优化社会保险业务档案管理工作刍议

1优化社会保险业务档案管理工作刍议摘要：社会保险业务档案属于民生档案的重要组成部分，随着社会保障制度改革步伐的加快，参加社会保障的人数和范围日趋扩大，社会保险业务量的日益加大，使得档案数量增长迅速，这给社会保险业务档案管理工作带来了前所未有的挑战和压力。社会保险业务档案管理工作的各个环节是否科学，成为当前业内人士应当关注的重要课题，这将直接关系到百姓的切身利益，关系到社会和谐。本文通过对XX市XX区社会保险业务档案管理现状进行分析，结合工作实际，就社会保险业务档案在收、管、用过程中遇到的问题，浅谈几点看法，并提出建设性的对策。近年来，我国的社会保障事业迅猛发展，社保档案管理却相对滞后。由于我国社会保障管理功能分散在各个部门机构，社会保险档案由各经办机构分散保存，存在管理规范标准不详尽、不统一，查询利用不便等弊端。2009年，人力资源社会保障部和国家档案局联合发布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，初步改变了社会保险业务档案管理无章可循的状态，但在分类、鉴定、整理、保管、利用等社会保险业务档案的规范管理指导上仍显不足。针对这种情况，XX市XX区档案局对本区内社会保险业务档案管理现状进行了调研，对针对存在的问题，提出对应的解决措施。一、XX区社会保险业务档案管理现状本次调研的XX区社会保险业务档案主要包括XX区人力资源和社会保障局所属社保中心和医保中心形成的社保、养老、医疗、失业、工伤、生育等档案。其中，社保中心保管档案10余万卷，按目前社保业务量，社保中心每年新增档案215000卷，总库房面积约1500平方米，预计到2017年，库房将达到饱和。社保中心成立业务档案管理科，专门负责社保业务档案接收、整理、编目、数字化、入库等工作。目前，已完成了2010年至2012年社保档案实体整理及电子扫描工作，可实现档案网上查询利用。今后，将逐步实现档案加工与业务经办同步。但是，1986～2009年的档案受人力和场所等条件制约，加之档案积存量巨大，耗费了大量时间与人力，仅完成初步整理。由医保中心保管的档案有16215箱（800余万件），每年新增档案约600箱（30万件），总库房面积约750平方米，预留四年的存量。医保中心建立档案管理领导小组，实行三级管理，专人负责，完成了2011年至2013年各类医疗保险业务档案标准化归档管理工作（共计1923箱），并实现档案目录电子检索。完成了2010年以前的14093箱档案的初步整理。二、社会保险业务档案管理中亟待解决的问题1.社会保险业务档案管理分散，标准不一。我国现行社会保障管理体制无论是组织管理机构建设，还是立法规定都相对分散。由于管理机构分散、不集中，在档案管理上没有统一的标准，管理方法滞后，缺乏结合实际细化各类社保档案的管理细则，造成档案实体管理投入较大，社会服务功效甚微。2.档案实体存量多、增量大，归档材料应该“瘦身”。社会保险体系的不断完善，保险种类的多样化，使得参保人数和范围广泛覆盖，参保方式更加细化，保险工作的业务量连年大幅提升，与此带来的是社会保险业务档案的与日俱增。以XX区为例，社保中心档案的年增量为15000卷，医保中心档案年增量为30万件。如此巨大的增量，为社保档案管理和库房管理带来了空前的压力。按现有方式管理社会保险业务档案实体，管理成本将不堪重负。3.部分档案利用价值不高，利用率偏低。通过对近两年档案利用情况进行跟踪分析，XX区社保中心业务档案的利用量每年只有300余件,主要是内控部门、基金监督部门、业务科室及参保单位查阅利用一些依据性档案材料，约占总查阅量的99%，而审批材料只占1%,基本上未接待公民查阅档案。医保中心业务档案的利用量约为每年150件，以审批材料中的医疗费原始单据利用最多。在利用时效上，基本上只利用3年以内形成的档案，2008年以前的档案利用很少。调研结果表明，部分档案本身的价值低，导致社保业务档案利用率偏低，不能充分发挥其社会化的服务功能。3三、解决问题的对策与设想（一）建立健全档案管理体系，实现“大集中”管理在当前经办机构分设的情况下，如何更好地整合社会保险业务档案资源，将档案集中管理？笔者认为最佳设计是成立“社会保险业务档案管理中心”，负责统一管理一定区域内的社会保险业务档案。各经办机构按照档案管理中心的要求定期（如每年）向中心移交档案实体及数据，由中心按照统一的管理标准和规范对档案实体与数据进行加工整合，真正实现养老、医疗、工伤、失业、生育、工伤等保险业务档案的集中管理、综合利用和信息共享。