上海航天汽车机电股份有限公司卞世军

Aerospacefinanceandaccounting《航天财会》2010年第4期总第147期在新经济时代袁企业竞争实力的积聚更加依赖于信息技术和管理技术的有机结合遥这种先进的尧集管理和信息技术于一体的管理理论和系统袁我们称为企业资源计划袁缩写为ERP遥本文以业务流程为主线袁探讨ERP运行环境下销售与收款业务循环的内部控制遥一尧销售与收款业务循环的业务流程在ERP运行环境中袁企业销售与收款业务循环主要包括销售预测与计划曰客户档案建立曰客户信用管理曰销售价格尧条件建立与报价曰订单处理曰预收订金曰交货作业曰发票作业曰客诉处理曰销货折让尧退回与客户换货曰应收账款作业曰销售与收款绩效管理等程序遥主要业务流程见图1遥二尧销售与收款业务循环的职责分工与授权批准为确保内部控制的有效袁ERP运行系统应统筹考虑符合内部控制要求的职责分工袁规定经办人员的职责范围和工作要求遥确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离尧制约与监督遥为此袁企业ERP系统应当将办理销售尧交货尧收款三项业务职责分别设置遥ERP运行系统应建立严格的授权批准体系袁以明确审批人员对业务的授权批准方式尧权限尧程序尧责任和相关控制措施袁ERP系统要内置严格的批准程序袁同时内置的批准程序还应包括符合企业销售政策的业务批准程序和不符合企业销售政策的业务的特殊批准权限授权遥三尧销售与收款业务循环的内部控制渊一冤销售预测与计划企业应建立销售计划与预测机制袁在充分了解市场状况后袁确定或修订目标客户尧目标市场袁并根据其特性袁制定明确尧具体的销售策略袁并逐级审定直至最后批准遥基于市场分析和经批准的销售策略袁企业应定期制定有竞争力的销售计划袁并于ERP线上按区域尧客户及产品别三方面进行销售预测和销售费用预算袁并经授权层级予以审批后执行遥对于本环节的控制袁重点控制程序是院1.销售组织应健全尧有弹性袁可有效地达成销售目标遥2.销售策略应明确并经授权审批遥3.经批准的销售预测尧销售费用预算及销售计划是明确的尧有弹性的袁且与经营目标一致遥渊二冤客户档案建立客户是指与企业签署协议袁订购并使用本企业产品和服务袁已建立关系管理的法人单位及个人遥企业应设置专门的岗位进行客户管理袁以建立客户档案库并实时更新袁定期汇总所开发和跟进的客户情况遥对于本环节的控制袁重点控制程序是院1.每一个客户的档案资料都是唯一的尧不重复的遥2.应适当定义一次性客户袁并定期审核其新增或修改情况遥3.维护尧变更客户档案资料时袁管理上所需的信息均已正确且完整的输入并依权限审核遥4.问题客户应适时地冻结遥上海航天汽车机电股份有限公司卞世军内部控制36《航天财会》2010年第4期总第147期Aerospacefinanceandaccounting5.只有经授权人员才可以删除客户档案遥6.客户的买方名称与实际付款方或出货对象不一致时袁付款方及出货对象的档案应适时地建立并建立连结遥渊三冤客户信用管理现代化的贸易绝大多数是赊销交易袁赊销意味着给客户一定信用袁因此公司必须制订信用政策遥对于本环节的控制袁重点控制程序是院1.是否适时了解客户的市场信誉及经营状况遥2.客户放账额度申请表是否填写完整以及是否附企业资料或其它相关文件遥3.授信额度的拟订袁是否考量信用尧往来状况﹑担保及抵押额度等因素遥4.授信额度的订立袁是否按权责审批办理遥5.授信客户如提供保证人或抵押品袁是否经管理部门审核并价值评估遥6.授信额度是否输入ERP系统袁并作为日后交易限额控制依据袁其输入数据是否正确遥7.授信额度核定后袁管理部门是否定期检查并及时调整客户信用额度及期限遥8.担保﹑抵押相关文件是否经有关部门审核并交职能部门妥善保管遥9.每一笔强制放行是否按标准流程依权限审批遥10.信用管理相关报表是否定期检查遥11.是否定期召开信用管理会议遥渊四冤销售价格尧条件建立与报价作业企业应当建立销售定价机制袁制定价目表尧折扣政策尧付款政策并予以执行遥定价政策的失误将图1内部控制37Aerospacefinanceandaccounting《航天财会》2010年第4期总第147期导致企业利润减少袁失去市场竞争力和降低市场份额遥对于本环节的控制袁重点控制程序是院1.销售价格及销售条件的订立袁应符合企业的售价政策尧并能及时反应市场供需状况及获取最佳的利润遥2.销售价格及销售条件应于系统中定期维护遥3.报价单应经审核及批准后于系统中建立遥渊五冤订单处理客户提出订货要求后袁根据客户订货要求编制销售订单或签署销售合同并对其进行审批遥对于本环节的控制袁重点控制程序是院1.收受客户订单或签署合同时袁应核查客户订单或合同内容袁并经评审遥2.所有的销货订单均需于ERP系统处理袁不能以线外人工处理的方式进行遥3.客户下单后袁更改订单或合同资料时袁销货订单或合同应经审批并更改遥4.应定期复核未结或经冻结的销货订单遥渊六冤预收定金接受客户订单要求或签订合同后袁需预收客户定金或货款袁依订单和合同约定进行预收定金作业遥对于本环节的控制袁重点控制程序是院1.