会议管理作业指引

会议管理作业指引编号：HY-ZY002版号：A/0页码：第1页共23页会议管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人会议管理作业指引编号：HY-ZY002版号：A/0页码：第2页共23页目录一、目的......................................................................................................................................................................3二、适用范围..............................................................................................................................................................3三、会议分类..............................................................................................................................................................3四、职责......................................................................................................................................................................3五、会议明细..............................................................................................................................................................3六、会议内容及要求...................................................................................................................................................4会议管理作业指引编号：HY-ZY002版号：A/0页码：第3页共23页一、目的为规范集团会议管理，强化沟通机制，提高决策质量，特制订本制度。二、适用范围适用于集团总部会议的组织与实施，二级公司可据此制定各公司会议管理制度。三、会议分类定期会议：周例会、月度例会、季度运营会、半年度总结会、年度总结会；不定期会议：关键成果讨论会（如：投资决策会议）；四、职责（一）会议组织部门：负责会议的召集、组织工作，整理下发会议纪要，跟踪落实会议决议的执行情况。（二）会议参加部门：按照要求，参加会议，并依据会议议程要求提出专业意见或建议，负责执行落实职责范围内的会议决议事项和工作。五、会议明细会议类别会议名称召开时机组织部门不定期会议—根据需要召开会议需求部门定期会议周例会每周一集团各中心月度例会每月第一周的星期五集团总裁办公室季度运营会每季度第一个月第一周的期五集团总裁办公室半年度总结会7月份集团总裁办公室年度总结会1月份集团总裁办公室会议管理作业指引编号：HY-ZY002版号：A/0页码：第4页共23页六、会议内容及要求1.1不定期会议根据实际需要通知参会人，具体可参照如下方式执行：关键成果讨论会（以投资决策会为例）会议名称投资决策会召开时间投资决策前召开会议主旨项目可行性研究决策人总裁参会人员组织部门投资发展中心汇报部门投资发展中心会议纪要投资发展中心参会部门/岗位集团决策层、相关二级公司负责人、集团相关中心负责人会议议题-含上会资料会议议题－含上会资料主责部门项目详细可行性研究报告（包括市场情况分析、投资回报分析、三年发展规划等）投资发展中心会议决策事项/确认成果决策事项/关键成果主责部门项目投资决策（《项目详细可研报告》）投资发展中心会前资料上报及确认确认部门/岗位投资发展中心分管领导上报人投资发展中心上报时间会议召开前1个工作日送达与会人员1.2定期会议1.2.1周例会会议名称周例会召开时间每周一会议主旨上周工作总结及下周工作计划,需会议协调或岗位之间配合等相关工作决策人集团各中心负责人参会人员组织部门集团各中心会议管理作业指引编