内蒙古中西部片区合同管理规定-2014

第1页共14页新奥能源内蒙古中西部合同管理规定新奥能源内蒙古中西部片区合同管理规定1总则1.1目的为了加强合同管理，明确职责，防范风险，正确签订、履行和管理合同，保障新奥能源内蒙古中西部片区（以下简称“内蒙古中西部片区”）合法权益，依据《中华人民共和国合同法》及有关法律法规以及公司相关规定，制定本规定。1.2意义合同管理是公司管理的重要组成部分，是维护企业信誉、实现企业权益的重要保障，各部门及有关人员应认真负责、积极配合，共同做好合同管理工作。1.3适用范围本规定适用于除人事劳动合同、安全协议外的新奥能源内蒙古中西部片区所有成员企业一切合同及协议。1.4释义1.4.1合同：本规定所称的合同，是指企业之间或企业与个人之间签订的各类协议、或企业对外出具的担保书、要约书、承诺书或其它与合同有关的具有法律效力并会产生经济后果的报告书及类似文件的总称。但不包括劳动合同，劳动合同管理由综合管理办公室另行规定。1.4.2业务承办部门：指有业务发展目标与职责，且需要通过合同为业务实现提供保障的部门。1.4.3合同审核相关部门：指对合同执行负有部分或阶段性履行与配合义务的部门，或对合同及其管理负有审查职责的部门。1.4.4合同归口管理部门：是指负责组织审定和审核合同范本及各类合同；监督、检查合同管理情况的部门。1.5合同授权公司总经理负责对外合同、协议的签订；合同内容如超出其日常第2页共14页新奥能源内蒙古中西部合同管理规定经营范围或该合同的实施可能会对公司产生重大影响的，应报控股公司法律事务管理部门审查，由法律事务管理部门报专业集团总经理批准，特别重大的合同应逐级报集团公司审批。1.6合同管理权限1.6.1下列合同在公司内部完成评审后报控股公司批准后方可签订：⑴贷款融资、对外担保、对外投资、10万元以上的资产处置和知识产权合同；⑵长期（3年以上）气源采购合同（非新奥内部）、天然气采购照付不议合同、管道燃气特许经营协议。1.6.2下述合同在签署后3日内报控股公司法律总监备案：物资采购超过100万元、工程造价（预算额）超过100万元、因特殊情况不能使用控股公司范本的合同和成员企业合同评审人意见存在重大不一致的合同。1.6.3上述合同评审期间，必须选择控股相关部门及控股法律事务部进行评审。1.6.4上述合同评审前，合同发起部门必须提供合同签订原因说明文件,至少三家标的物、合同价款对比表，以及详实的资信质料。2合同管理体系和职责2.1计划财务部是合同归口管理的部门，负责组织审定和审核合同范本及各类合同；监督、检查合同管理情况。2.2计划财务部设兼职合同管理员的职责如下：2.2.1参与本企业重大合同的前期调研和谈判；2.2.2指导本企业合同的签订；2.2.3审查本企业待签合同；2.2.4协助办理本企业合同审批手续；2.2.5监督本企业合同的履行以及负责本企业合同日常管理，包括合同的汇总、分类、归档、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作；2.2.6负责、协调本企业合同纠纷的处理，难度较大的应及时联系本企业法律顾问处理，并报控股公司法律总监；第3页共14页新奥能源内蒙古中西部合同管理规定2.2.7负责本企业法律顾问的日常联系和监督法律顾问履行法律顾问合同。3合同分类根据合同内容不同，分为：买卖合同，供用电、水、气、热力合同，赠与合同，借款合同，租赁合同，融资租赁合同，承揽合同，建设工程合同，运输合同，技术合同，保管合同，仓储合同，委托合同，行纪合同、居间合同、投资合同，其他合同共17类合同4合同范本制订4.1合同范本由业务承办部门拟订，按照合同类别提请相关部门评审，无异议后提交计划财务部合同管理员，由其转交公司法律顾问并将法律顾问修改意见反馈业务承办部门，业务承办部门根据法律顾问意见修改范本文本，并将修改后的合同范本反馈计划财务部；4.2计划财务部审核同意后上报总经理；4.3审批通过后，合同范本正式使用；4.4合同范本报控股法律事务部。5合同签订5.1合同、协议订立的原则严格遵守法律、法规，结合本公司实际，遵循“诚实信用、平等互利、协商一致、择优签约”的原则。5.2资信调查合同签订前，业务承办部门须对合同对方进行资信调查，确定合同对方是否具有主体资格、是否符合签约要求、是否具有履约能力。未经资信调查，不得对外签订合同。资信调查的范围包括：5.2.1审核合同对方是否具备主体资质。