中小学校舍安全建设档案管理办法解读

1全国中小学校舍安全工程档案管理办法介绍临沧市校安办2010年5月24日2一、为什么制定《全国中小学校舍安全工程档案管理办法》3（一）国务院文件的要求国务院办公厅印发的《全国中小学校舍安全工程实施方案》明确提出各地人民政府组织对行政区域内各级各类中小学现有校舍（不含在建项目）进行逐栋排查，按照抗震设防和有关防灾要求，形成对每一座建筑的鉴定报告，建立校舍安全档案。4（二）国务院领导的要求刘延东国务委员5月8日在全国中小学校舍安全工程工作电视电话会议上的讲话强调，在排查鉴定的基础上，实现在全国每一所学校都有校舍安全档案，每一个地区的教育和建设主管部门都要掌握辖区内每一座校舍的安全信息。5（三）校舍安全工程本身的要求1.管理文件多校舍安全工程的实施时间是七年，量大面广，涉及各级政府、校安办和有关部门，将印发大量的管理文件和资料，这些文件和资料必须进行系统地整理和归档，以全面反映校安工程的实际。62.工程环节多校舍安全工程增加了排查鉴定的环节。排查既包括对学校场址的排查，也包括对所有单体建筑物的排查。根据不同地区的特点，对校舍的鉴定包括抗震鉴定、安全鉴定、抗淹没抗洪水冲击等综合防灾能力的鉴定等。这些排查鉴定报告是对校舍进行加固改造的重要依据，必须妥善保管。73.工程要求质量高校舍安全工程不仅仅是危房改造，要求既要达到新的抗震设防标准，又要达到综合防灾要求。因此，每一个建设环节都必须高度重视，必须严格按照基本建设程序施工，将各种施工文件保存下来，确保将校舍安全的责任落实到每一个环节。8云南省校安办明确要求：1、档案管理实施的对象为各州（市）城市、县镇和农村所有公办、民办中小学校，包括普通高级中学、完全中学、十二年一贯制学校、普通初级中学、初级职业中学、九年一贯制学校、普通小学（含教学点）、中等职业学校（含成人中等专业学校）、特殊教育学校。档案资料的归属和管理按“属地管理，分级实施”的原则进行。省、州（市）、县（市、区）直属学校应按属地管理原则纳入所在地进行档案管理。92、各级校安办负责对本级档案资料进行收集、整理、检查、验收和保存归档工作，并负责对下级校安办档案工作进行指导、监督、检查和验收。3、各州（市）及县（市、区）教育行政部门都应设立中小学校舍安全档案室，按要求建立完整的纸质档案和电子档案。10二、对《全国中小学校舍安全档案管理办法》的说明11（一）关于本办法的适用范围本办法适用于所有中小学所有校舍工程项目的档案管理《办法》第三条对档案进行了定义档案是指工程实施过程和各个项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。进行收集、整理、保存、管理和利用。12（二）关于校舍档案建设的责任主体★档案建设的责任主体就是各级校安办第五条规定档案的归档和管理由各省、自治区、直辖市中小学校舍安全工程领导小组统一组织，各市区县负责实施。各级校安办负责对本级档案资料进行收集、整理、检查、验收和保存归档工作，并负责对下级校安办档案工作进行指导、监督、检查、和验收。13县级及以上教育行政部门应当设立中小学校舍安全档案室，指定专人、划定专门场所管理所属学校的档案，按要求建立完整的纸质档案和电子档案系统。”因此，档案建设的责任主体是各级校安办，但校舍安全档案室应该建在教育行政部门。14（三）关于档案的收集★《办法》的第六条、第七条、第八条对档案的收集提出了要求第六条规定在项目招投标及与排查鉴定、检测、勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交的整理、归档责任，并对项目文件的套数、费用、质量、移交时间等提出具体要求。15第七条规定项目档案的归档工作应与项目实施同步进行。排查鉴定时，即应开始对项目档案进行收集、整理和检查。校安办应在工程项目竣工验收后一个月内向校舍安全档案室移交该项目的档案资料。