企业对文秘人员素质要求的调查报告

企业对文秘人员素质要求的调查报告俗话说：“知己知彼，百战不殆”，校方为我们市场营销学生开设了“市场调查”课程。开展研究型学习，我们课题小组访问了张家界市和慈利县的一些中小企业的领导，作了关于公司对文秘人员素质要求的调查研究。虽然调查还不够全面，但或许能为今后学校培养文秘人员提供参考。具体情况如下：一、调查目的了解企业目前对招聘文秘的具体要求，根据企业对文秘工作者的要求对教学人才培养方案进行设计。二、调查时间：2011年9月5日―――2011年9月14日三、调查地点：张家界市永定区、张家界市慈利县、苏州。四、调查对象张家界市永定区、张家界市慈利县、苏州的部分中小型企业。主要涉及服务业、销售业、生产加工、采掘业等行业。五、调查方式本次调查采取的是问卷调查、访问调查、观察法及查阅二手资料。问卷是发给中小企业的人事部经理或领导，请他们当场填写问卷，并当场收回问卷。我们总计发出问卷120份，收回100份，回收率约为83.3%。六、调查内容主要调查了中小企业的基本信息和企业对文秘人员素质的要求。问卷共设计了10个问题。（问卷省略）七、调查结果根据调查，可以得出以下的结论：（1）企业需要的文秘人员应具有乐观积极向上的心态（2）企业需要的文秘人员应具有较强的人际沟通能力、语言表达能力、业务知识。（3）文秘人员主要的工作就是完成好领导交办的事物。（4）企业要求文秘人员做的工作主要是办公室的日常行政安排、领导的日常安排。根据上面的一系列图表，我们可以得出以下的结论：在上述分析中，以服务类、私营企业、50人以下为关键词，中小型企业对文秘人员的学历的要求一般都为大专及其以上，对他们的基本要求是对秘书实务、人事工作、财务管理这三方面知识及应用熟悉。小结（1）私营企业50人以下服务行业学历要求：大专秘书实务财务管理人事工作根据上面的一系列图表，我们可以得出以下的结论：（1）企业需要文秘人员具有乐观向上的心态和较强的工作积极性。（2）企业需要文秘人员有较强的人际沟通能力和业务知识。（3）在被调查的100家中小型企业中，文秘人员的工作对象多为主要领导。（4）企业要求文秘人员的工作主要是办公室的日常行政安排、领导的日程安排以及领导的其他工作。小结（2）文秘主要领导办公室日程行政安排领导的其他工作领导的日程安排乐观自信工作积极主动人际沟通业务知识八、建议建议一（1）公司对文秘人员素质的基本要求：作为一名秘书，他一定要是个有责任心的人。这是我们在调查过程中大多数被访问的领导的第一个想法。虽然“责任心”是个非常笼统的概念，但一位副经理这样说道：“我认为，一个有责任心的人，他不会是个做事半途而废的人；一个有责任心的人，他永远不会失去对工作的热诚；一个有责任心的人，他办事领导肯定很放心。”从他对有责任心的人的看法与评价中，我们了解了其中的重要性。不过，这并不是说学历不重要。现今大多数的领导都有较高学历,因此，他们对贴身工作的文秘人员，其学历要求相对也高，一般都应在大专以上，最好要有工作经验，这似乎成了现代企业招聘人才的共识了。当然，作为秘书，不同的秘书工作应具备相应的操作技能，但最基本的也应该具有一些关于业务知识能力及电脑操作的基本能力。基本要求:1、学历结构：大专以上；2、外倾与内倾相结合的性格3、判断力4、公关意识5、个人修养6、合作意识7、文书8、财会9、办公自动化调查中还发现，文秘一发生了一种潜在的变化。现在的文秘已不同于以往的文秘，现在企业要的是“专业”的文秘。例如一个与农业有关的企业，它会招聘懂农业的人，例如农学或种子专业的人才。而非简单的会写文章，会管理的人才。也就是说，更注重一个“专业”。所以，文秘具有极高的被取代性。所以我们要在以后的学习生活中多方面涉及一些东西，防止知识的单一单调化尤其要懂得法律方面的知识，要知法、懂法利用自己的法律知识为社会及自己将来所在的单位谋取利益。（2）在求职面试中，公司会如何考查我们：根据我们的调查，几乎所有的领导都回答，他们会对来应聘文秘工作的人员，进行各种能力测试，而非“智力”测验。