业务科管理制度

1业务科管理暂行规定业务科是我厂的重要部门之一。做好业务工作，是保证企业利益，保障企业发展的前提，因此特制定本管理制度。一业务科人员职责1业务科科长职责1.1工作：1.1.1.在厂长和主管厂长领导下，负责主持本部门的全面工作，组织并督促本部门全面完成本部职责范围内的各项工作任务。1.1.2.贯彻落实本部岗位责任部门的协作和工作标准，密切与生产、技术质量等部门的工作联系，加强与有关部门的协作配合；必须准确掌握所有合同的工程进度和安装质量情况，必须及时向车间提供安装信息和施工条件，并有权对安装人员的工作进行监督和检查。1.1.3.组织制定产品销售方案。明确销售工作标准，建立健全销售管理网络，认真做好协调、指导、督导、检查、考核工作。1.1.4.负责组织编制年、季、月度销售计划，进行目标分解，并执行实施；适时合理地签订订货合同，确保销售计划指标完成。合理进行销售业务预算控制，节约销售费用、及时回笼资金，加速企业资金周转。1.1.5.负责编制销售统计报表。做好销售统计核算的基础管理工作，建立和规范各种原始记录、统计台账、报表的核算，汇总填报年、季、月度销售统计报表，及时编写销售统计分析报告，为企业领导提供决策依据。1.1.6.做好对外销售点联络工作，完善合同统计、回算结算和返点的交接手续。1.1.7.负责抓好市场调查、分析和预测工作。做好市场信息2的收集、整理和反馈，掌握市场动态，积极适时、合理有效地开辟新的经销网点，努力拓展业务渠道，不断扩大企业产品的市场占有率。1.1.8.负责做好优质服务、售后服务工作。加强对销售人员、售后服务人员的教育，定期走访用户，及时处理用户投诉、提高企业信誉。1.1.9.负责抓好本部门人员的考核、考评与管理教育工作。充分调动其积极性，做好耐心细致的思想教育工作，杜绝经济犯罪事件发生。1.1.10.定期进行总结工作，并向厂长提交工作报告。1.1.11.完成厂领导交办的其他工作任务。1.2责任：1.2.1对业务科工作是否正常运转负责。1.2.2对业务科工作的分配是否及时、合理负责。1.2.3对业务科是否严格执行了厂内各项规章制度负责。1.2.4对业务科是否严格执行了及厂领导交办的各项任务负责。2业务科业务员职责2.1工作：2.1.1严格执行科长布置的各项工作，并保证工作质量。2.1.2按计划及要求拜访客户，并向科长汇报客户拜访进展情况或支援需求。2.1.3积极开展市场调查、分析预测，随时掌握市场动态，做好市场信息的收集、整理和反馈，减少业务流失。2.1.4跟踪自己负责的合同工地施工进度，准确把握工地施工信息2.1.5随时掌握客户的信息动态。及时拿回合同回款，杜绝回款不及时情况发生。2.1.6及时与客户电话沟通，为客户解答疑惑，保证客户满意，提高企业信誉。2.1.7定期维护客户关系，按要求建立客户档案，并保持良3好的客情关系。2.1.8追踪、了解同行业竞争对手在保定地区的活动情况，防止保定市场被扰乱。2.1.9每天客户联系或拜访不低于5家。2.1.10严格执行厂内规章制度，认真履行工作职责。2.1.11每天及时制作工作日志呈交科长。2.2责任：2.2.1科长布置的工作没有严格、圆满完成，业务员承担责任。2.2.2自己负责的合同施工进度信息掌握不准确，业务员承担责任。2.2.3自己负责的业务区域，发生业务流失，业务员承担相应责任。2.2.4客户对我厂有误解，有意见，业务员承担责任。2.2.5时时检讨自己工作中的不足，并不断提高自己的销售技巧。3业务科内勤职责3.1工作:3.1.1认真完成科长布置的任务。3.1.2接待客户日常来电，提供咨询服务；接待业务员日常来电，提供数据的查询服务。3.1.3协助业务人员进行识图、报价，并跟进合同进度。3.1.4制作报表，资料存档等文案工作。3.1.5定期对重点客户进行电话回访，帮助业务人员做好客情，主动和客户增进了解，并掌握工地的最新动态，促进应收款的及时到账。3.1.6每月、每季度总结整理合同签订情况、回款情况等业务科整体工作总结。