这样，各经办机构档案保管条件差，管理人员缺乏和库房紧张等问题也能迎刃而解。从管理的角度看，综合档案馆仅接收永久保存的档案，造成社会保险业务档案管理更加分散，且社会保险业务档案增量大，大部分档案馆在建设时期未能预留这部分档案的库房容量。从利用的角度分析，参保单位和人员并不了解要查询的社保信息保存在哪里，不仅要跑经办机构还要跑档案馆，利用不方便，势必引起利用者的不满，增加社会负面效应。（二）科学管理档案实体，应归尽归，该存才存1.紧密结合实际，科学划定档案实体保管期限。《XX市社会保险业务档案管理规定（试行）实施办法》（京人社发〔2010〕109号）对十类社会保险业务档案的保管期限做了明确规定，但通过调研发现有些期限设定与实际情况不相适宜。一是在现有保管期限的基础上，增加5年定期保管期限。如生育保险手工报销费用审批材料，按照规定其保管期限为10年，每一件档案以参保人为单位，其中包括审批表、申报表、收费单据及诊断证明、出院证明、生育服务证、出生证、身份证复印件等相关审核材料，共计10余页。从参保人的角度来看此类档案，参保人员在一次性享受生育保险待遇后，这类材料也就实现了其查考价值。在实际工作中，此类档案主要留作内控部门、基金监督部门进行审计之用，查阅者很少，且仅利用近两年的档案内容，故划定5年保管期较为合适。到期后及时进行鉴定销毁，可以减小档案管理成本，节约库房空间。二是调整档案保管期限偏高的档案。如用人单位社会保险登记材料、用人单位社会保险年检材料、五险参保单位登记表等，其保管期限为永久保存。调研显示此保管期限偏高，因为此类登记材料所记载的内容主要为单位名称、组织机构代码、住所地、法人或负责4人、开户银行及账号等，这些信息是社会保险经办机构审核用人单位参保资格的依据，对职工享受医疗保险待遇和将来计发养老金没有直接的查考利用价值。三是档案实体状态不足以按划定期限保存的情况。在调研过程中，通过翻阅积存待整理的档案，我们发现有部分审批材料字迹为针式打印，因打印效果不佳，浅蓝色字迹褪色严重，多有辨认不清之处，还有个别单据为热敏纸材质，仅保存两三年就已看不清了，这部分档案仍按原保管期限划定已没有实际意义。此类档案应及时进行鉴定整理，可依据档案情况适当降低保管期限，同时尽快采取数字化补救措施。2.鉴定档案价值，科学界定归档范围，为档案实体“瘦身”。国家档案局3号令及XX市档案局109号文件中规定了各类登记表单的相关审核材料作为档案划入归档范围。调研中,通过查看各类档案实体，发现审批、登记材料中附带了大量参保人员办理业务时提交的相关审核材料，在案卷中占有较大比例，导致档案案卷厚重臃肿。如基本医疗保险基金补缴表中每一个参保人员都需附带一本劳动合同，而这部分材料实际上对参保人并没有查考利用价值，其主要作用是为内控部门、基金监督部门对社保经办机构进行审计提供依据。笔者认为，这些相关审核材料可以不纳入归档范围，而是将其作为审计依据，可采取以下方法：一是审计工作前移，归档前审计。二是相关审核材料由保险经办机构自存，以备核查。三是办理保险业务工作过程中进行数字扫描备查。此外，部分档案为经办机构或医院内部系统生成的电子单据，如医院上传的住院费用清单，它由医院为归档工作专门进行打印，归档装箱上交保存后，就没开箱利用过，且在医院系统里已经全部存有电子数据，建议此类档案做无纸化保存，由医院上交电子数据即可。（三）加快信息化进程，搭建社保档案电子数据统一平台当前，社会保险业务档案信息化工作尚处在目录应用的初级发展阶段，远远跟不上社会保险工作发展和改革的脚步。社会保险业务档案因其保管的分散性与提供利用技术的局限性导致档案资源不能共享。应打破僵化的固有思维模式，使社保档案管理由重社保档案实体向重社保档案信息转变，逐步搭建一个能够查询到参保人员全部社会保险业务档案的信息中心。数字化工作初期投入虽然耗资巨大，但从长远来看，这其实是降低行政成本、提高行政效率，服务民生的有效方法和途径。而且，有了社会保险业务档案数字化的支撑，档案实体保管期限的相5关问题就可以迎刃而解。（四）完善社会保险业务档案制度体系国家档案局3号令比较系统地划分社保档案种类和保管期限，并对各门类档案的收集、整理、保管、移交等有了比较明确的规定，全国各地也陆续出台了一些相关的管理办法。但在实际工作中，仍缺乏细化的各类社会保险业务档案具体管理细则，缺乏统一的管理标准和规范，如档案归档范围、鉴定方法、分类标准、整理方法、档案管理人员职责、利用保密制度等。社会保险业务档案管理工作从材料生成、整理归档、上架排列、利用等各个环节都应有章可循，逐步构建一个完整的社会保险业务档案制度体系。