如应变能力，当公司遇到紧急事件，此时领导又不在，秘书是否能应付得当，及时采取措施等等。有些领导还提到，也许他们会测试应聘者是否诚实，因为他们需要的不仅是个灵活的秘书，他还需具备诚恳踏实的工作态度。最后，也是最重要的一点，就是要看看应聘者是否对工作有一颗热诚的心。领导们认为，“只有对工作充满热情，才能尽心尽力做好工作，哪怕处在再困难的境地，也会知难而进。”上海易生科技公司副总经理这样说道：“这既是一种对事业的热爱，也是一般的青春活力。”（3）公司对人员试用后，会根据什么来决定是否录用：大多数领导的答案都是大同小异。如日常事务的处理、安排，办事的效率及能力等等。一位副总经理说，看一位秘书工作得是好还是不好，就要看他的“回头率”高不高。如果你是一位接待秘书，由于你工作的出色，许多顾客都希望与你公司再次合作，且下次合作时仍由你来做接待；又如，你是一位专门帮公司搞业务的文秘人员，由于你有善于交际的个性，使新顾客成为今后可能的老顾客，使老顾客仍从不间断地与你谈生意进行贸易往来，这就是高“回头率”了。企业是要讲效益的，有高“回头率“的人员，企业当然会很欢迎。（4）在工作中应如何处理好与同事、与领导的关系：在调查中，各公司的领导给了我们许多建议：在与同事交往时，要表现得合群些，如下班时与同路的人一起回家，有时也跟大家一起出去玩，互相交流交流感情，增进彼此了解。平时做人不要斤斤计较，要有一颗宽容的心，遇事多站在别人的立场上想想，这样你就会成为一名受欢迎的人。在与领导的交谈时，他们谈到，作为秘书要经常适度地给领导以关心，要能够掌握领导的大致思路及意图。如果他正在忙，那么就请务必不要打扰他。当领导遇到困难时，秘书应主动帮助分担，甚至能够帮着解决问题。一位老总说：一名好的秘书在与领导的交往中，成为他的得力助手比成为他的朋友来得更实在些吧。（5）在校的文秘学生，应该在哪些方面尤其需加强修养：职校生踏上社会，参加工作，要去掉学生腔。要加强上面提到的各种修养，要养成行业的行为规范。老总们说，一般秘书的打扮以整洁大方为主，还可适度化点妆，总的看上去要得体，在不同的场合要注意不同的穿着打扮。至于礼仪，许多人认为是一种修养问题，自然作为秘书，能了解这方面的知识，懂得一些礼仪将会为今后的工作及交往带来更多方便。所以在从学校走向社会之际，要加强这方面的训练，养成好的习惯。经过上述调查，我发现企业公司对文秘人员的要求主要表现在三方面：学历、工作能力以及一个人的仪表、礼仪。就如一位副总经理所说的：“学历是一个人良好修养的象征；工作经验是一个人能力的体现；而仪表、礼仪则是一个人素质内涵及精神状态的表现。”无论你今后从事文秘还是其他工作，都请记住以下几点：学历，就是求职过程中的敲门砖；工作能力，就是立足于社会的本钱；仪表、礼仪，就是自身，乃至整个企业形象的体现。建议二根据我们的市场调查分析和二手资料的整理，就学校文秘人才的培养提出以下建议：1．主要实践环节及安排实践环节学期课时主要内容及要求考核基本技能信息技术基础1321．按省一级计算机考试目标训练。2．全面系统掌握文字录入、文档处理、电子表格、数据库技术等技能。3．具备运用MicrosoftOffice等现代办公软件应用操作技能。通过省一级考试。交际口语实训12428221能运用流利地普通话与人交往。2．能基本流利地运用英语口语与人交往。1．通过国家二乙测试。2．通过高校英语B级考试。3．建议参加英语三级等级考试。形体礼仪实训4361．具备秘书形体、举止、言谈规范得体的素养。2．具备秘书职业形象设计能力。3．掌握各种各类职业礼仪规范。建议参加助理形象设计师考试。建议参加国家公关员资格考试专业技应用写作实训23341．掌握文书制作要领和规范，熟悉公文处理程序。2．熟练掌握计划、总结、会议记录、合能独立完成四级秘书常用事务文书写作。2.主要课程能作意向书、商务文书（订货单、产品说明书）写作。3．掌握合同、招投标书、涉外商务文书写作4．