SMP-ZL-00049偏差处理管理制度

偏差处理管理制度编号页码1/51、目的：为偏差的处理提供规范程序，使所有的偏差得到有效的调查和评估，适当的处理方案得到批准并实施。2、适用范围：适用于与原料、半成品、成品、工艺过程、规程、标准、厂房设施、环境控制、计量校准、验证以及与质量相关的涉及GMP和各SOP执行的所有偏差。3、定义3.1偏差：任何与产品质量有关的异常情况，如原料及产品检验结果超标、产品贮存异常、设备故障、校验结果超标、环境监测结果超标、客户投诉以及与药品相关法律法规或已批准的标准、程序、指令不相符的意外事件。3.2偏差的分级：3.2.1严重偏差：违反GMP质量管理制度或国家法规，危及产品安全及产品形象，导致或可能导致产品内/外在质量受到某种程度的影响，一直产品整批报废或成品召回等后果的时间。3.2.2重大偏差：导致或可能导致产品内/外在质量受到某种程度的影响，造成返工等后果，严重违反GMP及相关SOP的事件。3.2.3次要偏差：不会影响产品质量或临时性调整3.3偏差的种类（举例）：3.3.1检验结果超标：原料、中间品、成品检验结果超出标准要求。3.3.2生产过程缺陷：中间体检查超出标准要求。3.3.3混淆：两种不同的产品/同种不同批号的产品或同批而用不同的包材的产品混在一起。3.3.4异物：在原辅料、包装材料、成品或生产包装过程中发现异物。3.3.5潜在的污染：如不能正确清除某种物料可能导致产品的污染。3.3.6过期的物料/设备：中间体/半成品超过规定的贮存期限或使用了超出校验期的设备。3.3.7设备故障/生产中断：因设备故障/生产中断（因动力原因如水、电、气、汽导致）导致产品质量缺陷或潜在威胁，3.3.8环境：与药品生产相关的空调系统、厂房设施的防尘捕尘、防止蚊虫和其他动物进入设施、照明设施的故障以及洁净区尘埃粒子检测超限，生产车间人员、空气、地面、墙面环境检测指标超限、温湿度控制超限、压差超限等偏差事件。3.3.9校验/预防维修：涉笔仪器校验不能按计划执行，或在校验过程中发现计量结果超出要求范围，预防维修未按计划准时执行或在预防维修中发现设备关键部位问题影响已生产产品质量的情况。偏差处理管理制度编号页码2/53.3.10包装缺陷：包装设计缺陷3.3.11客户投诉：涉及生产过程控制及产品质量的投诉。3.3.12文件记录缺陷：使用过期文件、记录不规范、文件丢失。3.3.13未按规程执行：违反批准的程序、生产指令。3.3.14人员失误：人为失误导致产品质量问题、未能按正常程序执行，系统录入错误等。3.3.15旧版包材、零散物料：零散物料指生产过程中发现零散不合格的包装材料及每月应进行集中处理的物料。3.3.16其他：未列入以上的偏差。3.4偏差根本原因类别3.4.1人员：违反SOP进行操作，未经批准修改工艺参数，记录填写/修改不规范及记录因污染、损坏等原因需要更换等导致偏差的发生。3.4.2设备：由于生产设备和设施如动力运行故障、设备仪器故障，对设备/设施/系统的监测未能如期执行或监测结果超标等导致偏差的发生。3.4.3物料：原辅料/包装材料检验不合格或虽检验合格但是在使用过程中发现异常导致的偏差。3.4.4文件：现有的SOP、质量标准等文件存在缺陷导致的偏差。3.4.5环境：因外界环境导致的偏差。3.4.6其他。4、职责4.1质保部负责起草/修订本程序，生产部、质保部负责审核本程序，执行总裁负责批准本程序。4.2偏差发生的部门/人员负责及时、如实报告偏差；采取应急处理措施，协助调查偏差的原因，执行纠正及预防措施。4.3偏差涉及的相关部门配合调查偏差的原因，提出处理意见及纠正预防措施，并提供相应的书面支持文件。