调查内容包括但不限于：5.2.1.1具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件；5.2.1.2涉及专营许可的，具有相应的经营许可证明文件；5.2.1.3涉及业务资质要求的，具有相应的资质（等级）证书；5.2.2审核对方或其经办人是否具有代理资格：5.2.2.1对方为合同项目代理单位的，具有生效的委托合同或委第4页共14页新奥能源内蒙古中西部合同管理规定托单位签发的授权委托书等证明文件；5.2.2.2对方经办人为合同谈判、签署代理人的，具有授权委托书、职务资格证书、个人身份证等证明文件；5.2.3其他与合同签订、履行相关的事项。上述文件须有对方或相关部门加盖的单位公章并留存，作为合同档案备查。5.2.4对不符合资信调查规定的合同对方，须避免与其发生业务往来。若必须发生业务往来，须在合同合法有效的前提下由其提供合法、真实、有效的担保或由其先履行合同义务。其中，以保证形式做出担保的，须按资信调查的规定对保证人进行资信调查；以财产做出担保的，须对担保财产的权利状态、实际价值等进行调查和评估。此类合同须纳入风险管理重点监控对象。5.2.5业务承办部门对上述调查文件的真实性和调查结论的可靠性负责。5.3合同文本起草5.3.1业务承办部门负责起草合同文本。该类业务有合同范本的，必须采用合同范本。5.3.2订立合同要注意条款的完整性，合同一般包括以下条款：5.3.2.1当事人的名称或者姓名（个人）和住所、电话（传真）、邮政编码、法定代表人姓名、职务等；5.3.2.2标的物（包括货物、劳务、工程项目等）；5.3.2.3数量；5.3.2.4质量；5.3.2.5价款或者报酬及支付方式；5.3.2.6履行期限、地点和方式；5.3.2.7违约责任；5.3.2.8解决纠纷的方法；5.3.2.9变更或解除条件；5.3.2.10签约双方开户银行及银行帐号。第5页共14页新奥能源内蒙古中西部合同管理规定5.3.3合同签订人必须为法定代表人或其授权人，签订人在签字时必须填写日期。5.3.4盖章必须为合同专用章或公章，禁止对方当事人盖章为非法人公章、非法人合同专用章（如项目部、部门章、办事处章、派出机构章）的合同。5.3.5合同对方当事人为个体户，合同应附其营业执照复印件或身份证复印件，并加盖当事人手印。5.3.6对对方出具的格式合同，本着维护公司利益原则，进行协商并进行相应条款的修改后签订。5.3.7单份合同文本达二页以上（含二页）的须加盖骑缝章，合同文字改动处，合同各方应盖章确认。5.3.8合同业务承办部门或经办人对合同对方当事人在合同上签字、盖章行为的真实性负责。5.3.9对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。6合同评审6.1合同评审由合同发起部门负责组织在工作流中进行评审。6.2各类合同发起及评审的相关部门：6.2.1买卖类合同：合同代码：A6.2.1.1物资采购合同：发起部门：工程技术部评审人员：工程技术部主任\总工程师\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.1.2产品购销合同：物资需求部门发起采购申请由工程技术部物资供应科统一进行采购。（如：储配站设备维护、维修配件）发起部门：工程技术部评审人员：工程技术部主任\物资归属部门主任\总工程第6页共14页新奥能源内蒙古中西部合同管理规定师\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.1.3气源采购合同：发起部门：管网运营部评审人员：管网运营部主任\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员。6.2.1.4其它买卖合同由计划财务部根据合同实际情况确定合同发起部门及评审人员。