企业文件整理规范6月14日课件(修改).

1、归档文件立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2、归档文件整理1）将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。而针对本公司档案暂行规定，各职能部门只需执行装订、分类、排列、编目、装盒，按照规定时间上交给档案室即可。装订分类排列编号编目装盒3、企业文件种类按照中华人民共和国档案行业标准《企业档案工作规则》企业档案细分为十大类：1）经营管理类2）生产管理类3）行政管理类4）党群管理类5）产品生产类6）科研开发类7）项目建设类8）设备仪器类9）会计业务类10）职工管理类4、件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。1、装订归档文件应按件装订。要正确理解“件”的概念，这里并不是指单独一份文件，以下几种情况，应该将文件保存为一件（即装订在一起）。原则上每份文件单独计算为一件。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文版本在前，其他文种在后；有文件处理单的，可放在最前面。转发文与被转发文会议记录以每次会议记录为一件（用记录本记录的，一本为一件）来文和复文为一件，经过若干次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件。归档文件应按件装订成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持原貌不变2、分类档案分类：文书档案、财会类、人事档案、科研类、基建类、设备类、产品类、特殊载体类、实物类。归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。1、按年度分类：将归档文件按其形成的年度进行分类。（文件数量较少可以按年度——保管期限分类）。2、按保管期限分类：归档文件（文书档案）保管期限分为永久和定期两种，定期一般分30年、10年。（参考国家档案局令第10号公布的《企业管理类档案保管期限表》）3、按机构分类：将归档文件按其形成或承办的单位内设机构进行分类。4、按问题分类：将单位的归档文件按工作性质进行分类。如何按问题（工作性质）分类---------按性质分，档案可分为：文书档案、财会类、人事档案、科研类、基建类、设备类、产品类、特殊载体类、实物类。文书档案：是机关、团体、企事业单位在管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的档案的习惯称谓。这里是指党群工作、行政管理、经营管理、生产管理四类管理性文件材料。1）党群工作类：党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等。2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等。3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等4）生产经营类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等。财会类：报表，账簿，凭证，清册等。人事档案：包括员工履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料。科研类：与科研课题相关的开题报告、合同、研究方案、实验分析等材料。基建类：建设项目的综合文件、监理文件、施工文件及竣工图。设备类：设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案。产品类：包含产品的规格、设计文件、使用说明书、工艺文件、鉴定文件等。特殊载体类：包括照片、录音录像等。实物类：立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。如纪念杯、证书、奖章、牌匾、礼品等。3、排列根据分类方案，归档文件在最低一级类目内按事由结合时间、重要程度排列，如以上提及的分类格式：1）年度－机构（问题）－保管期限2）保管期限－年度－机构（问题）另：会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。4、编目归档文件应依据分类方案，按顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。1）件号：暂不用填写2）文件编号：文件的发文号3）责任者：文件材料形成的部门或者主要责任者4）文件材料题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加〔〕号。5）日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。6）页号：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。7）备注：注释文件需说明的情况。归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。文档目录只需要编制成电子档，与文本资料一并移交至档案室即可。将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。1、档案盒1）档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。2）档案盒应采用无酸纸制作。正面侧面背面2、备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括说明、立卷人、检查人和日期。（1）说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。（2）立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。（3）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。（4）日期：归档文件整理完毕的日期。案卷各部分排列格式：案卷封面—卷内文件目录—文件—备考表—封底