企业档案管理宣传提纲-文档收集.

第一讲企业档案的作用环保科技有限公司企业档案管理2014年12月•企业档案的概念•企业档案的作用•企业档案的意识•企业档案与企业员工的关系•企业档案与企业利益的关系目录本次培训目的：1.了解企业档案的基本概念2.提高企业档案管理重要性的认识；3.增强企业职工档案管理的意识1、企业档案：企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文档。企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。所以必须要重视企业档案管理一、企业档案的概念企业档案是企业在各项活动中直接形成的真实记录。作为信息与存在形式完整统一的原始记录物,企业档案的信息反映了企业经营管理、生产、科研等各个方面实践活动的面貌,成为企业知识实在的表征之一,而档案的实体则构成企业知识的一种重要的媒体或介质。例如：公司的一个项目案例中，其档案文档所包含内容应该有：项目合同，项目任务书，项目计划书，项目设计计划，设备购买计划，施工方案，安全、消防措施与紧急预案，施工过程中的施工记录，紧急事件采取的措施，应用的科技技术，项目竣工报告，客户验收记录，项目交接记录等等。假如一个项目中还有分包商的情况下，还需要分包商的资质，并有特殊工种、危险工种专业证书的检查记录（或复印件）。上述内容是企业活动中作为信息与存在形式完整统一的原始记录物，是构成档案实体的一种重要的媒体或介质。2、企业档案工作：企业履行档案管理职责的行为和活动。在企业活动中，企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。我们必须要做好企业档案的管理！企业档案工作应以“满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求”为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。3、企业档案工作原则：集中统一领导，分级管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，实现企业档案资源的有效利用。这是我们做好档案管理工作的目标！企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。企业档案管理是“以合同为核心，以企业利益（经济效益）为第一位”的，所以企业档案在企业活动中的作用更显重要。主要包含以下四个方面：1、法律证据作用2、责任认定作用3、信息支持作用4、文化积累与承传作用二、企业档案的作用企业档案是证据存在的基本要素。在企业活动中，合同争议是一种常见的法律案件。企业与外界进行经济交往中签署的各类合同，尤其是根据实际情况增加的补充、变更协议，由于这些合同或相关原始资料的缺失，使得企业在合同的履行过程中发生争议，协商不成而被推向被告席位时败诉的局面在所难免。企业在应对上述各种诉讼案件中必须寻找有力的证据材料，为企业避免不必要的经济损失，维护企业权益。而这些证据主要来源于去也档案之中。1、法律证据作用所以，我们应该在日常档案管理中增强法制意识，及时收集、整理、保存好档案。企业管理千头万绪，但万变不离其宗，业务经营、技术研究、行政管理、人力资源、财务资金、企业文化、社区往来，文件收发、签章盖印、信函交寄等等这些事务性工作，都离不开企业档案。所以从领导到普通员工必须统一思想认识，要有法制意识与观念；要有保存原始凭证、文件记录的习惯；要有程序制度逐级办理的手续履行的习惯；要有回执、查询的记录及原始材料保存的习惯。2、责任认定作用前面提到，企业档案是企业活动真实完整的记录，他会真实完整的记录企业每一个活动从发生、发展到终结的全过程，因此，档案资料能将企业活动当时事态的初衷及发展完完全全的反应出来，这就是法律责任最想要的佐证。除法律责任外，企业档案中还会明确的记录下参加企业活动中每个人的权力、义务和责任，每个人的岗位不同，权力和义务不同，且担负的责任也不同。当企业一个活动终结后，每个人的义务和责任都会在档案中反应出来，所以，企业档案是责任认定的最有力的证据。企业档案本身就是一种信息。企业档案的信息支持作用可从三个方面体现：(1)、企业档案是企业各项活动的历史记录，反映的是“已经完成或告一段落的事物或活动”，明确了档案的历史性。(2)、企业档案是企业活动的直接记录。企业档案是伴随企业活动而产生的，是关于企业活动的第一手材料，真实反映企业各项活动，具有凭证、依据等法律证据作用。(3)、企业档案是保存备查的企业活动的记录。3、信息支持作用•档案是人们在社会活动中留下的原始历史纪录，具有丰富的文化内涵。档案的物质表现形态，档案的形成与管理，档案的开发利用，都是与特定时代的文化发展状况直接相联的。