企业档案管理学

企业DA是指企业在研发，生产经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式文件。企业DA工作是指企业履行档案管理职责的行为和活动。档案信息化是指运用信息技术对归档文件，数据信息资源及档案进行采集，整合，维护，处置和提供利用服务的DA管理提升过程和工作方式。企业DA管理实践的分型：a前沿型—全员高度参与和知识化导向b规范型—实体管理规范且信息化并举c失控型—意识差导致过程与资源失控企业DA工作存在的问题：1企业DA意识有待强化2企业DA管理需要进一步规范化3企业DA安全需要更强有力的保障4企业DA的收集与归档范围有待优化5企业DA信息化与企业电子档案的管理迫在眉睫3M：人，财，物企业档案工作与企业内部控制：①企业DA管理关系到企业内部控制的目标（内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法法规，资产安全，财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。）②企业DA管理是企业信息管理的基础；③企业内部控制本身需要企业档案维系其过程（企业档案本来就是对企业的各种活动进行记录的有关文件材料，企业的内部控制是企业的一种重要的管理活动，因此，企业档案可以记录企业的内部控制活动）企业DA工作与企业可持续发展：1企业融资环境建设的需要2产品信誉与售后服务2知识管理/科技创新与企业文化建设4档案信息化是企业信息化的基础5国际化环境与DA工作（在具有国际化形象和发展的企业，档案成为企业管理基础的内在管理水平和标志，成为项目合作能否顺利进行的重要细节）企业管理职责：①企业应贯彻国家有关档案工作法律法规和方针建设，建立健全DA工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。②企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导，部门和项目负责人及有关人员职责情况进行考核。③企业应采取必要措施，维护和确保DA完整、准确、安全和系统。④企业资产与产权变动时应做好DA处置工作，国有企业应依照档发字[1998]6号文件的要求进行，其他企业可参照。⑤企业应对DA工作中做出成绩的集体和个人给予表彰鼓励；对违反有关规定造成DA损失的相关人员给予处分。企业DA工作者的职业素质：①精细管理的实践者—细致的品格②文献逻辑的构建者—条理的习惯③核心信息的守护者—安全的意识④文档管理的专业人—文控的技术⑤企业品牌的传播者—文化的眼光。企业DA工作者的岗位责任：法律与制度责任，管理与安全责任，监督与指导责任，服务与绩效责任。企业DA工作性质：基础性，服务性，涉密性企业DA工作原则：机制灵活，自主选择；安全保存，方便利用；宣传引导，精简效能企业DA管理模式（概念）就是企业综合性的档案管理范式。是一个企业在档案组织形式、制度范围、业务流程、运行机制等问题上所做的符合本企业发展实际的现实选择。企业DA的行政归口模式：企业直属部门；隶属于办公室；隶属于综合信息办企业DA的实体管理模式：集中式；分级式；分散式；集中-分散式；委托式；苏州式企业DA工作运行机制是指在一定社会条件下，企业档案工作运行过程中各相关因素之间相互关系及其运作模式。企业DA工作组织结构：分管领导（批准制度，纳入发展规划，健全DA机构，DA奖惩），档案部门（拟定制度，收集利用，编研开发，宣传），职能部门，项目负责人企业DA工作制度是指企业根据自身情况制度在档案工作方面要求企业内部共同遵守的办事规程或行动准则，主要包括企业档案工作规章，企业档案工作管理制度，企业档案工作业务规范和技术要求。三纳入：是指将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。四参加：是指企业档案部门或DA人员参与产品鉴定；科研课题审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。四同步：是指企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步。企业DA工作管理制度：文件材料归档制度；档案鉴定销毁制度；档案保密制度档案利用制度；档案保管制度。企业DAGL的设施设备主要分为：DA业务技术用房，库房，阅览室企业DA部门对文件形成的指导与监督：企业文件标准执行情况；企业文件形成与积累过程；企业科技文件的编号，更改，复制与发放。企业DA收集工作的重点跟踪环节：①产品测试定型；基建工程竣工验收；科研成果鉴定②产品创优；科研成果评奖；工程创优③设备开箱验收；引进项目验收④企业工作人员因公外出参观、学习、参加会议带回的材料；机构调整和人员变动过程中的档案交接。企业DA鉴定的内容：①文件属性鉴定②价值鉴定③信息品质鉴定企业文件的归档范围：①以我为主，初步确定归档范围②正确区分企业文件与企业一般资料之间的界限，避免将一般资料列入归档范围。