企业信息化推广工作

集团信息化工作应用和推广2015年集团信息化推广工作任务繁重而又艰巨，ERP、CAPP等项目在企业推广工作中将面临诸多困难，如何让这些信息系统快速上线使用，而且能够便捷高效地服务于企业生产管理经营是值得我们深入思考的问题，我经过总结近几年来过往项目经验，汇总得出四个方面共计13项信息化工作要点，具体如下：一、企业软件信息化项目开展过程中的要点1.数据信息的准确性、完整性是一切信息化工作开展的前提保障目前无论是软件系统本身还是软件开发技术都已经相对成熟，很多信息化系统的推广的难点往往就是数据问题，例如前些年在集团推广的“物流上线项目”。系统上线前的数据收集培训工作、物资数据所涉及到的相关部门人员素质以及严格的考核制度是保证数据质量所不可缺少的。在大型软件项目启动前，为了确保项目进度，数据问题应提前进行顺理准备。2.业务蓝图设计解决方案要做到全面深入、细致深入实施顾问通过对集团大各单位的大规模访谈，与关键用户一起就业务的细节和各业务之间的集成关系进行讨论，梳理出现有业务过程以及涉及到的业务数据。根据调研分析结果结合先进实践，设计各模块的业务蓝图，确定未来的信息流、物流和业务流的处理模式；各单位要对未来部门及员工岗位职责，系统操作流程进行确认。同时各单位在此阶段需要明确各类数据的收集策略、数据编码规则，并全面正式启动数据的收集和整理工作。3.积极配合参与系统功能设计及开发工作IT部开发人员在顾问系统开发过程中要做大全面参与。如果项目为系统升级项目，则参与重点要深入掌握系统功能变革之处，为日后运维工作打下基础。4.软件系统功能开发后各单位必须进行严格的测试及试用集团各单位对于交付给本单位的系统功能，要及时进行功能测试及试用，避免出现由于系统测试不充分导致问题暴露不及时的现象发生。此前在ERP优化升级项目中出现过个别子公司在新系统上线前将本年度所有产品全部在老ERP系统投产，从而导致新系统上线后没有产品可投，无法充分试用新系统，因此问题暴露也不及时。5.系统上线后期的运维服务工作要有必要的保障软件系统上线应用后，无论是系统方案问题还是系统功能本身的问题都需要通过实际测试以及系统试用来检验。系统上线并不标志着项目的结束，而往往成为问题包括的开始，无论是集团外聘实施顾问还是IT部技术人员都需要对系统上线后应用情况进行及时跟进，收集各单位反馈来的问题，认真分析问题原因，确定最终方案。总之系统上线后要坚决避免出现技术人员过早撤离项目的现象发生。6.信息化系统的职责权限及使用安全性目前集团各单位员工在新增信息系统用户职责时都能够按照集团内控文件管理条例填写《信息系统开户/变更申请单》，然而在岗位调动或者员工离职后却未能及时将原有用户职责权限取消或失效。解决该问题需要各子公司及集团人力资源部及时将员工岗位变动信息通知IT部及集团财务部等相关部门，并由这些部门及时调整用户职责权限。二、积极开展各项合理有效的培训工作1.培训工作开展前的各项准备工作信息系统在培训之前首先要明确培训内容及培训对象。将培训内容介绍及人员要求发送至被培训单位相关负责领导手中，由各单位领导确定参与培训人员，要避免出现被培训的人员实际工作与培训内容无关的现象发生。培训过程中要做好全程录像，培训后做好培训材料收集。2.培训工作要先从领导展开由于信息系统专业性较强，为了方便各单位领导更加合理高效安排布置本单位信息化各项工作，因此要求在信息化项目开展后培训工作首先从集团领导及各单位一把手领导开展，让各级领导充分认识到系统系统的给集团以及本单位所带来的重要意义。同时领导在接受培训后能够根据系统提出自己的需求，其次能够安排最适合的员工参与到项目中来。信息系统的开展离不开各级领导的支持，必须通过培训让领导体会到系统是如何规范流程物流，如何服务于企业。3.培训工作要有深入性在信息系统项目结束后，集团应组织优秀的员工参加社会专业培训，从而更进一步提高员工技术能力，为企业服务。例如：OracleEBSR12顾问专家认证培训或ORACLE全球认证课程等。通过这类培训可以让员工从整体上了解系统架构及功能设置，员工通过过往项目经历及部门业务特点，融汇所学到的知识技能，更进一步推动本单位的信息工作快速提升。4.培训工作要有持续性集团每年应定期组织各项信息系统培训，尽管部分培训在项目开展过程中已经完成，但是由于实际工作中人员工作岗位的调离以及新员工的不断加入，培训工作也应当持续开展。