号：HY-ZY002版号：A/0页码：第5页共23页汇报人各中心员工会议纪要指定员工参会部门/岗位各中心全体员工会议议题-含上会资料会议议题－含上会资料主责部门1、集团各中心周工作计划集团各中心会议决策事项/确认成果决策事项/关键成果主责部门1、会议纪要集团各中心会前资料上报及确认确认部门/岗位-上报部门/岗位-上报时间-送达总裁办1.2.2月度例会会议名称月度例会召开时间每月第一周的星期五会议主旨集团各中心、各公司汇报主要工作完成情况及下月工作计划决策人总裁参会人员组织部门集团总裁办公室汇报部门集团各中心负责人、各公司负责人会议纪要集团总裁办公室参会部门/岗位集团各中心、各公司负责人，集团决策层，其他人员根据需要列席会议议题-含上会资料会议议题－含上会资料主责部门1、集团月度分析简报集团财务中心2、总部各中心、各公司上月工作总结和下月工作计划集团各中心、各公司会议决策事项/确认成果决策事项/关键成果主责部门1、会议纪要集团总裁办公室会前资料上报确认部门/岗位各中心、各单位负责人会议管理作业指引编号：HY-ZY002版号：A/0页码：第6页共23页及确认上报部门/岗位各中心相关岗位上报时间会议召开前1个工作日送达由总裁办统一汇总后，送达集团决策层备注：在召开季度运营会议的月度，集团月度会议可照常召开，但不需要进行集团月度运营情况分析1.2.2季度运营会会议名称季度运营会召开时间4月、9月前两周会议主旨集团上季运营情况总结；管理问题交流；管理经验交流；决策人总裁参会人员组织部门总裁办汇报部门总裁办；管理经验交流人会议纪要总裁办参会部门/岗位集团总部经理级、二级公司负责人、集团决策层、其他人员根据需要列席会议议题-含上会资料会议议题－含上会资料主责部门1、集团整体季度分析报告战略运营中心2、管理经验主题交流材料战略运营中心会议决策事项/确认成果决策事项/关键成果主责部门1、会议纪要（含下季度工作重点）2、负责跟踪会议决议执行情况战略运营中心会前资料上报及确认确认部门/岗位总裁办负责人上报部门/岗位总裁办上报时间会议召开前1个工作日送达集团决策层会议管理作业指引编号：HY-ZY002版号：A/0页码：第7页共23页1.3半年度总结会会议名称半年度总结会召开时间7月份会议主旨上半年运营情况总结；对集团经营计划及预算完成情况进行总结；安排下半年重点工作及目标；根据需要，调整相关计划或预算。决策人总裁参会人员组织部门总裁办汇报部门集团各中心、各公司会议纪要总裁办参会部门/岗位集团总部经理级、二级公司负责人、集团决策层、其他人员根据需要列席会议议题-含上会资料会议议题－含上会资料主责部门1、集团半年度运营情况分析报告总裁办2、总部各中心半年工作总结和下半年工作计划各职能中心负责人3、二级公司半年度工作总结和下半年工作计划二级公司负责人会议决策事项/确认成果决策事项/关键成果主责部门1、会议纪要总裁办会前资料上报及确认确认部门/岗位总裁办负责人上报部门/岗位总部各中心负责人、二级公司负责人上报时间会议召开前3个工作日送达集团决策层1.4年度总结会会议名称年度总结会会议管理作业指引编号：HY-ZY002版号：A/0页码：第8页共23页召开时间1月份会议主旨集团年度各项工作业绩汇报，次年度主要工作方向与工作目标规划；总部各中心，二级公司年度工作回顾与次年工作重点汇报；决策人总裁参会人员组织部门集团总裁办汇报部门集团各中心、二级公司会议纪要集团总裁办参会部门/岗位集团总部经理级、二级公司负责人、集团决策层、其他人员根据需要列席会议议题-含上会资料会议议题－含上会资料主责部门1、集团年度运营状况总结报告集团总裁办2、总部各中心年度工作总结和下年工作计划各中心负责人3、各二级公司年度工作总结和下年工作计划二级公司负责人会议决策事项/确认成果决策事项/关键成果主责部门集团运营情况及业绩回顾、下年度重点工作战略运营中心会前资料上报及确认确认部门/岗位总裁办负责人上报部门/岗位总部各中心负责人、二级公司负责人上报时间会议召开前5个工作日送达集团决策层1.5经营班子会会议名称经营班子会召开时间每周五（待定）会议主旨各产业板块、二级公司近段重点工作情况汇报；研究、分析问题，作出决策部署；决策人总裁参会人员组织部门总裁办汇报部门集团经营班子成员（副总裁以上人员）会议管理作业指引编号：HY-ZY002版号：A/0页码：第9页共23页会议纪要总裁办参会部门/岗位集团决策层、其他人员根据需要列席会议议题-含上会资料会议议题－含上会资料主责部门1、重点工作汇报材料总裁办2、管理经验主题交流材料总裁办会议决策事项/确认成果决策事项/关键成果主责部门3、会议纪要4、负责跟踪会议决议执行情况总裁办会前资料上报及确认确认部门/岗位总裁办上报部门/岗位总裁办上报时间会议召开前1个工作日送达集团决策层