3.1.7及时反馈客户信息给科长，并提出合理化建议。3.1.8配合厂内其他部门积极开展工作，如：及时通知安装部门执行安装。3.1.9及时汇总合同执行情况信息，给生产部门制订生产计划4提供参考。3.1.10在日常工作中做好六个记录：3.1.10.1.合同签定记录。3.1.10.2.合同执行进度记录。3.1.10.3.回款记录。3.1.10.4.业务员业绩归属记录。3.1.10.5.业务提成记录。3.1.10.6.质量跟踪记录。（售后）3.1.11按时完成科长、厂领导临时交办的其他工作。3.2责任：3.2.1科长布置的任务必须严格执行。并及时汇报工作。3.2.2客户来访，接待必须周到大方。3.2.3账目必须清晰、及时、准确。每月向厂领导文字汇报当月合同信息，合同执行情况。3.2.4合同保管必须有效，严防出现泄密。二业务科日常工作十不准1.不准私留货款。收回的合同款要当日交到财务，不能个人保存，更不得挪用。一经发现，必严肃处理。2.不准私事公办。业务员外出期间，不准工作时间办私事，更不能因私事耽误正常工作。3.不准公车私用。严格遵守厂内车辆使用规定。厂领导对于其车辆GPS定位记录有疑问时候，要做出合理解释。4.不准工作情绪化。对厂内同事要多沟通、多协作，互帮互助，严禁带着情绪工作。5.不准无故关手机。业务人员要保持电话畅通，方便沟通。6.不准遗漏合同。合同的跟进必须及时，与客户的沟通必须有效。防止合同的意外流失。杜绝未签合同，先安装的现象。7.不准虚夸瞒报。在向领导汇报时候，要实事求是，不夸大5自己的工作内容，不隐瞒工作失误。8.不准忽视礼节。对客户要彬彬有礼、落落大方、热情周到。人情往来要恰到好处，为我厂积累更多的人际关系。9.不准欺骗客户。注重维护我厂信誉。尤其在有关价格、供货等方面，一定要慎重。不轻易许诺，不轻易背弃许诺。如果出现失误，一定要及时汇报领导，必要时，即便牺牲些利润，也要维护信誉。10.不准打行政单位及领导人旗号做我厂业务。一经发现，调离业务科工作。三业务员必须不断提高自己的政治、道德和业务素养1.业务员必须树立较强的法律意识。所从事的各项业务工作，不得违犯国家的法律法规。2.业务员要清正廉洁，不贪图私利，要老老实实做人，明明白白做事。3.严格执行省办信息执导价，不谈黑心业务，不挣黑心钱，不做黑心事。4.遵循市场经济规律，不搞市场垄断，不到外省市（直辖市）开展业务。5.业务员要加强业务学习，不断提高自己的判断能力、应变能力、亲和能力、谈判能力、语言表达能力。以及承受失败和委屈的能力。6.业务员在实际工作中要做到七心：6.1工作中，要细心。认真对待工作每一个细节，杜绝粗心造成失误。6.2工作沟通，要虚心。虚心接受旁人建议，低姿态与对方沟通。6.3工作配合，要有耐心。对于较复杂，不易理顺的工作更要耐心与大家配合，保证工作质量。6.4与客户交往，要有诚心。要让客户感知到，我厂是诚信企业，且有能力保质保量履行合同。6.5工作汇报，要有责任心。给领导汇报要实事求是，既准确、6又全面。6.6业务谈判要有恒心。对于相处较难的客户，要持之以恒与其谈判，以避免公司利益受到损失。6.7合同履行过程要有决心。业务科工作杂而忙，一定要有决心有毅力将工作一项项完全落实。3业务科人员日常工作流程3.1.七点半上班前，协助安装科安排好当天的安装工作。3.2.上班后，科长带领科员完成卫生打扫任务。3.3.科长根据业务科人员汇报安排每个人当天工作。3.4.业务科人员根据科长安排，结合自身昨天工作进展，开始新一天工作。3.5.业务科必须清楚人员当天的工作进展，在此基础上，结合自身掌握的信息，布置第二天安装任务。3.6.业务科所有人员必须做好工作记录，在当日下班前开总结会时，交给科长。3.7.科长当晚即对本科内人员当日工作作出评价，涉及奖惩时，必须形成文字资料，第二天上报。3.8.业务科要坚持列会制度。