ZD-ADM006通讯管理制度

第1页共2页制度名称通讯管理制度文件编号ZD-ADM006-A0制定部门行政部制定人/日期审核人/日期核准人/日期通讯管理制度一、目的：为确保公司通讯畅通，加强对公司各种通讯工具的管理，特制定本制度。二、适用范围：通讯工具包括电话总机、分机、传真机、公司发放的移动号码等。三、定义：无四、内容第一条职责：行政部负责各种通讯工具的使用管理及维护、维修、费用统计等工作。第二条电话总机的管理电话总机由前台文员负责值守，所有外线电话均需由前台人员负责转接。第三条电话分机的管理1.座机报装：公司根据员工工作需要配置电话分机，由部门提出书面申请，说明需求时间、数量、业务类型（内线/市话/国内/国际长途），然后经分管领导签字后提交行政主管跟进办理。2.电话分配和使用(1)行政部应本着厉行节约，资源共享的原则执行，并根据实际需求状况于2个工作日内安装调试投入正常使用。(2)电话分机拨打权限由行政部统一设置。长途直拨功能开通：须由申请人提出书面报告，经部门经理初审、分管领导审核后，报综合管理中心副总批准后方可开通。开通后不得借予他人拨打私人长途电话，否则，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还将视情况给予相应的处分。(3)禁止利用公司电话进行私人聊天。员工在上班时间如接听私人电话，应长话短说，原则上时间不得超过三分钟。严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话）进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务相关信息。(4)闲置电话号码由行政部每月梳理一次。第四条传真机的管理第2页共2页1.公司传真机由前台负责管理，收发传真应由前台人员负责操作。2.前台人员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后，应立即将传真文件交给收件人。3.对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。4.所有员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。5.传真机所在部门的资产保管人有权对发出传真的合理性进行审核。第五条移动电话的管理1.因工作需要申请号码者，需填写《联络单》由部门经理和分管领导签字后提交行政部分配号码使用，对公托收的号码由行政部负责对每月电话费用的统计汇总，当月超出标准部分从月工资中扣除，并按部门分摊后交财务部费用会计。2.已转入到个人名下的手机电话号码的补助标准按《财务费用报销管理制度》执行；第六条日常使用管理和维护1.行政专人负责公司所有电话机、传真机的请购、验收入库、发放，回收、移交和维修等。2.享受通讯补贴的员工每日24H必须开机，如因故延误工作情节严重者或有投诉不及时接听电话情节严重者，公司将取消当月话费补贴。3.现使用公司集团手机号码者如办理辞职，需将手机号码交回行政部，当月产生超出补助的话费将在离职工资中扣除。4.行政部每月将对于电话的产生的费用、账单进行审核，对于一些异常及时处理。五、附则无