中国电信广州分公司服务前置管理办法

1中国电信广州分公司服务前置管理办法（试行）中国电信广州分公司客户服务部2010年10月2目录第一章总则....................................................................................3第二章职责分工............................................................................4第三章服务前置的内容................................................................6第四章服务前置的评估流程........................................................9第五章附则..................................................................................12附件1：服务评估范围...................................................................13附件2：服务前置评估要求...........................................................14附件3：服务预案（模板）...........................................................16附件4：服务评估流程...................................................................173第一章总则第一条为有效提升客户感知，实现事后服务向服务前置转变，根据集团公司及省公司相关规定，结合分公司实际，特制定本管理办法。第二条服务前置是指对可能影响客户感知的各项市场运营活动、网络运营活动，在实施前从客户服务的角度，对相关工作进行规范，开展服务评估，优化实施方案，从源头减少和解决影响客户感知的问题。第三条概念与术语“产品”是指依靠中国电信内部既有资源（如：网络、平台、渠道、营销、服务体系）及外部相关合作资源，以一个整体提供给中国电信客户的综合信息服务（功能）。“销售品”是指对单个或多个产品进行包装，通过叠加标准资费、服务等设计后，以一个整体提供给客户的销售标的。包含基础销售品和套餐类销售品。第四条服务前置工作是保障产品/销售品顺利上市、并得以推广发展的重要措施。对于未开展服务前置工作或未根据服务前置工作要求执行而上市的市场运营活动或网络运营活动，将加大相关投诉事后追溯的考核问责力度，以切实推进服务前置工作的有效开展，提升客户服务质量。第五条本管理办法适用于中国电信股份有限公司广州分公4司（以下简称分公司）。第二章职责分工第六条负责牵头组织落实可能影响客户感知的市场运营活动、网络运营活动以及IT支撑活动的部门（中心）是服务前置的发起部门。服务前置发起部门主要职责如下：（一）在相关活动执行之前，根据本办法的要求提交服务前置相关文档材料。（二）按照本办法第二十一条的规定，牵头制定客户感知测试方案、准备测试环境及测试工具等，并组织实施。（三）按照本办法第二十一条的规定，牵头制定一线服务人员感知的测试方案、准备测试环境及测试工具等，并配合客户服务管理部门组织相关测试工作。（四）根据服务评估意见调整优化相关方案和流程。（五）组织落实客户协议与宣传推广的一致性检查工作。（六）在活动执行的过程中，向客户服务管理部门反馈活动的进展情况，对发现问题制定解决方案并协助客户服务管理部门做好相关客户解释工作。（七）在活动执行后，对发生的问题，应当启动业务应急方案并协助客户服务管理部门实施服务应急预案。第七条客户服务部主要职责如下：（一）组织落实省公司交办的服务前置相关工作。5（二）对发起部门提交的服务前置文档材料进行文档评估。（三）参与客户感知测试，并对影响客户感知的相关项目进行评估。（四）组织落实一线服务人员感知测试，并对影响客户感知的相关项目进行评估。（五）组织相关部门制定服务预案，并开展相应的服务工作部署，包括但不限于知识库加载、客服人员培训、服务公告、服务应急预案等。（六）协助发起部门做好相关活动的客户协议与宣传推广等的一致性检查。（七）对客户服务的异常情况进行监督和跟踪，并反馈发起部门。第八条各服务渠道管理部门（10000号广州区域中心、政企客户中心、公众客户部、综合调度中心）主要职责如下：（一）协助做好客户感知测试及一线服务人员感知测试。（二）制定本部门管理的服务渠道客服人员服务培训计划，并组织实施。第九条客户服务中心主要职责如下：（一）协助客户服务部制定并执行相关的服务预案。（二）协助客户服务部对客户服务的异常情况进行监督和跟踪。6第十条企业管理部负责配合发起部门对相关活动进行合规性评估。第三章服务前置的内容第十一条服务前置工作按照分级管理原则，实行省市两级管理。由省公司层面发起的活动（如省公司层面维护的网络系统升级、省公司层面维护的IT系统升级、全省性产品/销售品上市、业务政策或流程调整等），由省公司按照相关管理办法实施服务前置。由省公司层面发起的活动但涉及分公司个性化调整部分以及分公司层面发起的活动，由分公司按本管理办法实施服务前置。第十二条对于影响客户感知的相关活动，在方案制定阶段，客户服务管理部门应主动参与，从客户感知角度提出建议；在方案实施前，客户服务管理部门应开展服务评估工作，根据活动预计的影响程度和范围与发起部门联合组织客户感知测试；在方案实施过程中，客户服务部门应将服务中出现的异常情况反馈至发起部门，发起部门应当向客户服务管理部门反馈进展情况，并根据存在问题尽快启动相应的业务应急解决方案。第十三条服务评估的对象分为以下两类：（一）网络运营类：包括但不限于网络平台及IT支撑系统的割接、扩容、升级、调整等。