《档案事业概论》第一二章辅导

浙江省档案系列初、中级专业技术资格考试科目为《档案事业概论》和《档案工作实务》，考试用书为浙江省档案局组织编写、中国档案出版社出版的《档案事业概论》和《档案工作实务》两书（浙江省档案干部教育培训中心有售，附考试大纲），考试范围为：报考初级专业技术资格人员考试范围为两书各前三章内容，报考中级专业技术资格人员考试范围为两书全部内容。《档案事业概论》共五章，分别为：“档案与档案工作”、“档案事业”、“档案法制建设”、“外国文件与档案管理”、“档案学”，应考人员除掌握本教材内容外，还需熟悉本教材内容涉及的有关法律法规规范标准（可参阅浙江省档案干部教育培训中心编印的《档案专业培训考试参考资料》一书）。本教材涵盖档案学概论的基本内容和档案法学、中国档案事业史、外国文件与档案管理等有关内容。根据2009、2010年度浙江省档案系列初、中级专业技术资格考试，考试题型均为客观题，具体题型分三种，即：单项选择题、多项选择题和是非判断题。单项选择题四选一，多项选择题四选二（含二）以上，是非判断题为单一判断正确还是错误。总题量近100题。考试大纲面广、题量大、分值小,无重点可言，应考人员应认真复习，全面掌握教材内容，重视基本概念、基本原理、基本方法，并做到理论联系实际，重在理解，融会贯通，在此基础上适当记忆。切忌猜题、押题。《档案事业概论》第一、二章辅导第一章档案与档案工作本章共两节，即“档案”、“档案工作”，八个问题。第一节档案本节概要地介绍了“档案的起源与发展”即档案的简史，“档案的概念与性质”即档案的定义，“档案的类型”即档案的种类（档案学术上的分类），“档案的价值与作用”等四个有关档案的最基本的问题。档案是人类社会活动的历史记录,是一种普遍存在的社会现象。哪里有人类的活动,那里就有档案。但档案并不是随着人类的出现而产生的，它是伴随着人类文明的起源、社会的发展而产生和发展。从口口相传，到结绳刻契，到文字记录，到声像记录，到电子记录，档案经历了漫长的演变过程。一、档案的起源与发展1（一）档案的萌芽与起源档案的产生是以处理复杂事务为目的、以一定的物质基础为载体条件的。在远古蛮荒的文明之初，是茹毛饮血的旧石器时代，投掷、尖劈、杠杆等知识帮助人们度过了漫长的原始社会。由于生产力极其低下，社会关系简单，原始社会早期人们的交往、社会活动仅靠口口相传就能满足人们的需要。我国的远古传说十分丰富，如有巢氏架木为巢，燧人氏钻木取火，伏羲氏结网捕鱼，神农氏种植五谷百草等。这些传说使我国远古灿烂的历史得以流传。但有了传说并不等于有了档案。当社会从低级原始阶段向前发展时，为适应日益复杂的社会生产和生活要求，人们开始以实物帮助记忆，即在物件上做出一些标记或符号表达思想或记事。我国历史上主要有结绳和刻契等原始记事方法。《易·系辞》载：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契”。唐李鼎祚《周易集解》引《九家易》载：“结之多少，随物众寡，各执以相考，亦足以相治也。”可见，结绳是我国最早的记事方法。刻契记事比结绳记事更进一步。所谓刻契，即在木片、骨片或玉片上刻上符号以记事。这种记事方法在我国古籍也有记载，如西汉学者孔安国《尚书·序》载：“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政。”刻契记事在我国一些少数民族中也能得到印证。如《隋书·突厥传》载：“无文字，刻木为‘契’”，说明一些少数民族在文字产生前已有“契”了。到上世纪50年代，我国一些少数民族仍以刻契记事。原始人还善于用图画来记事，比刻契记事又进了一步。传说中，远古时期人们用花、虫、鸟、兽等各种符号记录种种事物。近年我国出土的原始社会晚期仰韶文化、龙山文化彩陶上的刻划符号，学者认为就是简化了的图画。远古时期，人们由于受生产力发展水平和语言文字的限制，尽管借助于各种标记、符号，用结绳、刻契、图画等记事方法，能保存、传递相关记录信息，但由于原始记事方法的局限性，留存的记忆往往是不确切、不完整的，不能成为普遍的社会交往工具。