五个保证在家办公的工作效率的关键因素

五个保证在家办公的工作效率的关键因素你现在也许正兴奋着，浑身充满激情，因为这是你辞掉你的全职工作后，开始在家工作的第一天。你决定开始在家做你自己的事情，以便最后成为自己的老板。你什么时候想工作就什么时候工作，想做多少就做多少，而不需要有人告诉你做什么，也不会有人在背后时刻监督着你。在家工作后三周很快过去了，虽然你仍然很高兴你开始了在家做你自己的工作，可是还是有些事情让你觉得困扰：你的工作效率并不如你所期望的那么高。实际上，当你在办公室里工作时，你可以完成更多的事情。随着时间的推移，由于工作任务的不断增加，你开始感到压抑。因为你在家工作时，你的家人也会在家，因为分心和不断的受到打扰，要把工作做好，有时看起来是不可能的。你知道你必须要快速地对自己的工作方法作出改变，否则你在家的工作将不会取得成功，你必须又得找一个全职工作。你是不是低估了新环境对工作的影响？如果把你家里的环境和你以前工作过的办公室比较一下，你就会发现一些明显的不同：首先，在你自己的家庭办公室里，没有人在对你进行任何的监督。你在家里，你就是自己的老板，你完全只对自己负责。最后要不要把事情做完，完全在于你自己。其次，因为你完全可能是自己一个人进行工作，没有任何一个同事来向你求助或是来分摊你的工作任务，这也意味着你的工作已经没有了社会性，或说至少它和原来已有所不同。再者，你是制定规则的人。实际上，也许这就是你要记住的最大的问题所在：你家里的办公室构架和你全职办公室的架构是不同的。我所说的架构是指那种“完整的机构”。当你做全职工作时，事实上已存在着很多设置好的用于维持整个公司正常运转的系统了：人力资源，ERP系统，组织架构。当你开始在家做你自己的事情时，这些架构已经没有了，除非你自己创建它。当你最后全身心投入到自己的工作，结果发现你必须什么都得从头来而感到倍受打击，这样的情况下还有什么希望吗？影响工作效率的关键因素如果工作效率中的一些关键因素缺失，要取得好的工作成果就会变得很困难。这些因素将让你的家庭办公室的架构变得明确。然而，架构缺失时，你就会把时间浪费在一些不重要的事情上。最坏的情况是，如果你的工作方法没有什么效率的话，你将会精疲力尽。因此，如果你还没有就这些因素做好应该做的，那你就应当要尽早行动。越是推迟，你的绩效就越低。不良的影响最终会在你的业务上反映出来。现在来为你的办公室做个规划我不是在讨论你应当选择什么样的办公椅，也不是在讨论你应当用PC还是Mac.我是在讨论一些更为重要的事情，这些事情将决定你是否能在家成功地工作。说到架构，有两个重要的因素要考虑到：系统和界限。还可以将它们进一步分解为物理性架构和非物理性架构。物理性架构：这是指你的家庭办公室的物理空间非物理性架构：电子邮件流程确定并规划好你的最佳工作时间和你的家人划好界限做好日/周计划物理性方面是指你办公室的空间：你是在起居室里划出一个角落做为你的办公室呢还是有一个分开的房间作为独立的办公空间？接下来，就是非物理性的部分。这是你每天做事必须要遵守的原则，包括建立你工作的系统,还有与家人的时间界限，以便你的家人在你工作时给予你充分的尊敬而不去打扰你。首先，你要建立一套有效的电子邮件流程，以便你不会把一整天的时间都花在读邮件和回邮件上。接下来，你应当设立你的最佳工作时间。你和你的家人都要切实地知道，你什么时候开始工作，要工作多长时间，工作量多少。虽然在前面的步骤中，你已经划分了一些界限，你仍然需要和你的家人有一个良好的沟通，告诉他们你要做什么，你什么时候做，这样就可以避免不必要的打扰。最后，就是做日计划和周计划。通过这一重要的行动，你为你自己未来的一周设定了目标。日工作计划也要反映出周计划的目标，以确保你可以在周末的时候实现你的总目标。