办公用品采购管理规定及办法

第1页XXXX有限公司办公用品采购与管理办法（试行）第一章总则第一条目的为完善XXXX有限公司（以下简称“集团公司”）办公用品采购制度管理，满足办公需要，控制办公成本，促进采购工作的正常化、规范化，特制定本采购管理办法。第二条适用对象本制度适用于集团公司，集团公司所属子公司和相关单位可参考本办法制订事宜的管理办法。第三条采购原则办公用品采购坚持保证品质优良，合理控制成本的原则；综合考量供应商，同质量价更低为优选的原则；采购物资及需求物资一致性的原则;廉洁自律,不贪便宜,不受贿的原则。二.采购范围、方式、途径及管理职责四.集中采购范围集团公司采购办公用品可分为：（一）文具事务用品1.文件档案管理类：分类文件夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、文件套、名片盒（册）、文件篮等。2、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、钉针系列、削笔刀、胶水、胶带、计算器、仪尺、笔筒、会议牌、等。3、文书用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、记号笔、水彩笔、橡皮、修正液、墨水笔芯、无线装订本、螺旋本、活页本、复写纸、账本（账册）、凭证（单据）、便利贴、会议记录本、专用印章、印台（印油）等。4、电脑周边用品：光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、插线板、电池、路由器等。（二）办公耗材第2页硒鼓、墨盒、打印机组件等打复印纸、传真纸、绘图纸等。网线、水晶头、网线转换接头等。（三）日杂百货日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、抽纸、卷筒纸、毛巾、杯具、保温瓶、饮用水等。（四）办公设备票据装订机、号码机、碎纸机、支票打印机、考勤机、点验钞机、塑封机、扫描仪、电话机、电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、烧水壶、空调、饮水机、电风扇等。（五）办公家具文件柜、杂柜、保险柜、沙发、茶几、办公桌、办公椅、档案柜、铁皮柜等。五.采购方式（一）集中采购：将集团公司各部门办公所需物品采购管理集中化，对同一类材料进行集中化采购。集团公司日常办公、使用频率较高的办公用品（文具事务类、办公耗材类、日杂百货类）采用集中购买方式。（二）分散采购：不在集中采购范围内，请购部门需填写《办公用品请购审批单》并经审批后方可采购，招标采购除外。（三）应急采购：在集中采购范围内，且急需使用。请购部门需填写《办公用品请购审批单》并经审批后优先采购。请购金额少于2000元的申请，行政部可视情况启动采购备用金先行购买。第六条采购途径（一）集中采购途径：以京东网的官方自营店及可开取正规发票的淘宝店家为主，正规实体店为辅。（二）分散采购途径：根据申请部门的需求及方便度来判断是采用电子还是实体途径，一般为单笔金额小于5000元时采用网购的途径，单笔金额大5000元时的采购以集团审批意见操作。（三）应急采购途径：参照集中采购途径。第七条职责权限第3页（一）各请购部门职责1、负责统计并汇总本部门办公室需求经本部门经理审批后上报行政部；2、负责填写《采购申请审批单》并经行政部审批后向集团财务部、集团领导逐层审批；3.负责全集团办公用品分散采购或应急采购与行政部共同验收。4.负责所需办公用品的领用。（二）行政部职责1.负责全集团办公用品采购需求的汇总、询价、采购、验收入库（分散采购或应急采购时与申请部门共同验收）、保管、发放和盘点；2、负责编制办公用品询价对比表；3、负责建立健全办公用品入库、移交、发放和盘点等台账或登记表；4、负责收集并维护供应商信息，保管办公用品各类资料档案等；5、行政部采购员根据申请人填写好的《采购审批申请单》检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量并签字确认；6、负责采购程序的审批；7、负责谈判和确定最终供应商、签订采购合同；8、负责供应商评估和变更；9、对办公用品盘盈盈亏做处理，并有权追究责任人的相关责任。一.财务部负责1、负责根据审批的办公用品付款申请和采购合同要求及时支付价款；2、负责结算各部门领用办公用品的款项；3.负责办理退货款项的收回；4.负责办公用品采购及盘点盈亏的账务处理；5.参与盘点工作的监督；6.负责采购程序的审批。第4页第三章采购流程第八条集中采购流程（一）集中采购周期行政部根据全集团办公用品使用情况，每月5号前集中采购一次。（二）采购申请汇总及审核1、行政部汇总每月各部门办公用品采购需求（申购汇总表详见附件1）和库存情况分类（盘存表详见附件2）于每月25日前上报集团财务部审批。三.