历史、语言学家把这一时代称为“助记忆时代”。然而，原始记事在一定范围内有历史记录、契约、凭证、备忘等作用，因此，可以看作是档案的萌芽，即档案起源的初始形态。(二)档案的产生与发展1.档案产生的条件（两个条件）（1）记录符号的产生是档案产生的客观条件档案起源于原始记事，但原始记事并非档案。文字作为语言记录符号产生以后，使早期人2类大同小异的记录符号逐渐整齐划一，从而形成系统。只有文字才能准确表达思想，成为经验交流、活动记录最直接最确切的工具。文字的产生为准确地记录事实提供了条件，从而为档案的形成提供了客观可能性。随着生产实践的继续发展，记录语言的文字符号系统进一步完善，出现了比较有条理的信息记录。这些有条理的信息记录使用完毕后，为了日后查考，被整理保存起来，便形成了档案。我国历史悠久，文化灿烂，产生了早期的档案。河南安阳小屯村出土的3000多年前的殷商甲骨档案（文字刻写在龟甲、兽骨上），就是当时商王朝使用的一种文件，也是迄今发现的我国历史上较早的文字。（2）国家的出现是档案产生的社会条件在原始社会后期，随着生产的发展、社会交往的扩大，人们需要帮助记忆和交流的的工具，而文字记录正起到了保存社会活动记忆、便于交流的作用。文字记录即文书形成并保存下来，就成为档案。社会越发展，人们交往越频繁，形成的记录越多，发挥的作用也越大。在原始社会向奴隶社会过渡，出现了阶级、国家以后，统治者为了治理国家、协调矛盾、发展生产、军事外交等需要，更需要有一种发号施令、管理众人的工具，于是就产生了记录阶级统治、国家管理状况的文书。唐人张怀瓘《书断》载：“大道衰而有书；利害萌而有契。”，正说明了文书和档案产生的社会历史因素。可见，在漫长的人类社会发展过程中，文字记录的产生，社会的发展，国家的逐渐形成，进入阶级社会以后特定的社会需要等诸因素影响下，档案逐渐产生与发展。2.早期档案形态（四种原始实物形态与纸质形态）从原始记事符号向档案的演变，是随着社会的发展、生产力水平的提高而变化的。无论是档案内容，还是档案载体形态，都不断的发生变化。在我国古代社会早期，出现了甲骨档案、金石档案、简牍档案和缣帛档案、（纸质档案）等档案形态。甲骨档案，是以龟甲和兽骨为材料形成的古代档案。在我国考古挖掘中，发现了商、周、汉等朝代形成的甲骨档案，其中商代甲骨档案是我国现存最早的系统的官府文书。河南安阳小屯村出土的甲骨档案，就是当时商王朝使用的文件，是我国目前发现的最早的用文字记录的档案，也是我国光辉灿烂文化的明证。金石档案，是铭文档案和石刻档案的总称，是将文字刻铸在青铜器、铁器、石头上而形成的档案。殷商和周代将记载王族恩赐、征战经过、诉讼裁判等重要内容的铭文铸在青铜器上，称为金文或钟鼎文。春秋时期，冶铁业有很大发展，一些重要事情和法令铸在铁鼎上。也有的将重要的记载和规定刻在石头上，如王公征伐、祭祀、游猎等。这些铭文、石刻有相3当一部分被保存了下来，称为“金石档案”。简牍档案，是指在竹简、木牍上书写文字形成的档案。周朝和春秋战国时期，人们习惯将文件、书籍书于竹简、木牍上。事情简单、字数不多，写在狭长的单片竹简上；事情重大，要写很多字，则简片连编起来汇集成册。所以，在我国，最早对文件和档案的称呼，见诸文字的叫做“册”、“典”。缣帛档案，是用丝织品作为书写载体而形成的档案。春秋战国时期，出现了大量缣帛档案，又称为帛书。长沙的楚墓、汉墓发掘出大批竹简和帛书，是继甲骨文之后发现较多的古代档案。用缣帛书写的文件可以舒卷，一份文件可以卷成一卷、一轴，所以又称做“卷”、“卷轴”。纸质档案，是用纸张为载体形成的档案。造纸术发明以前，我国很长一段时间大量使用竹简、缣帛为载体形成档案。西汉初年，因对传播工具的需求，纸作为新的书写材料应运而生，我国甘肃省多次发现西汉麻纸残片——西汉时期放马滩纸、肩水金关纸、马圈湾纸(敦煌残页)、金关纸、敦煌纸。