中国南方航空建立全面规范的档案

中国南方航空——建立全面规范的档案资料库所属行业：交通运输业企业规模：24个部门、20个国内营业部、19个海外办事处、10个分公司、8个子公司应用特色：实现文档一体化管理档案业务的全面管理实现多全宗管理模式一、企业简介中国南方航空股份有限公司（以下简称“南航”）是中国运输飞机最多、航线网络最发达、年客运量最大的航空公司。目前，南航经营包括波音777、747、757、737，空客A330、321、320、319、300在内的客货运输机400架，机队规模跃居世界前六。形成了以广州、北京为中心枢纽，密集覆盖国内150多个通航点，全面辐射亚洲全面辐射亚洲40多个通航点，链接欧美澳非洲的发达航线网络，航线数量660多条，每天有1500至2000个航班穿梭于世界各地，每天投入市场的座位数可达20万个。通过与天合联盟成员密切合作，航线网络通达全球884个目的地，连接169个国家和地区，到达全球各主要城市。2009年，南航旅客运输量6628万人次，位列亚洲第一、全球第三，已连续31年居国内各航空公司之首,是亚洲唯一进入世界航空客运前五强，国内唯一连续5年进入世界民航客运前十强的航空公司。截至2010年6月3日，南航已累计安全飞行达700万小时，连续保证了16年3个月的空防安全，安全运输旅客已累计超过5亿人次，安全管理水平在国内、国际均处于领先地位。2008年7月16日，南航荣获中国民航局颁发的飞行安全最高奖“中国民航飞行安全五星奖”，成为国内安全星级最高、安全业绩最好的航空公司，在国际上也处于领先地位。2007年1月1日，南航正式启动“三网建设”——航线枢纽网络、市场营销网络和服务保障网络，开始了建设国际化规模网络型航空公司的战略转型。二、信息化动因自1992年正式成立以来，南航总公司及其下属子公司已产生大量的各类档案和资料信息。这些档案和资料对于公司的日常业务管理和经营决策存在很高的利用价值。档案人员大部分时间都在忙于档案实体的整理，而对于档案资源的开发利用苦于有心无力，无暇顾及。如何利用更先进的计算机技术提高档案管理工作的效率，促进档案资源的开发利用，为公司的日常业务管理和经营决策服务，已成为南航迫切要解决的问题。需要通过现代化的网络信息处理手段，改善当前档案信息应用状况，极大地提高工作效率，增强服务内容，提高南航的核心竞争力。三、信息化历程在对多家档案管理软件服务商进行广泛考察调研，并对各产品的业务功能和产品性能全面测试后，南航确立了与金蝶战略合作伙伴关系，对与金蝶档案产品的“安全性、系统性、灵活性、成熟性”给予了充分的肯定。四、典型应用实现文档一体化管理金蝶档案管理系统分为文件管理、整理编目、档案检索、档案利用、档案保管、鉴定销毁、档案统计、档案移交、档案编研、系统维护、原文管理、权限管理等功能模块。南航“以文档一体化”为原则，在同一应用系统下实现从文书处理、组卷归档、档案管理都使用同一套数据，实现文书与档案数据的共享，一次输入、多次输出、多处使用，不仅极大地节约了人力、物力、和财力，避免了人为造成的不必要的主观错误，并且有效保证了南航所建档案的一致性、有效性和完整性。档案业务的全面管理金蝶档案管理系统（EDMS）基于J2EE技术架构体系开发，并按网络化、信息化办公的要求，使业务部门通过此系统组织整理业务处理过程产生的各种文件、表格、单据、图纸、照片、录音、录像等多媒体资料自动生成档案数据，并通过网络传输到南航档案信息中心的数据库中，实现整个公司相应机构部门需归档文件的自动归档，高效统一管理，并且南航所有机构部门都可以通过网络查询利用。南航总部档案室通过网络对全国分支机构的档案进行监控、管理和指导，统一档案管理标准、规范管理模式、实现数据共享。实现多全宗管理模式南航由于办公场地分散，存在由分支机构自主管理档案资料的需求，但集团档案管理部门又需要实时了解下属机构的档案业务情况。通过多全宗的维护、分级别分部门的权限分配，设立档案全宗管理员、部门档案管理员、一般查询用户，可以实现总部集中掌控、分部各自管理的集团档案管理需求。五、应用价值金蝶档案管理系统彻底消除了纸张人工管理模式下的种种弊端，提高了资料的可用性、适航性和利用率，降低资料购置及管理费用，为南航降低了成本的同时，也带来间接的经济效益，管理效益和社会效益。六、客户感言目前我集团员工，无论地域远近，都可以通过这套系统在网上方便快捷的获取所需档案资料。规范了有关部门的工作流程，还减少了人为差错。为公司的日常业务管理和经营决策提供了服务，提高南航的核心竞争力。