现在，你已经规划好了上面的哪一个步骤呢？哪一个是下一步要确立的？或是有哪一个步骤是要做一些细微的调整的？创建你真正的办公室让我们就更多的细节来讨论有关办公室架构的因素吧！1.你办公室物理空间当你规划办公室物理空间时，通常你可以有以下这些方案作为选择：在你的寓所里划出一块作为你办公的专用空间（如果你没有工作间的话）在你的家乡或你所居住的城市找到一个合用工作室租用一个专用的办公室在户外大自然的空间里，或是找一个咖啡店或是图书馆以上这些选择各有优劣，这就要依据你所做的工作的情况来定了。例如，你也许刚开始时是在你起居室里用屏风隔出一个角落来办公，但是，当你的业务量增加时，你可以去租一个专门的办公空间。如果你家里的空间比较大，你可以在一个专门的空间里进行业务量大的工作。这样做的另外一个好处是你不用支付在外面再找一个工作空间的额外费用，你家里的房间已帮你解决了这个问题。再就是协同工作空间。这样的选择可以让你和其它的工作者或是创业者充分地共享你的工作空间。这样你可以很好地和他们地配合，沟通和联络。最后，如果你想节约费用但是又很想独立地工作，你应当到你的家外去找：在户外大自然中工作，坐在咖啡店里工作，或是找到一个图书馆坐下工作。虽然在这些环境中，你还是有可能要和其它人打交道路，但是他们也不一定会让你分心，你可以真正地专注于你自己的工作上。2.电子邮件流程这是我处理电子邮件的方式：我每天查看2到3次电子邮件当我查看邮件的时候，快速地对这些信息作出分类处理。我会在邮件的清单上删除那些对我来说毫无价值的邮件（你可以用像UnRoll.me这样的软件来对很多清单进行删除）。我在G-mail上面创建一些标签和过滤器。用这种方法我可以组织甚至隐藏一些我没有必要去看的信息，这样有助于保持我收件箱的整洁。然后，我才把我的邮件存档。我建议你也把的你的邮件流程规划一下，因为这样会使你的电子邮件处理系统化，并且把你的时间解放出来做你业务中关键的工作。3.建立你的最佳工作时间你规划好你的工作时间了吗？如果还没有，现在是时候了。建立最佳工作时间前，也许要先做一些测试来弄清你一天中的能量水平。但是这样做是值得的。比如，在工作开始的时间之前，我很想在早上工作，因为这是我效率很高的时候。当我在一大清早(05.00–05.30AM)醒过来时，我不会偷走我和家人互动的时间。这样的设置对我很有用，但是你要做一些测试来看看一天当中哪一个时间段你是效率最高的，你一天最佳的工作小时量是多少。4.划分出工作时和家人的界限当我解释如何建立最佳工作时间时，已经触及到了这个话题。从另一方面来说，你也必须分出其它类别的界限，例如，你需要沟通清楚你要在电脑上做些什么，为什么你不能在工作的时候受到打扰。为了让事情更加透明化，制作一个家庭日历，你可以在上面标上比如说你去旅游的日子。这是一个简单易行的办法，每个人都可以在上面写出通告，告知家人正在发生什么，你什么时候出门。5.日/周计划我在星期天的时候作下一周的计划。我坐下来，想一想下一周应该是什么事情要提到轨道上来了。然后开始做周目标清单，然后再把周目标清单细化精确到日目标清单。按这样的方式来按排一天当中重要的事情，有助于我完成一周目标。我用一种叫做Nozbe的应用软件来追踪我的我的日常工作。这种软件基于“要把事情做好（GTD）”的理念上的。当然，还有其它很多类似的软件(OmniFocus,Wunderlist,RemembertheMilk,IQTell。。。），但是你要先试用过才知道哪一种最适合你。这样，你看，你必须要创建这样一个你自己的家庭办公室架构，这样才能给你以效率上的支持。当然，要把事情规划好需要点时间，但是这样真的值得。现在轮到你了：什么因素会让你的家庭办公更有效率？请在讨论区里分享你的看法，秘决或经验。