4.4偏差处理小组（由质保部、生产部、设备部及计划财务部负责人）负责讨论并制定偏差所涉及的物料或过程的处置建议以及相应的纠正预防措施。4.5QA：评估偏差的风险等级并确定其所涉及的相关部门；不定期组织偏差处理小组会议（特殊情况可随时）；负责调查偏差产生的原因，跟踪纠正预防措施的实施并评估实施效果，决定偏差处理管理制度编号页码3/5偏差所涉及的物料或过程的处理方法，负责所有相关文件的编号、下发及存档，负责偏差的汇总分析。4.6QA主管/质保部负责人：负责对次要风险等级及主要风险等级的偏差的终审。4.7质量副总：负责对严重风险等级的偏差的终审。5、规程5.1偏差的鉴定、隔离和报告5.1.1偏差定义中任何事件都要以“偏差处理单”的形式立即报告给发现部门的负责人和QA。5.1.2化验出现的任何超标事件，首先进行复检，如确属非实验室偏差，以“偏差处理单”的形式报告。5.1.3对于投诉事件，首先确认该投诉样品非假药，以“偏差处理单”的形式报告。5.1.4重大问题执行质量事故及重大质量事故处理规程。5.1.5偏差由发现人填写“偏差处理单”，详细描述偏差事件的内容。内容包括：产品、原料或机器名称、批号、机器编号、工序、偏差发生的时间、地点、过程、种类及可能的原因等。若需采取不使情况进一步恶化的必要步骤，提出应急方案，立即通知部门负责人和QA，经确认后，执行相应应急措施并记录。5.1.6对偏差涉及到的物料、在线产品、中间体、半成品、成品或设备进行隔离，避免有问题的物料混淆/误用。可采用更换房间状态卡、物料状态卡、移入特定区域等方法。QA对上述过程进行确认并签字。5.2偏差的处理建议5.2.1QA接到上述“偏差处理单”后首先进行编号以便追踪。5.2.2QA主管/质保部负责人确认偏差风险等级及相关部门，必要时召开相关部门负责人组成的紧急会议评估对产品或过程的潜在影响，并形成初步处理建议，详细记录其评估过程。同时指定QA调查员对该偏差进行调查。5.2.3QA将初步处理建议通知至相关部门执行。5.3偏差的调查5.3.1指定的QA调查员对该偏差的根本原因进行调查，调查主要包括以下内容：⑴与偏差发生过程中涉及的人员进行面谈；⑵查阅相关的SOP、质量标准、分析方法、验证报告、产品年度回顾、设备校验记录、预防维修计划、变更控制等；⑶复核涉及批号的批记录、清场记录、设备维修记录等；⑷设备的检查及维修；⑸复核相关产品、物料及留样；⑹查阅投诉情偏差处理管理制度编号页码4/5况、稳定性考察结果及曾经发生过的类似偏差；⑺必要时访问或审计供应商；⑻评价之前/后续批次潜在的质量影响。5.3.2QA调查员对上述各方面的调查结果进行汇总分析，确定根本原因或最可能的原因，对于某些复杂的调查可采取成立跨部门调查小组完成调查，调查时限为发现日期起20天，若超时须在处理单上注明原因，将产生的根本原因填写好，联通调查报告一并交给QA主管/质保部负责人进行确认。5.4纠正及预防措施的确认5.4.1QA召集由偏差处理小组及相关部门负责人组成的会议，根据调查报告传输的根本原因制定相应的纠正及预防措施、确定措施实施的责任人及完成期限；根据根本原因，质量副总决定如何处置所涉及的产品、物料。5.4.2QA主管/质保部负责人负责对次要等级及主要风险等级的偏差的终审，质量副总负责对严重等级的偏差的终审。5.4.3“偏差处理单”填写终审意见后交QA，偏差处理单编号表示为“PCCL-*****”，“PCCL”表示偏差处理，五位数字前两位表示年份，后三位表示流水号，复印下发至相关部门，原件按编号存放在档案室。5.5纠正及预防措施的跟踪及结案5.5.1纠正措施的实施部门在措施完成后，将实施情况及实施结果报告经本部门负责人签字确认后交QA，QA负责对纠正措施的完成情况和实施效果进行跟踪确认，QA主管/质保部负责人依照纠正措施的试试效果决定产品的处置。