2000年1月1日起正式实施。公文处理的“法典”公文用纸主要技术指标：60g—80g胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85%—90%横向耐折度≥15次不透明度≥85%pH值为7.5—9.5一、行政公文格式公文用纸幅面及版面尺寸：A4纸（210mm×297mm）天头（上白边）37mm±1mm订口（左白边）28mm±1mm版心尺寸（不含页码）156mm×225mm排版规格正文用3号仿宋体字每面排22行每行排28字一、行政公文格式公文中各要素标识眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间一、行政公文格式00001××（集团）公司文件××〔2004〕3号××（集团）公司关于加强文书档案工作的通知××房地产公司、××置业、·············、···················、××公司：为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×府[2003]2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1、················意见2、···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）□主题词：文书档案通知□抄送：××档案局□××（集团）公司办公室2004年1月印发眉首主体版记机密★一年特急1、传达行文意图；2、表明文件的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围等。1、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。1、表明文件的法定权威和信息源；2、确定文件的处理缓急和安全要求；3、为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。00001××（集团）公司文件××〔2004〕3号眉首机密★一年特急发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性。1.发文机关标识。较普遍的问题是上行文不用“上行文版式”，或未标识签发人。二、公文眉首常见错误××（集团）公司文件××〔2004〕3号平行、下行公文，至版心上边缘25mm机密特急眉首机密特急××房地产公司××房地产公司文件××房地产公司□××房〔2004〕1号上行文至版心上边缘为80mm。×××□眉首签发人：×××□机密特急××房地产公司××房地产公司文件××房地产公司□××房〔2004〕1号×××□联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。眉首上报的公文需标识签发人姓名;“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。签发人：×××□00001××（集团）公司文件××〔2004〕3号眉首机密★一年特急目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。2.密级标注和保密期限⑴标注不规范。⑵位置不正确。⑶定级不合理。00001××（集团）公司文件××〔2004〕3号眉首机密★一年特急便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1.机关代字；2.机关代字加文种代字；3.机关代字加承办部门代字。年份用全称，用六角括号〔〕不加“第”不编虚号⒊“发文字号”常见错误⑴搭配虚字⑵年号不全⑶错用括号⑷乱设虚位××（集团）公司关于加强文书档案工作的通知××房地产公司、××置业、································、××公司：为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×府〔2003〕2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1.················意见2.···············的通知二〇〇四年一月二日（附注）主体应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容（事由）、文种。每个要素都有其独特的作用，一般不得随意省略。公文主体常见错误⒈文种使用不当⑴错（混）用文种⑵缺少文种⑶生造文种“请示”、“报告”和“意见”“请示”和“函”（一）标题不规范⒉事由表述不清⒊标题滥用符号⒋标题繁琐冗