WPBC04物料申购管理规定修改(2011年)

文件编号：WPBC04生效日期：2011年6月1日版本号：D第1页共6页编制人：陈玲玲审核人：批准人：物料申购管理规定一、目的1、为更好的保障所采购的物料能满足公司生产及客户的需求；2、确保能为生产提供适时、适量的物料，保证生产计划的正常运行；3、规范物料申购流程，避免公司承担不必要的采购风险和损失；4、为所采购物料的合理利用提供前提，并将库存量控制在合理范围。二、范围适用于由采购物流部进行采购的所有物料申购过程。三、各部门职责采购物流部负责规定的执行，对申购流程完整性负责；销售部、生产部计划组、生产部、设备部等申购部门按此规定执行申购流程，对申购信息的准确性负责。四、物料分类及流程编号索引图所有物料1.原片2.其他物料1.1常规原片1.2特殊原片1.1.1常规标准规格1.1.2常规定尺规格1.2.2特殊原片非常规规格1.2.1特殊原片常规规格1.2.2.1白玻1.2.2.2色玻2.1大宗、包装材料2.2其他辅料2.1.1常规大宗、包装材料2.1.2非常规大宗、包装材料2.1.2.1用于中空、夹层的非常规大宗材料2.1.2.2其他非常规大宗、包装材料文件编号：WPBC04生效日期：2011年6月1日版本号：D第2页共6页五、内容1原片申购流程1.1常规原片定义：5、6、8mm3660*2440尺寸范围以内的所有白玻原片。此类原片的申购由生产部门提出。1.1.1常规标准规格定义：5mm的3660*2140、3660*2440、3660*2750，6、8mm的3300*2140、3300*2440、3660*2140、3660*2440、3660*2750规格。采购物流部按《常规标准原片常备库存表》自行补充常规标准原片，具体厚度、规格可根据订单实际情况做调整，但确保常规标准原片总库存不超过8万平米。1.1.2常规定尺规格定义：白玻5、6、8mm3660*2440尺寸范围内但除1.1.1中常规标准规格以外的定尺规格原片。订单经销售部优化员进行优化后如属于此类常规原片的，将订单及优化结果下达到生产部计划组，生产部优化员再次进行套切优化以提高原片切裁率，并根据优化结果常规定尺规格由生产部计划组提交《原片、大宗原材料采购申请表》经计划组主任审批后，提交采购物流部采购员进行采购可行性评估，采购员填写评估结果后由采购物流部经理审核。评估结论若可以满足需求规格、需求时间的采购员执行采购流程。评估结论若无法满足需求规格或需求时间的，将申请表单反馈生产部计划组，由其使用常规标准原片安排生产。1.2特殊原片定义：除常规原片以外的所有原片。1.2.1特殊原片常规规格定义：5、6、8mm白玻超过3660*2440尺寸的所有原片；10、12mm白玻所有规格原片；5、6、8mm3660*2440规格以内的F绿原片。由销售部优化员进行优化后，将优化结果转到该订单责任客户代表，由销售部客户代表填写《原片、大宗原材料采购申请表》经销售部经理批准后，交采购物流部采购员于一个工作日内确认填写采购信息，由采购物流部经理审核后反馈销售部并开始执行采购流程。客户代表应根据采购物流部回复的原材料到货时间，结合产品生产周期推算合理交货期反馈客户。同时客户代表将申请表反馈生产部计划组以便及时安排生产计划。文件编号：WPBC04生效日期：2011年6月1日版本号：D第3页共6页1.2.2特殊原片非常规规格1.2.2.1白玻定义：4mm以下厚度（包含4mm）、15mm以上厚度（包含15mm）的白玻原片。由销售部优化员进行优化，由销售部客户代表填写《原片、大宗原材料采购申请表》经销售部经理批准后，交采购物流部采购员于一个工作日内确认填写采购信息，由采购物流部经理审核后，销售部客户代表报销售部分管领导审批后将申请表交采购员执行采购流程。客户代表应根据采购物流部回复的原材料到货时间，结合产品生产周期推算合理交货期反馈客户。