档案数字化工作指南

1为进一步推进我市档案现代化建设整体进程，方便广大档案工作者快速准确地掌握实用的档案数字化基础技能，我局根据实际工作经验并借鉴有关资料，特将两种主要档案数字化的技术规范、操作方法、步骤等，制成操作实务幻灯片。由于我们首次尝试，时间仓促，不足之处，敬请指正，以便更臻完善。前言常州市档案局二〇〇九年十一月23第一部分技术规范……………………4•一、范围•二、纸质和照片档案数字化基本要求•三、档案整理•四、目录建库•五、全文数字化技术指标•六、图像处理•七、数据验收•八、数据挂接•九、数据备份•十、数据管理、使用注意事项第二部分操作指南……………………21•一、全文数字化扫描•二、全文和永乐内目录的挂接第一部分技术规范概述一、范围本标准规定了纸质档案和照片档案数字化的主要技术要求，提供了相应的操作指南。本标准适用于采用各种设备对纸质档案和照片档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。二、纸质档案数字化基本要求1.基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。2.数字化对象的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。4第一部分技术规范概述(1)符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家法律以及有关规定。(2)价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。3.基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。4.过程管理(1)应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。(2)纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。5第一部分技术规范概述三、档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。1.目录数据准备按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。2.拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。6第一部分技术规范概述3.区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正件的文件可以不扫描原稿。4.页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。5.档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。6.装订扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。7第一部分技术规范概述四、目录建库1.档案著录按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。2.目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。3.目录密级确定在开展全文数字化扫描前，有密级的档案应当在对应的档案目录数据的备注栏注明密级。8第一部分技术规范概述五、全文数字化技术指标★所有全文数字化的成品规定保存在非系统盘的固定目录下，例如“D:\全文\文书\文件级”。1.纸质文件扫描文件格式：PDF格式文件命名：以对应文件档号命名例如：A001200900100010001.pdf扫描分辨率：300×300扫描类型：黑白2.电子文件转换文件格式：PDF格式文件命名：以对应文件档号命名9第一部分技术规范概述3.照片档案处理(1)实体照片扫描文件格式：JPEG格式文件命名：以对应文件档号命名扫描分辨率：300×300扫描类型：彩色(2)电子照片文件格式：JPEG或TIFF格式文件命名：以对应文件档号命名4.扫描登记认真填写全文数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。10第一部分技术规范概述六、图像处理1.图像数据质量检验(1)对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。(2)由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。(3)发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。(4)发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。(5)认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。2.纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。11第一部分技术规范概述3.去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。4.图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。5.裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。12第一部分技术规范概述七、数据验收1.数据抽检(1)以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。(2)一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。2.验收指标(1)目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为不合格。(2)一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%13第一部分技术规范概述3.