③对各类企业文件的保存利用价值进行深入分析，将具有现实和长远保存价值的企业文件列入归档范围。企业纸质DA的分类方案，类目：五大类（文书档案，科技档案，会计档案，人事档案，声像实物档案）十小类（经营管理类，生产管理类，行政管理类，党群管理类，产品管理类，科研开发类，项目建设类，设备仪器类，会计业务类，职工管理类）柜（架）排列要求：垂直门窗，避光通风；与墙相隔，意在防潮；留出过道，方便通行；统一编号，以利检阅。照片DA的收集范围：记录企业主要职能活动、重要会议、重要成果、重要产品、重要荣誉的照片；企业领导人参加与本企业、本行业相关的重大活动照片；本企业组织或参加的重要外事、公益活动和反映企业社会声誉的照片；反映本企业面貌、基本建设、重点工程与重大设施。重大项目的照片；上级领导和著名人物来访及本企业知名人物重要活动的照片；反映企业重大事故和危机处理的照片；反映本企业职工重要活动和企业文化的照片；其他对企业具有保存价值的照片实物DA：是企业DA载体的一种重要表现形式，实物档案以具体的物质形态为主要特征而存在，具有直观性，形象性，临场感的特征。实物DA的收集对象：荣誉称号，过期印章，证书，证明，锦旗，奖牌，相册，图片，领导人和名人题词，题字及金属牌匾，产品样本，标本企业DA信息开发与利用方式：①档案借阅②档案复件或替代品服务③数字化信息服务企业DA编研成果类型：企业科技成果简介；企业档案数据汇编；企业档案信息图录手册；企业大事记；企业年鉴；企业史志；企业声像信息编辑；档案专题数据库建设。知识化DA信息产品：指企业DA部门通过档案信息资源的整合和深度开发所获得的高清晰度，高确定性档案成果。因为其明确的概念性，知识性，因而可以为企业决策提供数据和智力支撑。企业DA陈列室展厅的五个部分：企业形象区，历史区，产业区，社会责任区，互动体验区。信息化：是指‘培育，发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。信息化内容：用户需求，政府导向；信息资源，信息网络；信息技术，信息化产业。企业DA信息化内驱动力：①企业电子DA管理与利用；②企业DA管理工作者的职业使命需求③信息技术扩散的自发性需求企业DA信息化建设内容（具体工作）：①DA信息资源建设（DA目录数据库建设；DA目录中心建设；DA全文数据库和多媒体数据库建设；电子文件归档管理；电子DA接受、保管、利用的技术方法；档案数字化）②档案信息化基础设施建设（推进运营计算机管理档案；建设和完善局域网；并且与当地政务网联通）③DA管理应用系统建设（推广应用相对统一，符合规范的DA管理软件；参与当地政府上网工程和电子政务建设；建立链接本地区各级各类档案网站的门户网站；建设示范性数字DA馆。④DA信息化人才队伍建设（DA业务人员培训工作；DA信息化建设相关技术培训课程与教材的建设）⑤DA信息化标准规范建设（推进DA信息化法制建设；完善DA信息化标准体系）⑥档案信息安全保障体系建设（建设DA安全保障体系框架；完善DA信息安全管理体制；提高信息安全意识）企业电子文件归档要求：格式要求，技术性要求，利用要求，备份要求企业电子文件归档原则：全程管理原则，前端控制原则，集中备份原则企业数字DA馆：企业数字DA馆是依托企业高速宽带通信网络设施，利用数字化手段，对企业形成的档案信息资源进行收集、处理，实现企业资源自动化管理、存储和利用，充分实现DA资源共享的分布式数字信息管理系统。数字DA馆功能定位：能够实时采集企业信息，形成企业综合信息资源库；完成企业海量数据存储；能进行企业DA信息的有效访问与查询；能完成企业DA信息的发布与传递；能完成企业电子档案的系统管理；能实现企业电子档案的安全保护。企业DA信息化实施：（原则）以提升企业竞争力和提高企业效益为根本原则；以促进有效管理为原则；以发挥档案自残作用为原则。（条件）企业分管档案领导支持；企业全员有管理创新的意识观念；企业有档案信息化的内在需求；企业有管理基础和技术基础；企业DA管理部门有切实可行的DA信息化规划；企业DA信息化有专门的部门和领导来组织管理。国有企业DAGL的现状及促进策略：（现状）①拥有一定的DA基础，但发展水平参差不齐，整体水平有待提高②DA管理机构的主动性，危机意识，服务意识还很薄弱③DA工作缺少持续健康发展的体制，制度保证9（策略）建设企业DA工作良好发展的制度环境；理顺企业DA工作管理体制；明确DA机构职责，提高DA工作效能；运用现代技术和先进管理理念，提高档案工作层次。民营企业DA管理的现状及促进策略：（现状）①大多数处于分散式管理，缺乏对企业DA的有效管理；②缺乏稳定的档案组织结构体系和基础的档案管理制度；③企业完全自主，缺乏积极有效的专业引导（策略）配备DA人员，购置基本DA硬件设备；建立基础的DA工作组织结构和制度体系；确立属地管理体制，加强DA行政管理部门引导；重点关注关系企业切身利益的DA。