进行采购办公用品采购最少有3家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同质量，选价格最低”的原则进行综合评估，最终选择供应商，并签订采购合同。第九条分散及应急采购流程(一）采购申请1.分散采购申购部门所需办公物品不在集中采购名目内的（如不常备的五金、电动工具、装饰用品、招待用品、汽车保养、维修及保险等）申请部门向行政部领取并填写《采购审批申请单》（见附件3）经审批后进行单独购买。2.应急采购申购部门所需办公物品在集中采购名目内且急需使用的，申请部门向行政部领取并填写《采购审批申请单》经审批后优先购买。金额少于2000元的申请，行政部可视情况启用预备金现行购买。（二）审批单的填写行政部采购员根据采购预算及库存情况协助申请人填写《采购审批申请单》，申请人完整填写采购物品特征和其他信息，如购物资名称、规格、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等。（三）采购审核第5页请购部门携填写完整的《采购审批申请单》进行报审流程。由行政部、财务部逐级审核，最终由集团领导审批，通过报审后申请人将采《采购审批申请单》交予采购人员复印存档。（四）进行采购行政部采购员按照审批通过后的《采购审批申请单》报财务部门请款，同时按《采购审批申请单》要求进行采购。第十条进度跟催（一）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物资能适时供应。（二）若采购物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会申请部门。第四章验收与结算领用第十一条验收入库（一）行政部负责集中采购办公用品的验收及入库工作。分散采购或应急采购的验收由请购部门与行政部共同负责，入库由行政部负责。（二）行政部在核对数量、规格、品牌后，建立并填写办公用品入库登记表（见附件4）。（三）如验收不合格的，由采购人员依据申请部门要求进行退换货。（四）若入库办公用品与申请汇总表和合同不符，行政部应及时查明原因，落实责任。第十二条价款结算财务部应根据有集团公司全称抬头发票、办公用品清单、验收单和采购合同及时履行付款手续。如果发票内容与采购内容不符或者没有正规发票，财务部有权拒绝付款。第六章领用采购用品入库后，部门申购的由行政部依据上报的采购清单发放，经部门申购人填写领用记录并签字后方可领用；个人申购的由行政部第6页通知申购人，经申购人做好领用记录后方可领用。行政部还要做好办公用品领用记记录及台账登记。第七章盘点第十三条盘点行政部于每一季度末组织办公用品管理员、财务人员及部门领导对库存办公用品进行盘点，编制办公用品盘存表(见附件2），统计剩余库存数量及其状态，作为下一期申购的依据和核算办公用品消耗成本依据之一。第十四条盘点结果处理办公用品盘点如发现盈亏，行政部应及时查明原因，并拟写盘存结果报告，经集团领导审批做出处理，落实责任人的有关责任。财务部会同行政部对办公用品盘盈或盘亏金额进行确认，集团领导审批后进行账务处理。第八章其他第十五条处罚凡违反本办法的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。第十六条生效日期本办法自发布之日起生效。第十七条附件1、《办公用品每月申报汇总表》2、《办公用品每月盘存表》3、《办公用品请购审批单》4、《办公用品入库表》5、《办公用品季度盘存表》XXXX有限公司2016年01月08日第7页第8页附件1：XXXX有限公司办公用品种类：□文具事务用品□办公耗材□日杂百货□办公设备□办公家具编制时间：序号名称单位品牌型号规格数量单价申请单位12345678910单价汇总：共计人民币元行政部审批：财务部审批：集团领导审批：办公用品每月申购汇总表第9页XXXX有限公司办公用品每月盘存表编制时间：编制人：办公用品种类：（一类）文具事务用品（二类）办公耗材（三类）日杂百货（四类）办公设备（五类）办公家具（七类）票务序号分类物品名称规格型号单位库存数量序号分类物品名称规格型号单位库存数量序号分类物品名称规格型号单位库存数量第10页附件3：XXXX有限公司办公用品请购审批单申请人分管领导希望供货日期年月日物品描述年月日序号名称规格、型号数量预算金额（元）备注1234567合计购买方式网购及地址:门店及地址:行政部意见签字年月日财务部意见签字年月日第11页集团领导意见签字年月日附件4：XXXX有限公司办公用品入库表登记人：日期：序号名称单位品牌型号规格数量复核备注123456789101112131415161718第12页1920第13页XXXX有限公司办公用品季度盘存表编制时间：编制人：行政部：财务部：办公用品种类：（一类）文具事务用品（二类）办公耗材（三类）日杂百货（四类）办公设备（五类）办公家具（七类）票务序号分类物品名称规格型号单位库存数量序号分类物品名称规格型号单位库存数量序号分类物品名称规格型号单位库存数量