公司行文规范及管理办法

公司行文规范及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础：确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。一、纸型、纸质复印纸A4型（国际标准210mm*297mm），厚度定量60-80g/平方米。二、封面文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一VI形象（文字和徽标），但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。三、书写要求（一）标题使用2号宋体加黑，顶行。（二）副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。标题单独成行时，均无需标点。（三）正文使用4号仿宋。每段文字前空两格，第二行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。（四）章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1、”，第四层“（1）”，第五层“1）”。（五）正文中表格一般作附件置后。小于文件半幅的，可随文就位，与正文同宽，字号可略小。（六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修饰色彩语句中作为词数的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。四、落款、盖印在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数字“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。五、页面设置上0.2cm，下2.0cm，左2.0cm，右2.0cm，页脚1.0cm，行距28磅，或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只有几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页，但收缩行距不宜小于20磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。六、装订一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。七、分类与编号（一）文件分类公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某会（会议性质）为方式进行定位。（二）简化编号名称由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：树美（深圳）设计有限公司简化为“SMSZ”。行文中放置在表头或是标题下。对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编码。无论对内对外文件，页脚格式均为“第几页，共几页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。（三）细化编号内容仅限于下行文中的通知、通告，为公司人资行政部统一编制；初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。编制方法：SMSZ—HR—2014—001（公司人资行政部2014年第一份文件），其中公司名称：树美（深圳）设计有限公司=SMSZ；部门名称：人资行政部=HR；时间：2014年，其后以此类推。文件顺序号：001,002,003……以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起。如2015—001。便于管理保存。（四）各部门名称为设计部：SJ企划部：QH电子商务部：DS市场部：SC工程部：GC财务部：CW人资行政部：HR法档部：FD所有文本依顺序排号，发文后人资行政部存档。八、行文管理主要内容外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。（一）内部发文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司下发的公文由人资行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由人资行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由人资行政部以公司名义发文。（二）发文处理程序一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。各类文件拟稿承办部门：1、公司对外文件由人资行政部负责拟稿；2、各部门（含分公司）件的往来文件由本部门负责人拟稿；3、职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；4、公司各项规章制度有相关管理部门负责拟稿。各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精炼，条理清楚，层次分明，标点符号使用正确，篇幅力求剪短。人、地、无名、引文及时间要具体准确等。文稿拟定后，拟稿人应填写《发文审批表》办理审核手续。审核签发流程：1、首先送人资行政部初审，人资行政部审查修改文稿；2、送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总经理核稿；3、公司各部门（含分公司）件的往来文件由总经理核稿；4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责核稿；5、公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事长会审。其次进行会签、发送；6、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。7、公司行政公文、规章制度，在执行总经理、总经理署意见后，由总经理签发；8、公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理签发。经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送人资行政部存档，并由人资行政部负责打印、校对、登记后发布。