验收审核验收通过的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。4.验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。14第一部分技术规范概述八、数据挂接1.汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，应及时汇总。2.数据关联以目录数据库为依据，认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，页数是否一致，文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性。最后通过挂接手段实现目录数据和图像数据的批量、快速挂接。3.登记核对认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。15第一部分技术规范概述九、数据备份1.备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。2.备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。3.数据检验备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。4.备份标签数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。5.备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表单。16第一部分技术规范概述十、数据管理、使用注意事项1.各单位应当建立健全信息安全保密制度，确保数字档案室内数据和计算机系统的安全，做到专人专机，责任到人。2.数字档案室内用于管理档案的计算机系统禁止接入国际互联网及其它公共信息网，禁止未经相关领导审批的情况下使用U盘等移动存储介质。3.数字档案室内所有档案数据应当定期脱机复制备份，可采用移动硬盘和刻录光盘结合使用备份，光盘建议刻录两套避光干燥保存。17第一部分技术规范概述4.档案管理相关计算机及其外部设备如需维修，须在维修前将存储器内所有数据剪切至专用移动存储设备中，并将原存储器进行数据的安全销毁处理，确保计算机及与外部设备内无任何信息后方可交由行政中心指定维修地点进行维修。维修过程中，存储有数据的移动存储设备由专人保管。维修完成后，须将数据还原并清空移动设备。如相关计算机及外部设备老化，需要更换新型机器，须将旧计算机中的硬盘、内存条等存储设备拆卸清点登记编号，存放于安全地点，并由处理人向相关职能处室出具详细申请报废说明。5.严禁将打印、传真多功能一体机既用于档案打印，又用于普通电话传真。18第二部分操作指南★档案数字化并不限于使用本指南演示所用软件，本指南仅作参考。在开始档案数字化前，档案室应该安装并调试好相关计算机设备，包括计算机，扫描仪，大容量存储设备，光盘刻录机等。本指南所使用软件：•映象程序（ImagingforWindows2.8）•PDE影像加工系统V6.0•AllOfficeConverterPlatinumV6.1•SybaseSQLAnywhere5.019第二部分操作指南一、全文数字化扫描1.纸质档案的扫描和处理(1)安装并打开映象程序(2)点击“扫描新文档”20第二部分操作指南(３)在扫描仪上放入文件(４)设置扫描参数并点击“扫描”点击“扫描”根据实际情况调节各项参数21第二部分操作指南(５)等待扫描完成(６)扫描完成后进行图像处理页面放大缩小按钮显示当前为文件的第几页，左右按钮分别为翻页按钮此处为需要清除的黑边此处为需要清除的黑点22第二部分操作指南用鼠标框选需要清除的区域按“Delete”键23第二部分操作指南(7)处理完文件内所有页面后点击“保存”，命名文件，以TIF格式保存注意，选择正确的保存位置点击“保存”按钮以对应档号命名，此时以“TIF”格式保存24第二部分操作指南(８)安装并使用PDE影像加工系统进行批量倾斜校正和转换１.打开PDE影像加工系统，并在“工具”菜单中选择“批量处理”25第二部分操作指南２.点击“选择”按钮选定全文所在目录３.然后点击“加载”按钮加载所选目录４.【注意】点击“TIF倾斜边界”按钮进行图像批量倾斜校正，若处理对象包含灰度或者彩色图像，建议不执行该功能５.点击“生成PDF”按钮进行最终PDF输出26第二部分操作指南６.三份TIF文件被转换成PDF格式，纸质档案数字化流程结束。27第二部分操作指南2.照片档案的扫描和处理(１)安装并打开映象程序(２)点击“扫描新文档”28第二部分操作指南(３)在扫描仪上放入文件(４)设置扫描参数并点击“预览”1.分辨率选择300*3002.图像模式选择“彩色”3.点击“预览”按钮后观察照片大小29第二部分操作指南4.在预览窗口内鼠标变为“十”字，沿照片边缘框选整张照片5.最后点击“扫描”按钮开始扫描30第二部分操作指南6.等待扫描结束7.点击“保存”按钮8.选择照片保存位置9.以对应档号命名10.以jpg格式保存31第二部分操作指南3.电子文件转换(1)安装并打开AllOfficeConverterPlatinumV6.1软件首次启动会提示输入注册信息，请使用如下信息注册－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－用户名czdaj注册码75011162191391210808－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－32第二部分操作指南然后重新打开软件，修改语言为简体中文，默认输出目录为全文保存目录。语言设置为简体中文默认输出目录设置为全文保存目录33第二部分操作指南(2)转换1.点击“添加文件夹”按钮2.选择电子文件所在文件夹3.点击“确定”按钮4.点击“转换”按钮开始转换34第二部分操作指南5.选择最终PDF文件保存位置6.在弹出的另存为窗口中，命名PDF文件（删除默认文件名前的多余文字）7.点击“保存”按钮35第二部分操作指南二、全文和永乐内目录的挂接1.单个文件挂接(1)检索出需