属于归档范围的档案资料，应当及时与有关单位办理移交。对于无法取得原件的归档资料，可由提供单位确认一致性后将复印件加盖公章归档。16检测单位校安办排查鉴定单位勘察单位设计单位监理单位施工单位档案室建设单位17（四）关于档案的分类和立卷★校舍安全档案共分为五类第九条规定档案可以按A综合卷、B规划和经费卷、C监督检查卷、D学校总卷和E项目分卷进行分类立卷。18县级及以上教育行政部门规划和经费卷学校总卷综合卷监督检查卷项目分卷1项目分卷2项目分卷319《办法》第十条对综合卷、规划和经费卷、监督检查卷进行了细化。20综合卷本级政府部门和上级政府部门印发的与工程有关的各种文件，包括工程实施方案、工程领导小组和办公室人员组成、工程路线图和时间表、工程简报、工程年度实施情况总结、月报表等。21A综合卷序号归档文件一工程实施方案二领导小组和办公室组成人员名单三工程路线图和时间表四工程年度实施情况总结五月报表六工程简报、快报七上级政府、校安办、各部门各类文件八本级政府、校安办、各部门各类文件九下级政府、校安办、各部门请示和批复十其它22规划和经费卷工程总体规划年度实施计划工程总体经费预决算23B规划和经费卷序号归档文件一工程总体规划二辖区内学校布局调整规划三工程年度实施计划四工程经费预决算五其它24监督检查卷工程日常监督检查办法监督检查具体实施方案监督检查记录专项监督检查报告25C监督检查卷序号归档文件一工程日常监督检查办法二监督检查具体实施方案三监督检查记录四专项监督检查办法五其它26第十一条规定了D学校总卷和E项目分卷学校总卷按学校立卷，命名为××学校总卷学校总卷归集该校校舍场址排查报告、校园整体规划、整体设计方案等文件；项目分卷按项目立卷，命名为××学校××项目分卷。项目分卷归集该项目的所有建设和改造文件，包括排查鉴定报告、加固改造方案等。项目是指每个单体建筑物，包括学校的教学及教学辅助用房、生活用房和办公用房等。27ⅹⅹ学校总卷ⅹⅹ学校ⅹⅹ项目分卷2ⅹⅹ学校ⅹⅹ项目分卷1ⅹⅹ学校ⅹⅹ项目分卷328D学校总卷（按学校一校一卷）序号归档文件一学校简介二学校整体规划三学校整体设计方案四工程实施前后校园平面图五工程实施前后土地校舍情况总表六工程实施前后校舍基本情况明细表七校舍场址安全排查报告八其它29E项目分卷要求按项目立卷，一项一卷。包括：工程实施前项目建设和加固改造文件排查鉴定文件工程准备文件工程监理文件施工文件竣工图竣工图验收文件学校附属工程卷30E项目分卷（按项目立卷，一项一卷）E-（A）安全工程实施前项目建设和加固改造文件序号归档文件一工程准备阶段文件二监理文件三施工文件四竣工图五竣工验收文件六其它31E-(B)排查鉴定文件序号归档文件一校舍建筑安全排查报告二抗震鉴定报告三安全鉴定报告四抗淹没、抗洪水冲击鉴定报告五抗风能力验算报告六检测报告七其他鉴定报告八鉴定委托合同九加固改造方案32E-(C)工程准备阶段文件序号归档文件一立项文件二建设用地、征地、规划文件三勘察、测绘、设计文件四招投标文件五开工审批文件六财务文件七建设、施工、监理机构及负责人八其它33E-(D)监理文件序号归档文件一监理规划二监理月报中的有关质量问题三监理会议纪要中的有关质量问题四进度控制文件五质量控制文件六造价控制文件七供货、试验等相关单位资质材料八监理通知九合同与其他事项管理文件十监理日志34E-(E)施工文件序号归档文件一施工技术准备文件二施工现场准备文件三地基处理记录四工程图纸变更记录五施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告六施工试验记录七隐蔽工程检查记录八施工记录九工程质量事故处理记录十工程质量检验记录35E-(F)竣工图序号归档文件一各类综合图二室外专业图三建筑竣工图四结构竣工图五装修工程竣工图六电气工程竣工图七消防工程给排水工程竣工图八采暖通风空调工程竣工图九其它专业工程竣工图十其它36E-（G)竣工验收文件序号归档文件一工程竣工总结二竣工验收记录三财务文件四声像、缩微、电子档案五其它37E-（H)学校附属工程卷归档文件300平方米以下的食堂、厕所；工程造价在50万以下的校园绿化、篮球场、足球场、围墙、大门等基础建设档案全部归为学校附属工程档案。