供应商交货管理的意义及适时交货的对策

供应商交货管理的意义及适时交货的对策一、交货管理的意义交货管理，是指采购部门在发出采购订单或签订采购合同之后，为确保购用材料的交货期限所采取的一切措施。确保交货期限的目的，是在生产活动中对必需的原材料，在必要时能确实地获得，以免停工待料。在此，所谓“必要之时”，是指在最低成本的要求下，预先计划的原材料的取得时期，超过此时期固然不妥，但超前取得也不合适。所以确保交货期限十分的重要。二、适时交货的对策买方开立订单或签订合同后，供应商便有适时完成订单或合同所定交货任务的责任。但事实上，采购部门往往不能完全信赖供应商一定能准时按约执行，故尚有密切监督供应商执行情况的必要。现将适当的交期的规划与一般决策分述如下：1．进行一般的监督采购单位开立订单或签订合同时，便应决定监督的方法。若采购品并非重要项目，则仅作一般的监督即可，通常仅须注意是否确能按规定时间收到检验报表。有时可用电话查询实际进度。但若采购品较为重要，可能影响企业的营运，则应考虑采用较周密的监督步骤。采购部门要了解实际进度，也可分别从各项来源获知供应商的进度资料。如供应商的制程管制的资料、生产汇报中所得资料、直接访问供应商工厂所见，或供应商按规定送交的定期进度报表等均属此类。2．比较进度时程倘若认为必要，可在采购订单或合同中明确规定供应商应编制预定时程表。此项规定，可在报价说明中或招标须知中说明，并应明确列在订单或合同中。所谓预定时程进度表，应包括全部筹划供应作业的时程，例如企划作业、设计作业、采购作业、工厂能量扩充、工具准备、组件制造、次装配作业、总装配作业、完工试验及装箱交运等全部过程。此外，应明确规定供应商必须编制实际进度表，与预估进度并列对照，并说明延误原因及改进措施。3．工厂实地查证对于重要品项的采购案，除要求供应商按期送进度表外，也应实地前往供应商工厂访问查证。此项查证，应在合同或订单内说明，必要时可派专人驻厂监督。4.买卖双方信息的沟通买卖双方可建立统合性沟通系统，使买方的需要一有变动，立即通知卖方，卖方的供应一有问题，也可随时通知买方，即能顺利解决交货适时问题。5．特案的处理有些特殊性的采购案，如建造工程、国防采购，以及其他一次性的重大采购案等，可用各种标准化的流程管制，如所谓甘特表(Ganttcbart)、计划评核术(PERT)、要径法(CPM)等方法，来进行交货管理。6.供需协调配合由于生产部门或使用部门的需求日程计算过于保守，未设定正常延时宽限；采购计划未就来源或市场可能变动或影响延误的因素加以预估，造成实际交货时间与计划交货时间不符等，都是形成交期延误的主要原因。因而，要防止交期延误，必须先健全本身计划。任何需求与供应计划，都应要求个别计划的正确性，包括时间、数量等，更须重视各计划之间执行的配合度。7．慎选采购方法以招标方式采购，固然具有公平与公正的优点，但是对供应商的经营能力及信用等，不易先作彻底了解。有些供应商可能因无法自行生产，在得标后而再转包出去。有的供应商可能为了先赶制利润较佳的订货，而延误其他货品的交期。有时候，恶性竞争时，竞争对手也可能会进行干扰，造成供应商无法及时生产。对于通过招标方式采购的案件，如要避免供应商延误交货，应注意供应来源的评选。对曾有不良记录者，应提高警惕。在合同中必须详细规定交货办法及违约赔偿规定，必要时并须规定得标厂商提出生产计划进度。8．拟订应变计划偶发因素多属事先无法预料或不可抗力因素，现列述如下：(1)战争战争的发生，可能使所需物料受到阻断，虽订有严密合同，因属不可抗力因素，多无法索赔或追究责任。倘若采购地区有发生战争的可能，应事先研拟适当的“应变计划”。(2)罢工或停工由于劳资纠纷，可能造成供应商员工的罢工而无法生产。因而在采购时，应作调查，凡有纠纷可能或公司制度欠佳者，宜避免与之签约，以防止停工延误交货。(3)自然灾害如台风、水灾或地震等自然灾害，均属不可抗力而事先难以预防者。对此类原因可能造成的延误，唯有对各项物料作个别检讨。凡属存货生产，市场上可随时收购现货者，多不会缺料或延误，无须过分重视。凡属需特别订制才有供应者，则应估计并备足再次订购所需时间内的整个需用数量，即单位时间所需数量乘以再次订购至交货所需时间。例如每天需用1000个，再次订购至交货需时20天，则整个需用数量为20000个。这样，万一发生问题，仍有备用料可供应。另外，也应该做好供应来源调查，力求分散地区，以免某一地区发生灾害，临时无法获得新的可供应的厂商承制。(4)经济因素经济因素包括通货膨胀、汇率及利率变动等。这些因素会导致厂商生产成本大幅增加，如无适当补偿办法，必然会毁约停产。交货期较长，受通货膨胀或汇率及利率影响的物料，在订约时，最好事先注意防范办法。例如采用浮动价格的计价方式，先就订约时生产成本，包括原料、人工及制造费用，确定其厂牌价或指数，待交货时，再与交货时的厂牌价或指数比较，如有涨跌，按实际计算，使双方均能避免上述各项经济因素变动的影响而构成损失。此外，凡是会受到季节性或周期变动影响的物料，采购时机宜恰当，以免在原料缺乏季节无法取得原料而延缓交货。(5)政治或法律因素政治或法律因素也会造成供料不及时，例如政府间的关系改变，影响正常商务交往，造成无法履约或取得物料供应。此外，法律的严格禁止或限制也有影响，例如商标、‘专利、通关等，处处有规定，随时会有限制。因此，与政治或法律欠安全地区的厂商交易，应随时预防，以免措手不及，造成延误。