其中“放马滩纸”为西汉初期(公元前179年—公元前143年)的纸质地图，不仅是迄今发现的世界最早的植物纤维纸，也是世界最早的纸质地图实物和最早的纸质档案。汉后逐步由简、帛、纸并用，到以纸张作为撰写文书的主要载体。二、档案的概念与性质（一）档案的概念（两个概念与四个方面含义）档案是一种原始信息记录。相对于图书、情报资料等信息记录，档案信息有其特殊性。虽然，目前在图书馆、情报中心、纪念馆、博物馆等非档案管理机构也收藏有一些档案，档案馆也保存了图书、文物等，但档案与生俱来的特性始终是存在的。从事档案工作，有必要了解档案的概念、特点，从理论上解决什么是档案，什么不是档案等问题，才能有效地指导工作实践。关于档案的概念，国内外档案学界有不同观点，20世纪80年代，全国范围内也有过广泛讨论。档案概念有学术概念和法律概念，主要体现在《档案工作基本术语》(以下简称《术语》)和《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)关于档案的表述。《术语》中“档案”一词解释为:“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”4上述两种表述，外延不同，内涵基本上是一致的。《术语》中的档案，指的是普遍存在的、一般意义上的档案，其价值作用对象可以是组织，也可以是个人；《档案法》所称的档案，是指法律监管范围的档案，从法律上明确了国家管理档案的范围，专指“对国家和社会有保存价值的档案”，而并非一般意义的档案。但是，它对形成普遍的档案概念有促进共识的作用。上述档案概念包括了如下四个方面的含义：1.档案的形成主体是国家机关、社会组织和个人（形成者）档案是一种普遍存在的社会现象，只要有人、有组织机构存在的地方，就会有活动，就会有档案。这种普遍性体现了档案来源的广泛性、多元性和规律性。每个单位的各个部门、各个岗位的每一个人都会形成档案，都有责任、义务形成好、保管好符合要求的档案。那种认为档案就是档案人员的事情的观点是错误的。同时，普遍存在的档案又蕴含着特殊性，即不同的组织、不同的实践活动，形成的档案内容千差万别，应根据不同情况有针对性地做好档案工作。2.档案是有保存价值的文件（价值条件）组织及个人在实践活动中，会产生大量的文件。这些文件为处理某一事情的需要而产生,是自然形成的。事情处理完毕后，文件完成了现行使命，经鉴定，一部分文件失去了效用，应予销毁；一部分文件仍有使用价值，应继续保存。有使用价值的文件，经过规范整理后保存下来就成为档案。无意识（自然）的形成需要通过有意识的制作和有意识的保存，才能成为档案。因此，不是所有产生的文件都能成为档案，只有那些有保存价值并且已经处理完毕的文件才能转化为档案。档案是处理完毕的、具有查考价值的、集中保存起来的文件有机体。档案和现行文件，从它们的社会职能来说各不相同，而从它们的内容和形式构成来说则是同一的，是同一事物的两个不同阶段。文件就是档案的前身，为了做好档案工作，必须研究文件管理，尤其是要掌握文件运行规律，加强对文件形成、积累、整理、归档的指导与监督，确保档案的质量。3.档案的实存形态是多种多样的（记录方式与载体）档案是人们在实践活动中形成的原始记录。这种原始记录的内容需要根据实践活动的需要，通过不同的记录方式和载体形式表现出来。档案内容的记录方式有文字的、图像的、声音的、数码的等等。档案载体，古代主要有龟甲兽骨、竹木、金石、贝叶、缣帛、纸张等；近现代主要有纸张、胶片、磁带、磁盘及各种实物等。可见，档案内容的记载形式是丰富多彩的，我们既要关注古代档案的收集保管，又要重视近现代档案管理；既要重视常见的纸质5档案管理，又要重视胶片、录音录像带、磁盘等档案管理，还要重视办公自动化环境下电子文件的归档管理。档案实存形态的多样性，要求档案人员用发展的、运动的眼光来了解档案内容，明确归档范围。在档案的收集工作中，尤其要掌握档案物质形式的存在和运动情况，对那些劣质的记录形态应及时纠正，如不耐久的字迹材料、不符合存储要