5.5.2预防措施的实施部门在措施完成后，将实施情况及实施结果报告经本部门负责人签字确认后交QA，QA负责对预防措施的完成情况和实施效果进行跟踪确认，QA主管/质保部负责人最终确认后关闭该偏差。5.5.3QA对未按期完成的纠正及预防措施通知责任部门负责人并向公司领导汇报。5.5.4偏差相关资料如调查报告、纠正及预防措施实施报告、确认总结及其他支持文件，连同“偏差处理单”按编号存放在档案室。5.6偏差的管理5.6.1偏差的处理时限：终审原则上应自发现之日起30日内完成，对于特殊事件则审批时间可根据需要延迟。5.6.2QA每月将偏差进行汇总分析，向公司领导进行汇报。偏差处理管理制度编号页码5/56、参考文献6.1《药品生产质量管理规范》（2010年修订版）7、附录附录1偏差处理单附录2偏差处理流程图附件3偏差处理台账8、变更记录及原因版本号生效日期变更原因、依据及详细变更内容012012.01.01根据2010版GMP要求进行修订，变更了文件版本号形式附件1：偏差处理单编号：REC080001第一部分（由偏差发现部门填写，不得有空项，若不涉及则填写“NA”）产品/物料/设备名称产品/物料/设备编号批号发现人发现日期发现时间班次发现地点年月日：□白班□中班发现偏差的工序受影响的范围总量□全部□部分偏差的种类：□生产过程缺陷□外来异物□潜在的污染□包装缺陷□校验/预防维修□混淆□未按规程执行□旧版包材/零散物料□过期物料/设备□人员失误□超标检验结果□文件记录缺陷□设备故障/过程中断□环境□客户投诉□其他偏差描述：发现人：日期：应急处理措施：部门负责人签字：日期：QA签字：日期：第二部分：偏差的分级（QA填写）□严重□重大□轻微QA主管/质保部负责人：日期：第三部分：受影响物料等处理意见，相关部门负责人评价潜在的影响和进行风险评估；召开会议，得到一致意见。相关部门：□质保部□生产部□设备部□计划财务部□仓库□采购□发货□一车间□二车间□三车间□销售部□其他指定的QA调查员：部门负责人：日期：部门负责人：日期：部门负责人：日期：部门负责人：日期：部门负责人：日期：部门负责人：日期：部门负责人：日期：QA主管：日期：第四部分：调查（附调查报告）根源类别□人员/行为□设备/设施□产品/物料□文件/记录□环境□测量调查期限（年月日）自年月日至年月日（20日内完成，若没有结束请注明原因：）偏差的根源：QA调查负责人：日期：第五部分：采取的措施：相关部门召开会议，得到一致意见相关项目：设备设施化学检验微生物检验文件批记录印字包材图纸验证校验稳定性安全/环境供应商培训其他项目列出纠正措施内容（可增加附页）执行人预期时间项目列出预防措施内容（可增加附页）执行人预期时间部门负责人：日期：部门负责人：日期：部门负责人：日期：部门负责人：日期：部门负责人：日期：部门负责人：日期：部门负责人：日期：QA主管：日期：第六部分：相关物料最终处置意见（QA主管/质保部负责人填写）签名：日期：质量副总终审：签名：日期：技术总监意见：签名：日期：第七部分：QA追踪及关闭如有必要，确认物料最终处理结果QA主管日期纠正措施：项目及内容（可增加附页）QA确认人完成时间预防措施：项目及内容（可增加附页）QA确认人完成时间QA主管签名：日期：附录2：偏差处理流程图+偏差发生偏差识别偏差记录和报告主管判断是否需采取紧急措施偏差报告质保部微小偏差批准偏差报告成立调查组，调查事件根本原因偏差影响评估建议纠正行动和纠正预防措施质保制部批准纠正和预防措施完成纠正行动批准偏差报告偏差处理结束一般或重大偏差无需进入根本原因调查质保部对偏差分类对附件3：偏差处理台账序号日期偏差分类偏差内容调查结果措施结束日期负责人签名