同时将申请表反馈生产部计划组以便及时安排生产计划。1.2.2.2色玻此类原片申购前需要求客户支付全额原材料采购费用，由销售部监督执行，在需求申请表上注明原材料款预付情况。1.2.2.2.1色玻需求预计考虑色玻生产周期长、各厂家颜色不一致的特性，销售部计划组需以月为单位每月25日之前提供后3个月的色玻需求预计，例如6月25日前提供7、8、9月需求预计，按《特殊原材料需求预计表》格式汇总，销售部计划主任签字确认、销售部经理审核后，提交总经理部分管领导及总经理审批，审批完成交由采购物流部采购员作为协调原片厂家生产计划、组织准备货源的主要依据。但其中确定需要订购原片的需求，仍在提交《特殊原材料预采购申请表》并完成各级审批后，才能交由采购员执行采购流程。1.2.2.2.2客户已正式下单由销售部优化员进行优化，由销售部客户代表填写《原片、大宗原材料采购申请表》，经销售部经理批准，交采购物流部采购员两个工作日内确认填写采购信息后报采购物流部经理审核。采购物流部经理审核通过后由销售部客户代表报销售部分管领导审批后将申请表交采购员执行采购流程。客户代表应根据采购物流部回复的原材料到货时间，结合产品生产周期推算合理交货期反馈客户。同时将申请表反馈生产部计划组以便及时安排生产计划。1.2.2.2.3客户未下单需预采购客户尚未下单而又需要提前备货的色玻原片，销售部客户代表接到由办事处主任确认的客户订单需求信息后，根据订单需求填写《特殊原材料预采购申请表》并注明客户对原材料款的预付情况。经销售部计划主任签字确认、销售部经理审核后，报销售部分管领导审批。交由采购物流部采购员填写评审意见，并由采购物流部经理审核后，由客户代表报采购物流部分管领导及总经理批准。审批完成后交采购员执行采购流程。文件编号：WPBC04生效日期：2011年6月1日版本号：D第4页共6页1.3原片切裁率低于85%情况处理订单经销售部或生产部优化后，若利用现有原片资源切裁率均不能满足85%的，需将结果反馈销售部客户代表，由其核实切裁率损失是否在合同中充分考虑，并做书面说明：若已经考虑，报价合理，或虽未考虑，但与客户沟通确认后同意增加合同价格的，则由销售部经理审批后再按上述原片种类不同分别执行1.1.2及1.2申购流程；若与客户沟通后仍不同意增加合同价格的，须报生产部分管领导及销售部分管领导、总经理审批通过后方可执行采购流程。1.4需使用特殊原片的样片、投诉补片1.4.1样片由技术服务及市场监督部样片员提交《原片、大宗原材料采购申请表》并按照1.2流程进行原片分类并逐级审批后，将申请表交采购员执行采购流程。1.4.2投诉补片由技术服务及市场监督部投诉管理员将投诉结果已经确定的需使用特殊物料的投诉补片单下达到销售部，由销售部按照1.2流程进行原片分类并逐级审批后，将申请表交采购员执行采购流程。2其他物料申购流程2.1大宗、包装材料定义：大宗材料指直接使用于公司产品上的原材料，如：中空胶、铝条、分子筛、PVB、釉料、除膜轮、靶材等；包装材料指包装产品所使用的原材料。2.1.1常规大宗、包装材料定义：《大宗、包装原材料常规规格明细表》中的原材料。由生产部每月25日之前统计下月需求数量，按《常规大宗、包装原材料月度需求计划》格式进行汇总，并由生产部经理、生产部分管领导审批后，提交采购物流部采购员作为制定月度采购计划、组织货源、实施采购的主要依据。采购员结合当期库存量进行分批采购到货。2.1.2非常规大宗、包装材料定义：除《大宗、包装原材料常规规格明细表》以外的所有大宗、包装材料以及客户指定的非常用品牌大宗材料。2.1.2.1用于中空、夹层的非常规大宗材料此类原材料申购前需要求客户支付全额原材料款，由销售部监督执行，需在需求申文件编号：WPBC04生效日期：2011年6月1日版本号：D第5页共6页请表上注明原材料款的到账情况。