学校附属工程档案要在E卷单独立卷，命名为学校附属工程卷。38云南省校安办明确要求：（一）各州（市）教育部门应当设立中小学校舍安全档案室，管理所属行政区域内各县（市、区）的档案，要求保存：1、本级A、B、C卷纸质档案（原件）及电子档案。2、所属县（市、区）A、B、C、D、E卷的电子档案。（二）各县（市、区）教育部门应当设立中小学校舍安全档案室，管理所属行政区域内学校的档案，要求保存本县（市、区）A、B、C卷及所属项目学校D、E卷的纸质档案（原件）及电子档案。（三）各项目学校要求保存D、E卷的纸质档案（原件）及电子档案。校舍情况发生变化时，学校应当及时更新，保证图实相符。39（五）关于管理制度和责任追究第十六条规定各级教育行政部门应当根据本办法和有关法律法规建立健全中小学校舍档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、移交、查阅、保密、销毁等方面的管理制度，明确管理人员的职责，完善中小学校舍档案管理机制。对于毁坏、丢失校舍档案，造成损失的单位和个人将依法追究责任。40（六）关于档案的保管期限★按照档案性质不同分为永久、长期和短期三种•综合卷、规划和经费卷、监督检查卷和学校总卷的保管期限为永久，需要永久保存•项目分卷保管期限为长期，保存期限等于该项目的使用寿命，具体按照《建设工程文件归档整理规范》的要求执行•拆除项目分卷的保管期限为短期，保存期限为20年41（七）对归档文件的质量要求本办法第十三条作了规定，其它要求按建设工程归档整理规范的要求第十三条归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用褪色的书写材料书写、绘制，卷首编制文件目录，卷末设立备考表，标明立卷人和审核人。42（八）纸质档案的数字化第十九条校舍安全档案室应当及时对归档的纸质档案材料进行数字化处理，实现纸质档案和电子档案的对应，并按要求纳入《全国中小学校舍信息管理系统》。■数字化即对纸质档案进行扫描处理，这是国家档案局要求并推动的。目前教育部已对1949年以来所形成的档案全部进行了数字化处理，做到了纸质档案与电子档案的一一对应。43云南省校安办关于电子档案的要求：（一）县（市、区）档案室应当及时对归档的纸质档案材料通过归集电子文档、扫描、照相等（图纸：有条件的地区做扫描，没有的可照相。所有相片要求不低于一千万像素，格式为jpg）方式进行数字化处理，形成电子档案，实现所有项目纸质档案和电子档案的一一对应，并刻录成DVD光盘上报归档。（二）电子档案以县（市、区）为单位采用光盘统一上报州（市），再由各（州）市上报省。各州（市）、县（市、区）上报光盘时应在光盘上标明此光盘所包含的是xx州（市）的XX县（市、区）内的XX学校的建筑项目。44云南省校安办关于对档案的装订和保存的要求：档案的收集、整理和保存归档工作要与工程项目的实施同步进行，在工程项目推进的过程中逐步收集、整理所需归档的资料。为便于保存，纸质档案应按分类装订成册，一卷一册（E卷按A至G分别装订），按规定填写卷名。纸质档案所使用的档案盒请各州（市）自行统一规格，做到各州（市）及行政区域内的县（市、区）、项目学校统一使用一种档案盒。45（九）对时间上的要求■2009年11月30日前，组织所辖市（县）全面建立中小学校舍安全档案室。■2010年，全国校安办将对落实情况组织重点检查46中小学校舍安全工程建设档案管理文件多、工程环节多、涉及面广、质量要求高的一项工作。未尽事宜，请大家参照：云校舍安全办[2009]38号关于对《全国中小学校舍安全工程档案管理办法》的补充通知47