•档案蕴含丰富的历史文化知识，是人类文明进步的阶梯，具有重要的文化媒介作用。人们对各族历史文化的了解，主要是通过吏书、档案文献和文物实现的，其中档案的作用极为显著。•档案史料具有真实性、权威性的特征，是民族文化教育的重要材料。4、文化积累与承传作用给大家提出两个问题1、就目前我公司存储的档案文档，能否系统展示我公司从无到有，从小到大的发展历程？（从几个人到几百人，从一个小公司到一个大集团）2、公司有多个工程项目，能否用我们现存的档案，展示某一个典型工程项目的成功案例。（从制定标书招标、签订合同、设计施工流程、施工过程问题的解决、使用了什么高科技技术……，到工程竣工验收，交付用户使用。）•在社会环境中，一个企业不是孤立存在的；•企业活动要受到多方面的制约；•企业的一切行为要遵循国家的法律法规，如资质认证、税收、审计等；•以上所有方方面面都需要档案的支撑。1、企业档案与社会环境三、企业档案意识(1)要充分认识档案意识的个性化特征，强化档案利益关系，选准工作入手点。(2)深化档案意识的法治化趋势，明确企业档案工作的根本目的，确定档案人员的法定权力和职业道德界限。(3)提出档案意识的资源配置化发展方向，全方位为企业各项工作服务。企业档案管理的根本目的：利益第一，工具第二，发展第三三、企业档案意识2、企业档案意识的趋向企业档案作为企业这一特定社会系统中的一个子系统，与企业本身的体制以及企业管理和改革等活动有着密切关系，而企业本身的体制以及企业管理的不断深化又必然会对企业档案产生重要的影响。所以良好的档案意识，定能对企业档案信息工作的发展起到有力的推动作用，强化档案工作意识，企业档案工作就会蓬勃发展。1、企业的任何员工或任何岗位，实际上已经成为企业文档的形成者和利用者——全员的概念2、企业的任何员工或任何岗位，都拥有具体的文档形成任务和完成任务的标准——责任的概念3、企业的任何员工或任何岗位，都可以在企业可控制的范围内利用企业已经生成的文档信息——有效利用的概念4、企业的任何员工因任何原因离岗，都必须清理并移交自己责任范围内的文档材料——信息资源属权的概念。四、企业文档与企业员工的关系企业档案与企业经济效益的关系涉及到多个方面，鉴于篇幅有限，本次只从一个方面简单论述。根据现代企业制度规定可知，在市场经济下，企业是以规范和完善的法人制度为主体，以保值增值为目的，逐渐实现企业经济效益的最大化。根据我公司目前的经营方式，公司经济效益的来源主要取决于公司与客户签订的合同多少，签订的合同越多，公司承揽的工程、项目和科研就越多，年度的经济效益就会越高。五、企业档案与企业利益的关系怎样才能与客户签订更多的合同呢？除与客户的相互关系和公司的公关能力外，一个主要的因素就是公司的各种资质。没有资质的企业是不会有任何客户愿意和你签订合同的。这些资质的保管、利用就是档案管理的一部分。而这些资质的取得，一方面是企业的注册资本，另一方面是企业有多少专业人才、有多少科技成果、有多少施工经验。专业人才可提供取得资质的基本资料（学历、学位、职称证书，专业技术资格证书，科研成果、专利证书等等），此外，多种资质的年度审核，也需要这些资料的支撑。这些资料都是档案文档应该保存的一部分。没有这些资料，要申领某些资质证书可能比较困难。科技成果、施工经验在资质申领中，也是通过文档的形式提供的，不需要提供科研产品，也不用提供施工场所。此外，企业的三标审核，财务的审计等等，都离不开档案资料的支撑。企业在生产、经营、管理和科研活动中直接形成了各种门类的档案。企业档案的信息反映了企业经营管理、生产、科研等各个方面实践活动的面貌，通过对企业档案的有效利用,总结过去的经验教训,就能为企业领导提供决策依据;为企业新产品开发提供经验资料;为竣工后的工程项目提供改造、维护和管理的技术数据等等。可见,企业档案与企业的经济效益是紧密相联的。综上所述，随着市场经济的不断深入和发展，档案在企业经营、科研、管理和树立形象、维护权益，创建企业文化等方面的作用越来越突出，加强档案工作对于增强企业市场竞争能力，促进企业各项工作全面、协调发展具有重要意义。企业档案管理工作的最终目的，就是最大限度地开发利用档案信息资源，为企业各项生产、经营提供有效服务、充分利用档案的潜在价值，为企业创造出更多的社会效益和经济效益，使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。本讲到此结束，下一讲将讲解企业档案的收集•1987年9月5日颁布了《中华人民共和国档案法》；•1996年7月5日修定了《中华人民共和国档案法》；•1990年10月24日发布《中华人民共和国档案法实施办法》；•1999年5月5日修订后《中华人民共和国档案法实施办法》重新发布。附录：档案法和档案法实施办法谢谢！