会计电算化

会计电算化基本要求（一）主讲老师：李斌第一节会计电算化的法规制度总纲：《会计法》相关规定；细则：五个其他法规制度。一、《会计法》相关规定理解：两条规定，一个解释。（一）第十三条第二款：使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定。（二）第十五条第三款：使用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。（三）国家统一的会计制度”的解释：是指国务院财政部门根据本法制定的关于会计核算、会计监督、会计机构和会计人员以及会计工作管理的制度。指其他相关的具体的规则、规范。二、其他法规制度《会计电算化管理办法》1994年《会计核算软件基本功能规范》1994年《会计电算化工作规范》1994年《会计基础工作规范》1996年《会计档案管理办法》1999年《会计法》只是总纲领，其他法规制度才是具体要求的内容。第二节会计核算软件的要求内容记忆导图一、基本要求九大基本要求，概括会计核算软件的各个方面。（一）软件符合法规，数据合法完整准确，提高效率。会计核算软件的基本前提规范。（二）划分会计期间。会计的基本概念框架要求，会计核算软件必须满足。（三）中文输入输出。输入、显示、打印是应满足语言要求。中、英文,少数民族语言。（四）设置岗位权限。设置电算化岗位，设置操作权限。（五）符合国家接口标准。GB/T19581—2004《信息技术会计核算软件数据接口》国家标准，会计软件的数据接口要求。满足会计数据的交流需求，如审计、税务等。（六）使用安全。安全设计，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出。（七）数据安全。数据的备份、恢复机制。（八）升级改造规程。修改、升级、改变等情况，应按手续、规程进行。（九）软件服务。使用培训、使用维护、故障清除、版本升级。二、会计数据输入功能的基本要求（一）总体原则一是保证会计数据输入的完整、准确；二是保数据输入的方便、快捷，提高工作效率。（二）初始数据输入要求1．输入期初数据及有关资料科目体系、期初科目账余额，并达到期初账目平衡。2．输入期初未达账项银行帐、往来帐，以便继续对账。3．选择会计核算方法成本、费用计提方法等，系统应预置多种方法供用户选择。4．定义自动转账凭证税金结转凭证、计提费用凭证、期末损益结转等。5．设置用户按岗位设置用户权限，保证系统的安全使用及人员岗位分工要求。（三）记账凭证输入的基本要求1．必须有记账凭证输入功能（1）内容包括凭证日期、编号、摘要、会计科目及编码、借贷金额等。（2）形式包括手工屏幕输入记账凭证和软件自动生成的凭证。2．对记账凭证的控制要求——准确性控制（1）编号不重复网络系统应有效控制并发输入。（2）科目提示科目编码、名称，逐级帮助提示，选择输入。（3）借贷平衡拒绝保存不平衡的，或没有借贷金额的记账凭证。（4）有借有贷有借必有贷，拒绝单方向凭证。（5）收、付、转凭证科目控制收款、付款、转账凭证的现金、银行存款科目分录控制。（6）凭证审核手工输入及计算机生成凭证，都必须经审核才能记账。（7）权限控制制单、审核权限。审核人不能是凭证的制单人。会计电算化基本要求（二）二、会计数据输入功能的基本要求（四）原始凭证输入的基本要求1．理解：凭原始凭证制作记账凭证。凭原始凭证是电算化系统的最初数据。2．两种方式：（1）同时输入原始凭证在输入记账凭证时同时输入原始凭证；要保证数据一致。（2）原始凭证生成记账凭证设计制作原始凭证功能，由原始凭证数据生成记账凭证；系统自动传递数据，只要原始凭证制作准确，记账凭证就正确。三、会计数据输出功能的基本要求（一）屏幕查询输出功能要求1．科目账查询（1）按科目体系查询账目发生额、期末余额、明细记账情况。（2）要求能灵活地设置各种查询条件，迅速查询结果。并可按需要的形式显示输出。2．凭证查询记账凭证、原始凭证。可与账目联查。3．总账和明细账查询各期的标准账本、账目的汇总结果。4．往来项目的结算查询银行对账余额调节表、客户往来核销情况；查询结算结果及明细构成。5．会计报表查询满足标准的格式要求，还可自定义输出形式、金额单位等。（二）打印输出要求1．按要求打印凭证、账、报表。按制度要求的格式打印档案资料。2．总账可用“总分类账户本期发生额、余额对照表”替换。“总分类账户本期发生额、余额对照表”是简化的、综合的“总账汇总表”。3．可简化格式打印整齐，不必考虑手工登录的格式限制，如数位分割线可取消，用千位分隔符替代。4．少量业务的账户满页打印不同科目的明细账打印到一个账页。可按要求随时查询，因而不必每个账户一个帐页。既满足会计档案资料备份及交流要求，又适应计算机特点简化打印。四、会计数据处理功能的基本要求（一）记账功能按会计核算要求准确记账；由计算机自动完成，拒绝任何手工计算；软件系统设计严格的记账规范，保证数据的准确。（二）银行对账输入银行对账单、对账、输出余额调节表；在适当的人工辅助下生成银行存款余额调节表。（三）结账会计期末自动结账。包括月末结账和年末结账；确认本会计期结束，启动下一会计期。（四）编制报表按制度要求，自动制作各类会计报表。数据自动从账目提取包括定义会计报表和自动制表。（五）数据安全保密存储安全：数据库技术，加密存储；访问安全：权限控制；备份、修复：设计备份、恢复功能。请记住本节的记忆导图会计电算化基本要求（三）第三节会计电算化的岗位及权限设置基本要求一、岗位划分及职责1．划分原则：简化手工会计记账、登账功能岗位，强化控制、维护岗位。2．电算化的岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位。（1）基本会计岗位：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理。