考虑某些大宗特殊原材料采购周期长，销售部计划组需以月为单位每月25日之前提供后3个月的特殊大宗原材料需求预计，例如6月25日前提供7、8、9月需求预计，按《特殊原材料需求预计表》格式汇总，销售部计划主任签字确认、销售部经理审核后，提交总经理部分管领导及总经理审批，审批完成交由采购物流部采购员作为协调供应商生产计划、组织准备货源的主要依据。但其中确定需要订购原材料的需求，仍在提交《特殊原材料预采购申请表》并完成各级审批后，才能交由采购员执行采购流程。客户正式下单物料需求的由销售部优化员优化后由客户代表填写《原片、大宗原材料采购申请表》，经销售部经理批准后，交采购物流部采购员于三个工作日内确认填写采购信息报采购物流部经理。由采购物流部经理审核后，由销售部客户代表报销售部分管领导同意后交采购员执行采购流程。客户代表应根据采购物流部回复的原材料到货时间，结合产品生产周期推算合理交货期反馈客户。同时将申请表反馈生产部计划组以便及时安排生产计划。客户未下单而又需要提前备货的特殊原材料，销售部客户代表接到由办事处主任确认的客户订单需求信息后，根据订单需求填写《特殊原材料预采购申请表》并注明客户对原材料款的预付情况。经销售部计划主任签字确认、销售部经理审核，报销售部分管领导审批后交采购物流部采购员。采购物流部采购员填写评审意见，并由采购物流部经理审核后，由客户代表报采购物流部分管领导批准，审批完成后交采购物流部采购员执行采购流程。2.1.2.2其他非常规大宗、包装材料由需求部门提交采购申请单，申请单上必须注明现有库存量。预算金额在300元内由部门经理批准；预算金额大于300，小于等于3000元的由总经理部主管领导批准；预算金额大于3000元的由总经理批准；其中预算金额超过2000元的同时还需提交采购申请报告对需求原因进行详细描述。逐级审批完成后交由采购物流部执行采购流程。2.2其他辅料定义:除大宗、包装材料以外的其他备品备件和零星采购。由需求部门提交采购申请单，申请单上必须注明现有库存量、具体规格、型号，特殊物品还需注明使用用途。预算金额在300元内由部门经理批准；预算金额大于300，小于等于3000元的由总经理部分管领导批准；预算金额大于3000元以上的由总经理批准；其中预算金额超过2000元的同时还需提交采购申请报告对需求原因进行详细描述。文件编号：WPBC04生效日期：2011年6月1日版本号：D第6页共6页逐级审批完成后交由采购物流部执行采购流程。2.3设置最低库存类物料定义：在采购物流部《辅料最低库存量表》、《大宗物料最低库存表》中涉及的物料。由采购物流部辅料仓库根据库存变化结合《辅料最低库存量表》及采购周期提交采购申请单，申请单上必须注明现有库存量。部门经理（或授权人）批准后交采购员执行采购流程。2.4紧急物料定义：无法通过正常采购流程申请的物料。紧急采购的物料，由申购部门进行询价、比价，并提交紧急采购申请报告，确定供应商及采购价格，并由分管领导审批后交由采购物流部采购员执行采购程序，采购申请单可后补。3申购内容变更流程采购申请提交到采购物流部以后所发生的任何申购信息变更（包括取消、暂停、延期及其他变更等），生产部计划组需填写《下单变更通知单》，并由计划组主任审批后报采购物流部进行原材料损失评估，评估结果由采购物流部经理审核。若不造成损失或损失小于300元的可直接由采购员进行采购变更；若造成的损失超过300元，由计划组优化员报采购物流部分管领导及申购部门分管领导审批后才能正式变更。六、相关附件：附件1《常规标准原片常备库存表》附件2《原片、大宗原材料采购申请表》附件3《特殊原材料需求预计表》附件4《特殊原材料预采购申请表》附件5《大宗、包装原材料常规规格明细表》附件6《常规大宗、包装原材料月度需求计划》附件7《辅料最低库存量表》附件8《下单变更通知单》