了解并熟悉市场调研报告、可行性报告、新闻通稿等较复杂文书写作。档案工作实训5261．掌握现代纸质档案、数字化档案管理基础知识。2．具备档案收集、整理、保管、利用、检索等综合应用技能。能独立完成中等规模单位档案管理。市场营销实训524熟悉市场营销的基本理论知识。建议考营销师证秘书实务实训4361．熟练掌握秘书办会技能。2．熟练掌握秘书办文技能。3．熟练掌握秘书办事、办活动技能。1．考取中级秘书证。2．熟练掌握办文、办会、办事实务。3．建议考取高级秘书证。办公设备实训2201．熟练操作传真机、复印机、扫描仪、摄像机、录音笔等设备。2．具备演示文稿、网页制作、操作技能。3．具备运用搜索引擎完成网络整合、处理信息的技能。1．通过省计算机一级考试。2．建议参加省高级考试。速记实训5341．掌握简符缩略快速记录中文资料技术。2．独立完成录音机、录音笔与速记结合的记录工作。建议通过计算机速记与手写速记考试综合技能秘书综合技能4281．独立完成秘书商务接待、沟通工作。2．独立完成办公室日常事务运作、设备维护、时效管理工作。3．合作完成中型及以上会务、商务、活动筹办运作工作。1．考取中级秘书证。2．建议考取高级秘书证。顶岗实训5240在相关实训基地顶岗实习。校企双方组织的考核合格及以上。毕业论文或者设计61081．撰写具有贴近岗位、贴近专业、选题来自实践的毕业论文或调研报告。2．观点正确，格式规范，字数4000以上。合格及以上。合计★（1）.《秘书语言与交际》本课程以培养现代秘书的口语交往、社会沟通技能为目的，要求学生不仅能规范地运用书面语言，而且能结合语境（社交公关类、推销类、求职面试类等）灵活、得体、艺术地运用口头语言，在交际中学习语言、掌握语言。从而使学生既掌握秘书岗位的规范用语，又能根据不同语境恰如其分地运用好专业语言，以更好完成工作任务和实现工作目的。本课程为《普通话考证》实训的前修课；与后续课《英语口语》一起组合为口语交际实训内容，其后续终结环节是通过普通话二乙测试，高校英语B级考试；并建议参加《大学英语》三级考试。(2).《文秘应用写作》本课程以培养现代秘书的写作技能为目的。课程主要内容为公务文书写作、事务文书写作和经济文书写作的写作要领、制作程序等，通过60篇应用型文章的训练，使学生切实掌握计划、总结、会议记录、合作意向书、商务文书（订货单、产品说明书）写作，熟练掌握合同、招投标书、涉外商务文书的写作。了解并熟悉市场调研报告、可行性报告写作。同时，结合《大学信息技术基础》、《办公自动化》等课程内容，使学生能够运用现代自动化办公设备，熟练地对文书进行电子化采编、管理、传播，从而全面强化学生的写作技能、表达水平和运用能力。正确掌握各类文书的格式及写作要领，能熟练准确地撰拟各类应用文书，具备相应的规范化、程序化处理文书的能力。拟采用案例写作，公文例文纠错测试学生的实际掌握水平，并要求学生能根据各种文体需要实施采访，组织文稿的采、编、写，并能根据各实践部门情况进行真实的文书程序化处理实习。本课程的前修课程为《阅读与写作》、《中国文学欣赏》、《外国文学欣赏》；其后续终结考核环节是毕业论文写作。（3）《秘书理论与实务》本课程以培养学生办会、办事、办文、办活动为核心的管理服务技能为目的。课程的主要内容为秘书工作的基本知识和具体实务。通过秘书案例教学和项目载体教学，以能力本位精神贯穿教学过程，从而使学生全面掌握秘书实务的各项内容、工作程序、方式方法，强化学生的各种现场处理技能，以适应企业、商务、机关事业单位专职秘书岗位的工作需要。掌握秘书应具备的基本素质及秘书工作的基本职能，能分析各种秘书工作案例，通过全真模拟情景演练考核学生独立进行办文、办会、办事的工作能力，为秘书职业资格考证奠定理论基础。本课程采用模块式教学，理论与实践同步交叉进行，加强以学生为主体的实践环节。实训教学采用单项技能模块和综合技能模块相结合，结合虚拟的情景模拟，演练秘书整个工作流程环节。运用情景教学、交互式教学、多媒体教学等手段强化秘书