收到客户定金袁应于ERP系统中建立文件袁并依规定开立统一收据遥2.预收的货款或定金袁应过账并存入银行或妥善保管遥3.客户变更定金时袁应更新ERP系统中相关资料并经授权审批遥4.客户取回定金时袁应于ERP系统中予以处理遥5.应定期核查久悬未结的预收款项袁查明原因并作适当处理遥渊七冤交货作业按照订单和销售合同约定的交货期袁企业应要求仓库保管人员只有在收到经批准的销售出库单时才能发货遥为了避免装运人员装运未经授权的产品袁应由存货管理部门将装运通知与ERP系统的销售订单核对后袁由存货管理部门人员监督装运人员装运袁并在销售订单上签署已装运指令袁在ERP系统中标注装运通知单袁生成销售出库单遥对于本环节的控制袁重点控制程序是院1.应审核交货期并跟踪交货进度袁以便准时出货遥2.出货数量及品质袁应符合客户订购的数量并符合其品质规格要求遥3.应合理确保客户收到其所订购的货物遥4.客户信用额度不足时袁应采取适当的措施遥5.应监控会计期间终了前大量且集中的销售订单出货情形遥渊八冤发票作业ERP系统应建立单据跟踪连结袁在销售系统生成总账所须凭证时袁应能联查销售发票尧装运凭证等袁保证记录销售程序的完整性遥对于本环节的控制袁重点控制程序是院1.经批准的开票申请文件和所开立的发票袁应与实际出货情形一致遥2.应定期复核尚未开立发票或尚未过账的发票袁及时了解原因并解决问题遥3.非销售发票开票申请文件袁应及时地处理遥4.发票应交予客户遥5.发票作废或回转时袁应及时地处理遥6.销货收入交易应及时地记录袁并与销货成本相配合遥渊九冤客诉处理企业通过客诉处理去了解客户的真实需求袁找到客户不满的真实原因所在并及时反馈到相关部门袁进而培养客户对企业的忠诚度遥对于本环节的控制袁重点控制程序是院1.客户满意度调查结果的追踪与改善遥2.抱怨处理时效适当及纪录完整遥3.对于客户的抱怨或申诉袁所采取的措施需符合公司政策遥4.客户抱怨或申诉案件袁应予分类统计与分析袁以作为日后改进的参考遥渊十冤销货折让尧退回及客户换货退货业务涉及退货的批准袁退货货物的入库和内部控制38《航天财会》2010年第4期总第147期Aerospacefinanceandaccounting分会动态根据2010年航天科技集团公司财金管理课题研究实施方案袁四川分会承担了叶工厂制企业财务管理模式研究曳课题遥5月14日袁院财务部组织了本课题开题讨论会袁唐国平总会计师指明了课题研究重点尧研究难点尧研究方向袁要求全体课题组成员把握好这次难得的学习机会袁加强沟通协调袁高标准完成集团公司课题任务遥会上袁明确了课题组组长尧副组长及课题组成员袁初步制订了课题推进计划袁将采用考察调研尧问卷调查尧集中修改尧内外部专家评审等方式开展工作遥该课题预计11月底前完成定稿遥渊四川分会高谦冤四川分会财金管理课题开题应收账款的冲减三个环节遥ERP系统应在职责划分上袁要求退货的批准尧退货货物的接收和开具贷项通知单尧应收账款的冲减应分别由不同人员负责袁并确保与此业务有关的部门和人员各司其职袁分别控制实物流和会计处理遥销货折让与折扣则涉及折让尧折扣的审批与应收账款的冲销两个环节遥ERP系统应将销货折让与折扣业务的审批权限与应收账款的冲减处理权限分别授予不同人员遥在控制过程上袁ERP系统内办理和记录销货退回和折扣尧折让的关键在于严格贷项通知单的审批和使用程序遥本环节控制程序是院1.客户所要求换货或退回的货物袁应确为当初所售出的货物遥2.应处理销货退回及贷项通知袁并监控销货退回遥3.销售后有折让或退回情形时袁发票应当处理遥4.有关销货退回或折让的会计处理是正确的遥渊十一冤应收账款作业为确保应收账款账户数据的真实性尧及时性袁对于信用期内收回的款项应在款项到账后袁立即对应收账款清账袁同时记录客户资信情况尧调整客户赊销额度曰对于确实无法收回的坏账袁应获取货款无法收回的确凿证据袁经审批后再及时注销曰对于会计期末未收回的款项袁企业应将对客户的风险评估纳入客户管理内容袁在此基础上制定针对该客户的信用政策和坏账预期遥为应对坏账风险袁应充分利用ERP系统的信息处理能力袁分别对客户制定坏账准备计提方案袁提高坏账准备计提的科学性遥对于本环节的控制袁重点控制程序是院1.收回货款时点袁应符合原议订的付款条件遥2.应处理及结清收回的款项或预收订金袁以冲销应收账款遥3.收回的应收票据应当处理尧票据贴现处理应符合公司既定财务政策遥4.应定期复核应收账款回收情况袁并执行催收程序遥5.坏账的提列及应收账款的冲销应符合公司既定会计政策遥6.应定期调节应收账款明细账并与总账相符遥渊十二冤绩效管理企业为了实现营收尧营运现金流入预期目标袁有必要建立健全销售与收款业务的绩效管理机制和制度遥对于本环节的控制袁重点控制程序是院1.应了解及分析客户订单的成交机率袁并定期监控销货订单状态遥2.应按销售组织袁定期比较分析实际与预算差异的原因袁包括售价尧销售量及销货收入尧销货成本尧销售毛利尧销售费用等遥3.应明确制定销售收入及应收账款的KPI指标袁例如收款率尧退货率尧周转率等袁定期分析实际与目标的差异原因袁并认真尧切实解决问题遥内部控制39