6.2.2供用类合同：合同代码:B6.2.2.1配套建设合同：发起部门：市场部评审人员：市场部主任\分管市场部领导\工程技术部主任\总工程师\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.2.2供气合同：因工作流系统无供气合同评审功能，供气合同须进行纸质合同评审；发起部门：客户服务部评审人员：客户服务部主任\分管客户服务部领导\财务主管\总经理6.2.3租赁类合同：合同代码：E6.2.3.1非营业性租赁合同：6.2.3.1.1宿舍及办公室、楼租赁合同：发起部门：综合管理办公室评审人员：综合管理办公室主任\分管综合管理办公室领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.3.1.2办公车辆租赁合同：第7页共14页新奥能源内蒙古中西部合同管理规定发起部门：综合管理办公室评审人员：综合管理办公室主任\分管综合管理办公室领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.3.2营业性租赁合同：6.2.3.2.1营业厅租赁合同：发起部门：综合管理办公室评审人员：综合管理办公室主任\分管综合管理办公室领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.3.2.2加气站租赁合同：发起部门：车用燃气部评审人员：车用燃气部主任\分管车用燃气部领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.3.2.2运输车辆租赁合同：发起部门：管网运行部评审人员：管网运行部主任\分管管网运行部领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员。6.2.4承揽类合同：合同代码：G6.2.4.1加工、定作、修理、制安合同：发起部门：综合管理办公室评审人员：综合管理办公室主任\分管综合管理办公室领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员。6.2.4.2车辆改装合同：因工作流系统中无车辆改装合同评审功能，车辆改装合同须进行纸质合同评审；车用燃气部每月对新签车辆改装合同进行集中评审及总经理签字、加盖合同印章。发起部门：车用燃气部第8页共14页新奥能源内蒙古中西部合同管理规定评审人员：车用燃气部主任\分管车用燃气部领导财务主管\总经理6.2.5工程类合同：合同代码：H6.2.5.1燃气管道安装工程承包合同（外网、室内、土方）、工程发承包合同、路面硬化、绿化协议、拆除协议、拆除重建协议、其他工程合同：发起部门：工程技术部评审人员：工程技术部主任\总工程师\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.5.2屋顶防水、装饰装修合同：发起部门：综合管理办公室评审人员：综合管理办公室主任\分管综合管理办公室领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.6气源运输合同：合同代码：I发起部门：管网运行部评审人员：管网运行部主任\分管管网运行部领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员。6.2.7技术合同：合同代码：L6.2.7.1技术咨询、培训合同：发起部门：综合管理办公室评审人员：综合管理办公室主任\分管综合管理办公室领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.7.2工程类技术服务合同：发起部门：工程技术部评审人员：工程技术部主任\总工程师\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员第9页共14页新奥能源内蒙古中西部合同管理规定6.2.7.3财务类技术咨询、服务合同：发起部门：计划财务部评审人员：财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.7.4服务类技术合同：发起部门：客户服务部评审人员：客户服务部主任\分管客户服务部领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.8委托合同：合同代码：M6.2.8.1非工程类委托合同：发起部门：委托发起部门评审人员：委托发起部门主任\分管委托发起部门领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.8.2工程类委托合同：发起部门：工程技术部评审人员：工程技术部主任\总工程师\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员6.2.9其它合同：合同代码：Q广宣合同：发起部门：市场部评审人员：市场部主任\分管市场部领导\综合管理办公室主任\财务主管\总经理\计划财务部兼职合