科务会在周日上午进行，会上要汇报每周的工作，具体汇报内容有：合同签订情况，工地报价情况，回款情况，拜访客户情况，去工地现场情况；学习及经验交流会，每半月进行一次；业务分析会每月进行一次。四业务科合同管理规定1.我厂的销售合同管理必须遵守《中华人民共和国合同法》。2.我厂的销售合同一般采用省人防办统一印制的合同样本，并按年度、编号，市内、阜外等分类。不得私自更改。3.我厂的销售合同指定专人管理。查询合同必须经业务科科长和厂领导批准。更不准私自复印合同。4.销售合同必须具备以下内容：在制式合同的基础上，合同必须标明供需双方的全称，签订的时间、地点，产品型号，单价，合同总价，安装运输方式、费用的承担，合同双方盖章生效等内容。5.客户要求使用客户公司的范本时，业务员必须谢绝，特殊情7况必须经厂主要领导批准。6.私自以厂名义签订合同，我厂不承认其合法性，一经发现，辞退相关人员，并追究其法律责任。7.合同签订前，业务员必须将客户通过的图纸反复核对、实行审图人、审核人和批准人三级联审制度，确定型号、数量等要素准确无误，方可报价，报价必须经领导审核确认，方能递交客户。8.销售合同审批、变更与解除必须经分管领导审核，并报请厂领导批准。合同的变更、解除一律采用书面形式，口头形式一律无效。9.销售合同签订后，由销售部门将合同正本交合同保管员存档，副本或复印件送交财务和厂领导，并留有足够的份数在省、市人防管理部门进行备案。10.合同章设置专人管理，未经领导书面允许，任何人不得使用。五业务科资料管理规定1合同类资料管理。1.1.合同文本的交回必须有签收记录。合同保管人员拿到合同后，给相关人员签字，拿回合同的人员要给合同保管人员签字，并注明合同需要注意的事项。1.2.合同的履行记录要及时，履行过程中涉及的相关部门要及时反馈上报。1.3.合同的变更情况要及时登记注明。登记要详细及时，防止出现遗漏。2图纸类资料管理。2.1销售合同一旦签订，业务员必须及时将图纸拿回厂留底。无图纸签订合同必须说明情况，并承诺造成的过失由其承担。2.2图纸留底后，要第一时间将复印件交给安装科。2.3图纸留底，任何人不得以任何借口将图纸留底长期借出。图纸借出，借图纸人必须签字，并承诺完好、及时归还。3信息登记存档类资料管理。3.1合同签订过程所有信息在合同签订后整理装订，合同负责人写出合同签订工作概况，存档留底。方便以后查阅。83.2合同执行反馈信息的记录以联络单形式进行。联络单留底。当合同履行完毕后，所有资料汇总，封档，方便以后查阅。3.3合同的回款记录指定专人负责。负责人负责保密工作，未经领导同意，任何人不得借阅查询。3.4回款记录定期与财务对账。3.5其他日常文档，涉及科室的，由业务内勤负责。涉及业务员本人的，由本人负责。3.6业务科全部文件，对外保密。不经领导批准，任何人不得查阅。六合同执行流程标准合同履行分为售前、售中、售后三部分展开：1.售前1.1复印图纸、审核型号。审核图纸必须细心，审核完毕后要有人复审。1.2核算报价。报价制作前一定要请示科长，不得私自做主报价。报价制作完毕后，要有人复审。复审结束，确认无误后，方可送交甲方并报主管厂长、厂长各一份。报价制作不但要准确，还要及时，避免该安装了合同还未定下来，造成产品供货不及时让买方认为我厂信誉差。1.3合同签订。合同签订时要仔细阅读合同条款，并与客户沟通清楚。确认完全没有疑问后，报请科长同意，方可签订。2.售中2.1沟通。我厂作为建筑产业链中的一环，必然受到建筑施工进度制约。为最大限度减少被动局面，保证施工方工期准时，就需要业务及时掌握工地进度，多多与相关人员沟通。2.2制作。业务在掌握工地准确信息后，要在第一时间通知生产部门，抓紧时间制作，以免供货不及时影响我厂信誉。2.3安装。把握好施工进度，掌握好进场时间段。及时通知安装科进场安装，并积极配合安装科严把质量关。3.售后。3.1实行内部验收制度，每个工程完工后，我厂要进行内部验9收。内部验收不合格的工程绝对不请求质检部门验收。3.2内部验收合格后，业务科要及时通知甲方特别是质检部门进行验收，避免调