集团适当根据需求聘请厂外教师授课。三、建立严格的信息系统应用考核奖惩制度1.考核奖惩制度建立的前提完整的信息化系统考核体系应当建立在系统正式上线并且保证系统运行平稳基础上。这样做的好处是能够分清信息系统应用过程中的责任归属问题。避免出现由于系统或业务原因导致考核不合理现象发生。2.考核制度要由多方共同制定信息系统考核制度应该由项目实施方、集团信息化管理部以及集团各业务部门共同制定。对于ERP优化升级等系统庞大复杂的信息化项目，应当采取以业务部门反馈为主，系统提取数据为辅的考核方式。相关业务部门所承担考核工作反馈情况将决定着信息化工作考核质量。3.现阶段信息化考核工作开展情况以ERP优化升级项目为例，目前的项目考核评分情况并不能完全说明项目实际应用情况。以集团财务部、集团采购部、透平生产运营部等主要负责考核打分的单位不能够按照考核项目及时完整地汇总出所有考核结果，从而影响ERP项目整体考核质量。信息系统考核质量的提升需要增强每名员工的信息化考核意识，及时将错误数据逐层反馈，最终形成完整的考核结果。四、现阶段集团信息化工作所面临的主要问题目前ERP优化升级项目是全集团最重要的信息化任务，自项目启动至今，经过德勤公司与集团各相关单位的共同努力，目前系统已经上线运行数月，但是从近期系统运行状况以及各单位工作情况看来，重点存在以下几方面问题：1.数据问题目前是制约ERP系统平稳运行的主要根本问题仅以金属原材料为例，目前材料牌号填写不规范，材料规格过细，采购与BOM定额物料编码不对应，大量的金属材料编码ERP系统无法处理，给物资管理、报工报产、成本核算、公司间毛坯件交易带来很大困扰。同时外购件编码重复使用率底下等问题也都对系统日常业务运行产生严重影响。2.ERP系统应用过程中存在的问题产品提产报产问题。产品报产与ERP应用要求不相符。按照ERP系统方案要求，ERP报产时间节点为产品包装完成，但是，按照集团实际报产需要，每月的报产产品都没有达到包装时间节点，831等组部所需配套件全部通过暂估投料，暂估投料量数量大，造成出入库信息虚假，给库存管理带来很大困扰。同时物料在到货、接收、检验、入库等环节系统处理不及时问题也严重导致生产工单因为“缺料”而无法报工。3.ERP系统问题虽然系统已经实现了上线运行，但是系统本省仍然存在部分问题，影响系统运行，例如资金计划平台使用问题、产品报工报产困难、问题、HR薪酬与财务集成问题、财务成本核算以及报表数据错误问题等等。4.员工对于ERP项目的态度问题目前部分子公司一把手领导、项目推进经理以及业务专员都对于信息化工作缺乏热情。领导对于某项工作的重视是员工做好该项工作的基础。集团部分领导由于本身对于信息化工作缺乏了解，没能体会到信息化项目的重要意义，导致未能将信息化工作当做一项行政任务来抓，在这样的大环境下，员工自然也有所懈怠。五、未来信息化工作重点方向1.对领导加强信息化的宣贯工作集团日常应该适当聘请外部顾问，为集团及中层以上干部开展信息化培训工作，科普当前主流信息化技术，增强领导们的信息化意识，促进领导对信息化工作的深入了解，懂得通过信息系统提升企业生产经营管理水平，通过信息化系统服务于公司未来发展决策。2.对员工加强信息化培训增强对全体员工的信息化培训工作，采取外部培训和内部培训想结合的方式。培养员工在信息化方面做到能够“走出去，带回来”，通过培训学习，提升员工对信息化工作的理解与技能。3.建立信息化专员机制，建立部门基层信息化组织机构集团应该每年定期组织信息化考核，通过考核及员工工作岗位情况，确定信息化专员。应效仿英语津贴机制，对考核合格、工作能力突出的专员进行奖励津贴。4.加强考核与奖励，考核领导、激励员工要加强信息化工作考核力度，负责考核的单位要对考核结果全面负责。要明确各单位一把手为信息化第一责任人，信息化考核结果必须纳入年底领导干部考核。同时通过开展信息化专员津贴以及外部信息化培训等方式对信息化优秀员工进行奖励。5.加强各部门围绕信息化工作的交流和沟通，建立灵活的例会机制目前集团各单位信息化工作相关的上下游部门或业务相关部门之间信息化交流协作远远不够。这种现状与各单位领导对信息化工作的认识、重视程度有很大关系，通过宣贯、培训、考核等方式增强信息化意识是目前急需开展的工作。同时例会制度应由信息化业务相关部门共同商讨制定，根据例会内容确定参与人员，不拘泥于形式。