（二）市场运营类：包括但不限于产品/销售品的上市及调7整，业务规则和客户协议的调整，各类促销及广告宣传脚本等。服务评估具体范围见附件1。第十四条服务评估包括文档评估、一线服务人员感知测试评估和客户感知测试评估。第十五条文档评估由客户服务管理部门针对发起部门提交的服务前置文档材料，对涉及客户感知方面的相关内容进行评估。文档评估主要从以下三个方面进行：（一）文档内容完整性及清晰性：项目内容及附件材料完整全面，无缺失项；语言描述清晰通畅，文字通俗易懂。（二）文档内容准确性：文字、图形、操作说明的内容与实际相符；内容真实准确，业务描述与宣传资料的内容保持一致。（三）文档内容的合法性及合理性：内容符合相关法律法规及政策要求；对于市场运营类活动，要求体现交易的公平性和对老客户的政策延续性，明确报备报批、可查可退等情况。第十六条一线服务人员感知测试主要针对涉及营业或客服系统操作界面调整，以及上门服务操作界面调整的相关活动开展，评估可以选择面谈、问卷调查、网上调查等测试方式,测试人员包括但不限于10000客服代表、营业员、VIP客服经理和直销人员、装维人员等。一线服务人员感知测试主要针对三个方面的内容进行：（一）业务应用逻辑清晰：前台服务人员或客户经理易于理解，咨询、受理、投诉无障碍；8（二）系统功能就绪：系统配置准确，业务受理简易便于前台操作，操作界面可规避人为录入差错，如必选功能设为默认，互斥功能设为不可选项；（三）系统受理和处理流程顺畅：在营业厅及电子渠道等受理的响应速度及办理时间等性能符合要求；查询、变更、取消等环节流程合理畅通；业务开通、拆除处理流程合理畅通。第十七条客户感知测试主要针对产品/销售品新上市或涉及客户接触界面的重大调整升级，由测试人员从客户感知出发进行流程穿越，测试人员包括但不限于普通客户、友好客户、第三方调查人员等。客户感知测试的评估主要针对以下四个方面的内容进行：（一）易用：产品功能容易操作、关键功能可用、好用，端到端开通顺畅;（二）易办：营业前台受理符合临柜5分钟要求，相关渠道可正常受理，查询、退订渠道便利，符合客户要求；业务开通易处理，能符合客户时限要求；（三）易懂：发票、账单易懂，业务资费说明与宣传资料一致，账单及详单查询便利；（四）易维：投诉处理流程顺畅；售后保障服务，包括报修报障、维修处理等渠道畅通、方便快捷。相关服务前置评估要求见附件2。第十八条根据业务活动涉及的影响面以及对客户影响程9度，需要执行服务前置的相关活动可分为A、B、C三个等级：（一）A级活动网络运营类：因网络或平台调整可能影响一个及以上基础产品（如固话、宽带、移动等）全部用户正常使用，或因核心支撑系统（如VC、OCS、CRM、计费系统、电子渠道系统、业务资源管理等）、客服系统调整可能影响对外业务使用或渠道服务不能正常开展的相关活动，为A级活动。市场运营类：开展新产品/销售品的上市活动，为A级活动。（二）B级活动网络运营类：因网络平台调整可能影响某个基础产品部分功能正常使用，或因非核心支撑系统停止或调整（突发故障除外）而影响对外业务使用或渠道服务的相关活动，为B级活动。市场运营类：开展现有产品/销售品的调整、促销及广告宣传等相关活动，为B级活动。（三）C级活动网络运营类：对客户的业务使用无感知的网络平台调整或日常版本升级发布等相关活动，为C级活动。市场运营类：不影响客户感知的业务规则、政策调整等相关活动，为C级活动。第四章服务前置的评估流程第十九条发起部门在活动实施前，应对可能存在的业务使10用影响和客户服务影响进行充分的风险评估，提前做好各项工作安排，经所在部门领导审核后，向客户服务管理部门提交服务前置文档材料。服务前置文档材料包括产品/销售品说明书、活动实施方案、业务及服务风险初步评估、业务应急预案、业务解释口径、活动通讯录及相关测试情况等。第二十条发起部门提交服务前置文档材料的时限要求：（一）对A级活动的服务评估，发起部门应在提交实施审批前6个工作日提交服务前置文档材料至客户服务管理部门。（二）对B级活动的服务评估，发起部门应在提交实施审批前4个工作日内提交服务前置文档材料至客户服务管理部门。（三）对C级活动的服务评估，发起部门应在提交实施审批前2个工作日向客户服务管理部门提交服务前置文档材料报备。（四）相关活动的实施计划如有调整，发起部门提交活动调整情况说明，并经所在部门领导审核同意后，在提交实施审批前3个工作日提交客户服务管理部门。（五）对于需停止经营某种业务的活动，发起部门应提前30个工作日提交相关材料至客户服务管理部门。第二十一条客户服务管理部门应当对服务前置文档材料进行审核，资料不齐全的，经部门领导审核后退回发起部门补充相关材料。第二十二条A级活动除进行文档评估外，原则上要求进行11一线服务人员感知测试或客户感知测试的评估。营业系统或客服系统的调整影响前台人员使用的，原则上要求进行一线服务人员感知测试的评估；新产品/销售品上市的相关活动原则上要求进行客户感知测试的评估。B级活动由客户服务管理部门进行文档评估。C级活动由发起部门自行开展服务评估，并向客户服务管理部门提交服务前置文档材料报备。第二十三条客户服务管理部门在收到发起部门相关材料后，A级活动的评估在4个工作日内完成，B级活动的评估在2个工作日内完成。服务评估结果应作为活动实施的审批材料，由发起部门一并提交实施决策审批。第二十四条发起部门应根据客户服务管理部门提交的服务评估报告，判断是否需对相关活动方案进行优化调整，并在收到服务评估报告后的1个工作日内反馈客户服务管理部门。第二十五条客户服务管理部门应当在相关活动实施前，根据活动等级制定相应的服务预案；同时组织业务主管部门和渠道主管部门等相关单位完成服务部署工作。服务预案模板见附件3。第二十六条发起部门下发A级活动通知文件时，应选择客户服务部会签。第二十七条在相关活动实施中发现的可能影响客户感知的问题，发起部门应当及时向客户服务管理部门反馈并制定解决12方案。客户服务管理部门应对相关问题进行评估，更新服务