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送人资行政部存档，并由人资行政部负责打印、盖章、装订、登记、分发后发布。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由人资行政部前台按公文编号要求，依年份、流水号码一文一号编列。1、电子签发：如遇紧急情况，所相关负责人外出可以通过电子邮件签发，签署相关回复具有同等作用，返回后完善流程补签手续。2、页码：无论对内对外文件，页脚格式均为“第几页，共几页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。（1）第一种方式，目录和正文统一页码，主要用于目录本身页数不多的情况下。（2）第二种方式，目录不编页码，从正文第一页开始编页码，主要用于目录本身页数很少（一般少于2页）的情况下。（3）第三种方式，目录和正文，各自单独编页码，往往使用两种格式的页码系列，主要用于目录本身页数很多的情况下。3、文件表头：公司文件统一使用下列表头，其中“文件类型”各部门可先建立本部门文件分类，如工作流程、规范、规程、备忘……，待一定时期积累后公司再统一文件分类；保密等级用密级表达符号表示。文件类型保密等级文件编号批准人审核人编写人日期□报送：□发送：□传阅：4、装订要求：公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外钉眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm之间。平订钉与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。（三）收文处理程序与要求收文一般为公司的外部邮寄送的信函、快递、单据、通知、传真、报刊资料等。公司外部来文，有指名收件人的由人资行政部前台负责登记、签收、直接交给收件人。如系公文，统一由前台处理。为避免文件积压误事，应在收文当天阅签后，紧急文件要即阅即办。凡是收到公司内部的单据（包括：发票、帐篷、凭证、报表、税票等）前台应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接受人签字接受后为办结。传阅文件应严格遵守传阅和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。公司外来文件的收文编号，由人资行政部前台按年份依流水号一文一号编制。（四）关于收、发传真及快件的管理1、发传真时必须标明传真内容、收发单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确定传真是否收到。2、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、收件人、收件人等事项。3、公司内各部门发送、接收快件及挂号信一律在人资行政部登记，由人资行政部通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由行政部登记邮件资料明细方可交给收件人。收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与签收人。（五）文件密级管理文件密级分为：A级（机密）；B级（秘密）；C级（公开）1、A级（1）缴款凭据及各阶段交费证明；（2）合同、协议（事务性合同除外）；（3）招商引资材料；（4）项目中长期计划、投资机会分析、可行性研究；（5）各类证件；（6）工程决算材料；（7）项目财务成果核算；（8）资金到位证明；（9）各种未正式批复或采取的计划、方案；（10）非正式渠道来的政府部门有关项目的各种批示；（11）各类审批图。2、B级综合：（1）给政府部门的各类请示及批复；（2）收、发函；（3）会议纪要。工程前期：（1）项目建议书及批复；（2）各种证明材料耕地、非耕地证明、户口冻结证明；（3）办理土地出让权手续的有关材料；（4）拆迁补偿统计资料；（5）户口冻结材料。施工管理：（1）招投标文件；（2）设计变更及洽谈；（3）概预算书及结算书；（4）工程验收记录单；（5）竣工图及竣工资料。经营及物业管理：（1）商品房记账入库单；（2）商品房出库通知；（3）用户反馈信息。3、C级（1）除综上A、B级以外的文件归入C级；（2）阶段性B级文件在阶段过后可降为C级文件。（六）关于文件复印、领用、查阅的权限1、公司副总经理级人员可以查阅A级（机密）文件，如需领用，报总经理批准；副总经理以下人员确需查阅A级文件，须主管副总经理审核，总经理批准。2、部门经理级人员可以复印、领用、查阅本部门B级（秘密）文件；跨部门查阅B级文件，须经主管副总经理批准；部门经理以下人员确需复印、领用、查阅B级文件，须经部门经理审核，主管副总经理批准。3、部门主管以上人员可以复印、领用、查阅C级（公开）文件。部门主管一下人员需复印、领用、查阅C级文件，须经部门经理批准。公司文件制作时被相关部门定为保密文件的，只限范围内人员知悉，所有相关人员负保密义务，因泄密给公司造成损失的，视其情节给予处罚，违反国家相关法律，移交司法机关处理。九、存档管理人资行政部负责将公司管理类文本、文件保存并建立档案一份。对临时通知，通报等存入内部行文相关档案，所有文件用专用文件柜保存、备查。各职能部门查阅、借阅行政人事部文档需经行政部人事部经理同意，并办理相关借阅手续。存档工作以方便查找、取阅为原则，用文件袋封存，文件筐分类。十、传阅管理公司内部行文、收文不做批量印发但需相关人员知悉的，由人资行政部部门制作传阅单，传阅人阅读后签名确认。十一、会议记录管理（一）会议记录：是会议发言的原始记录，属事务文书，基本上要做到有言必录，所以做会议记录时，可采用笔录、录音、录像等科技手段，再现和还原接待、接访、面试、会晤、洽谈、谈判等内容，一般作为政策和成交依据，不予发布。（二）会议纪要：是在会议记录的基础上，摘记要点，是法定行政公文，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。（三）会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要，并于会后一个工作日内，发各参会部门（复印件），同时抄送总经办。原件（附签到表）交人资行政部存档。（四）会议纪要需参会主要人员签字确认。公司例会纪要由总经理签字，直接下发；部门例会纪要由部门负责人签发；专题会议纪要需参会主要人员（或部门）签字。（五）会议纪要按公司模板记录，会议迟到、未到人员名单附后。本办法自