中国科学技术大学档案管理办法(二○○四年六月)

第一章总则第一条为加强对学校档案的科学管理，更好地为学校各项建设事业服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》及有关法规，结合我校档案工作的实际情况，特制定本办法。第二条中国科学技术大学档案是指学校教学、科研、管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。第三条学校档案真实记录和反映了我校的历史，是评估教学质量、科研水平，衡量学校管理水平，维护学校权益和保存学校历史等的重要依据，是国家的宝贵信息资源，必须由校档案馆集中统一保管。第四条档案工作是我校各项管理工作的组成部分，是反映和维护学校真实历史面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作之一。第二章体制和任务第五条档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的学校直属机构。其业务工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。第六条档案馆的基本任务1.贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定本校档案工作的规划和规章制度，并组织实施。2.指导、监督、检查校内各单位归档材料的立卷归档工作，业务上领导校内各档案分室。3.负责对全校各类归档材料及重要资料的收集（接收）、整理、鉴定、编目、统计工作。4.编制各类档案的检索工具，积极开发档案信息资源，为学校各项工作和社会服务。5.积极开展校史研究，举办校史展览并做好校史馆的建设、维护和日常接待。6.保守档案机密，做好档案保护工作，确保档案的完整和安全，延长档案使用寿命。7.建立健全学校档案工作网络，负责对全校专、兼职档案员进行业务培训。8.积极开展档案学术研究和交流活动，不断提高科学管理水平。9.广泛进行档案工作宣传，提高全校师生员工的档案意识。第七条学校各院、系、直属单位，机关各部、处、室(以下简称“各单位”)应有一名负责人分管本部门的档案工作，并视情况配备1～2名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。第八条部分档案集中的单位根据工作需要经批准可设立档案分室，配备必要的专（兼）职档案人员，负责本单位文件材料的收集、整理、立卷、保管等工作。第九条档案工作人员必须认真贯彻执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。档案工作人员属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》实行专业技术职务聘任制。第十条建立档案工作检查、考核制度，明确岗位职责，对成绩突出的单位或个人给予表扬或奖励；对工作失职，造成档案损失的单位或个人，按照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，追究相关责任。第三章文件材料的形成和归档第十一条建立健全文件材料的立卷归档制度。各类文件材料由形成部门按档案馆制定的归档办法进行整理，并定期向档案馆移交。各单位不得以任何借口拒交、缓交，或将文件材料据为己有。第十二条对本校知名人士在非职务活动中形成的各种载体的文件材料，由档案馆通过征集（收集）、复制、整理，组成人物档案集中统一管理（或寄存）。第十三条各单位应把文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入本单位的工作计划，在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，实现“四同步”管理，并列入有关人员的岗位职责之中，作为考核、评审和奖励的依据之一。第十四条各单位专（兼）职档案人员应把办理完毕的文件材料及时收集整理，并于次年四月底之前向档案馆移交。归档材料应做到完整、准确、系统，归档时除经办人签字外，还须部门领导审签。第十五条各单位的每一项教学、科研、基建、设备、产品、外事及专利等技术项目，均应有完整、准确、系统的文件材料归档保存。在每项任务开展时，要指定专人负责有关科技文件材料的形成、积累、归档工作。归档时单位负责人要审查签字，没有完整、准确、系统的科技文件材料，不予验收，不予上报成果。第四章档案的管理和利用第十六条档案馆的全部档案都要进行科学的分类、编号、排列、上架，编制适合现代化管理需要的检索工具，实行计算机管理，提高科学管理水平和服务质量。第十七条档案馆及档案形成部门应注意档案的安全，做好档案保护工作。档案库房应具有防潮湿、防高温、防盗、防火、防尘、防霉变、防虫、防鼠、防光等措施，并不断改进档案保护技术，延长档案寿命。第十八条档案馆应建立档案统计制度，定期对档案案卷质量、档案进出及保管利用等情况进行检查和统计。第十九条档案馆要定期做好档案鉴定工作，并组织熟悉有关专业的人员和档案工作人员参加鉴定。凡需销毁的档案，应征得有关部门的同意，并造具清册，报分管校领导审批。销毁档案时要指定专人监销。第二十条档案馆应会同有关部门，进行档案密级审查，根据上级规定，及时调整密级，以利档案的利用和交流。第二十一条档案馆应积极主动地开展档案利用工作，制定档案借阅制度，设立阅览室，为利用者提供方便。第二十二条为充分发挥档案的作用和效益，档案馆按照《中华人民共和国档案法》的规定，向全校以至社会开放属于开放范围的档案。第二十三条档案馆所需的业务建设费用，列入学校事业费预算，并单独立项，由档案馆统一掌握使用。各单位应对保存本单位归档文件材料所需的档案装具等设备，在其经费中给予必要的支持。第五章附则第二十四条本办法自印发之日起施行。第二十五条档案馆根据本办法，会同有关部门制定档案工作的各项具体规章制度，并组织实施。第二十六条本办法由档案馆负责解释