（2）电算化会计岗位：直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件系统的岗位。电算化岗位划分3．岗位的相容性软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位；不能审核自己输入的数据。4．岗位权限各岗位应设置操作权限，系统自动控制；设置人是电算化主管；其包括操作员、角色、权限等。二、中小企业实行会计电算化的岗位设置（一）可适当合并岗位，设置必要岗位，并可兼职（二）必须符合相容性要求（三）至少设置两个岗位第四节计算机替代手工记账基本要求一、替代手工记账的任务和条件（一）任务提供必备的条件：完成历史数据及相关资料的整理；计算机与手工并行；脱离手工帐。（二）条件1．物力：配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备。软件要满足规范，满足核算需求；硬件要满足软件运行要求，满足扩展需求。2．人力：配备了相应的会计电算化工作人员。兼具会计知识和计算机操作知识，达到相关电算化岗位要求标准。3．制度保障：建立了严格的内部管理制度。包括会计电算化系统安全运行的各项制度。二、替代手工记账的过程（一）“规范”对过程的要求主要是《会计电算化工作规范》对并行期的要求1．具备条件的企业，应尽快采用计算机替代手工记账。并行期三至六个月。2．并行阶段合理安排，缓解工作强度。3．可用打印凭证替换手工凭证。可省略手抄凭证，但要登录两套账，验证一致性。（二）替代手工记账的具体过程1．整理手工会计业务数据（1）重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符；（2）整理各账户余额；（3）清理往来账户和银行账户。2．建立会计账户体系并确定编码—科目体系设置（1）符合财政部和有关管理部门的规定。（2）满足本单位会计核算与管理的要求。（3）满足会计报表的要求，凡是报表所用数据需要从账务处理系统中取数的，必须设立相应科目。（4）保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。（5）保持相对稳定。（6）要考虑与核算模块的衔接，凡是与其他核算模块有关的科目，在整理时应将各核算大类在账务处理模块中设为一级科目。指各模块的主要“受控科目”。但不能绝对。3．规范各类账证表格式和会计核算方法与过程（1）会计核算程序的规范化；（2）科目编码规范化；（3）凭证和账簿的规范化；（4）成本核算方法的规范化。4．会计核算软件初始化（期初信息、数据输入）（1）建账、启用套帐，设置用户；（2）设置各类参数，输入各类基础档案；（3）建立科目体系；（4）输入各账目期初余额。5．计算机与手工并行（1）检验各种核算方法；（2）检查会计科目体系的有效性；（3）考查操作准确性；（4）纠正会计核算软件程序错误或业务处理错误。请记住本节的记忆导图会计电算化基本要求（四）第五节会计电算化档案管理基本要求内容记忆导图一、会计电算化档案特点及管理总体要求（一）特点具有一般会计档案的共性，又具有电子技术特点。1．更广范围的档案存储。纸质资料、电子数据、核算软件本身2．档案调用依托于一定的计算机环境。电子数据需要计算机读取。3．对档案的安全性、保密性、完整性要求更高。对电子存储文档，篡改、复制更容易。（二）总体要求《会计档案管理办法》的基本要求：1．一般要求：应当保存打印出的纸质会计档案；2．磁性介质保存档案：由国务院统一规定，并报财政部、国家档案局备案。二、保存打印出的纸质会计档案（一）内容原始凭证、记账凭证、账本、报表等。（二）要求1．现金、银行存款日记账：每天打印，日清月结；2．明细账：每年打印，或需要时打印；3．总分类账：用“总分类科目余额、发生额对照表”替代每月打印；4．会计报表：每月打印。如果单位需要季报、年报，按季、年打印。打印的文档应具有法律效力，应签章、签字确认。三、系统开发资料和会计软件系统应视同会计档案保管要求1．通用会计软件：使用的软件、说明书、软件包的其他资料；2．专用会计软件：开发设计过程的所有资料、使用的软件。如果升级、改造，还应保存不同版本的软件资料。四、电算化档案管理制度1．存档的手续规定各种存档资料的审批手续，例如打印资料的签章确认。2．安全保密措施纸质档案：防火、防潮、防泄密等；电子数据：防磁、放热、防拷贝、防篡改等。3．档案管理员的岗位责任制度确保岗位人员按规范执行相关工作。4．档案分类管理办法按电算化特点分类管理。机制会计档案、机读会计档案、计算机系统档案。打印档案的分卷、分册、分页，电子数据的磁盘卷标、介质安排等。6．档案使用的各种审批手续查阅、借用的审批、使用流程。防丢失、泄密。7．各类文档的保管期限及销毁手续（1）保管期纸质档案：按《会计档案管理办法》规定，同传统手工会计档案。三年、五年、15、25、永久等。会计核算软件：截止至该软件停止使用或有重大变革之后的五年。（2）销毁手续手续：报批、记录、签字确认、监销、监销确认。不得销毁：按规定期满，但仍不能销毁。债务未清的原始凭证；在建项目的会计档案。五、会计电算化档案安全和保密措施理解：手工会计相同的常规措施，与针对电子存储的特定措施结合使用。具体措施要求：1．防护措施：防磁、防火、防热、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉等；重要文件双备份，异地存放。2．使用安全存储介质，硬盘、光盘、磁带等，减少软盘存储。3．电子介质存储的档案：应定期检查、复制。防止由于介质破坏导致的会计档案数据丢失。4．使用安全控制：防篡改、破坏。借阅需签字，电子介质返回应检查。5．严格保密责任制。法律保护。请记住本节的记忆导图