word文稿综合排版

6.4大型文档综合排版在学习和实际工作中，往往会遇到大型word文档的综合排版的问题，因此Word文档的排版是本模块必须学习和掌握的重要内容。一个完整的大型文档综合排版一般包括样式、创建目录、页眉页码和文档的合并等操作。1.任务的提出刘杰3个月后就要硕士毕业了，需要撰写硕士学位论文，根据研究内容确定硕士学位论文共分为八个章节，先分章节撰写和排版，然后再将这八个文档合并成一个完整的硕士论文文档，如图6-1所示，图中显示的最后一个文档是合并后的完整的硕士论文文稿。按照学位论文的格式要求，在撰写论文过程中要进行大型文稿的综合排版。图6-1硕士论文章节2.任务的思路在撰写学位论文时，先分章节撰写和排版文稿，然后再进行合并，按照这样的工作方案，规划以下的任务思路。（1）为了在合并文稿时能够方便地创建整个文档的目录，在撰写每个章节时设计三级标题样式；（2）使用分页符和分节符合并文稿；（3）创建完整文稿的目录。6.4.1定义和使用样式样式是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中的标题、正文以及要点等多个元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个选定的段落或文字，以使所选定的段落或字符具有这样样式所定义的格式。使用样式具有诸多便利之处，他可以帮助用户轻松统一文档的格式，辅助构建文档大纲以使内容更有条理，简化格式的编辑和修改操作，可以利用其创建文稿的目录。1.使用内置的样式在编辑文档时，使用样式可以省去一些格式设置上的重复性操作。在Word2010中提供了快速样式库用户可以从中进行选择以便为文本快速应用某种样式。例如，要为文档的标题应用Word2010“快速样式库”中的“标题1”样式，可以按照如下操作步骤进行设置：（1）在Word文档中，选择要应用样式文本，如“第一章绪论”；（2）在“开始”选项卡上的“样式”选项组中，单击“标题1”样式，这样该样式就会被应用到当前选中的文本中。如果用户设置的样式格式并没出现在快速样式栏中，可以单击“样式”选项卡右侧的“其他”按钮，在打开的“快速样式库”中滑动鼠标，便可自动呈现出各种样式，如图6-2所示。如果用户还没决定哪种样式符合要求，只需要将鼠标移开，标题文本就会恢复到原来的样子；如果用户找到了满意的样式，只需单击它，该样式便会被应用到当前选定的文本中。这种新的实时预览功能可以帮助用户大大节省时间和提高效率。图6-2快速样式库图6-3应用样式集除了单独为选定的文本或段落设置格式外，Word2010中还内置了许多经过专业设计的样式集合，而每个样式集都包含了一整套可以应用于整个文档的样式设置。只要用户选择了某个样式集，其中的样式设置就会自动应用于整个文档，从而实现一次性完成文档中的所有样式设置。单击“样式”选项卡右侧的“更改样式”按钮，在打开的菜单中选择【样式集】选项，如图6-3所示。2.自定义样式如果用户需要天剑一个全新的自定义的样式，则可以在已经完成格式定义的文本或段落上执行如下的操作。（1）选中已经完成格式定义的文本或段落，并单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【样式】选项，在弹出的二级菜单中选择【将所选内容保存为新快速样式】选项。（2）在弹出的“根据格式设置创建新样式”对话框中的“名称”文本框中输入新样式的名称，例如输入“一级标题”，如图6-4所示。（3）如果在定义新样式的同时，还要针对该样式进行进一步的格式设置，则可以单击“修改”按钮，打开如图6-5所示的对话框。在该对话框中，用户可以进行文本、段落以及图6-4定义新样式名称样式基准和后续段落样式。除此以外，用户还可以单击“格式”按钮，分别设置字体、段落、边框、编号、文字效果以及快捷键等定义。图6-5定义新样式格式图6-6分页符与分隔符（4）单击“确定”按钮，新定义的样式就会出现在快速样式库中，并可以根据该样式快速调整文本或段落的格式。6.4.2文档分页和分节文档的不同部分通常会另起一页，很多用户习惯用回车换行添加多个空行的方法使新的部分另起一页，这种方法操作比较复杂且容易造成前面文档的变动对后续文档的影响，降低了文档格式的独立性。借助Word2010中的分页和分节操作，可以有效地将大型文档划分为相互独立的页或节，从而使文档排版简洁高效。如果只是为了排版布局需要，单纯地将文档中的内容划分为上下两页，则在文档中插入分页符即可；如果在文档中不单单是分页，还要进行页眉页脚、页码等项目的设置时，则需要在文档中插入分节符。如在硕士学位论文中，各章的奇数页眉要求设置为各章节的名称，偶数页眉要求设置为“**大学硕士学位论文”，那么，整个文档中所有的偶数页的页眉是一样的，但是各章节的奇数页的页眉是不同的，要实现这样的效果则必须添加分节符。插入分页符和分节符的步骤如下：（1）将光标定位在需要插入分页符或分节符的位置；（2）在“页面布局”选项卡上的“页面设置”选项组中单击“分隔符”按钮，打开如图6-6所示的“插入分页符和分节符”选项列表；（3）如若单击“分页符”命令集中的“分页符”，即可将光标处后额内容布局到新的页面中，分页符前后的页面属性与参数保持一致。（4）选择某一分节符后，在当前的光标位置处插入一个不可见的分节符，插入的分节符不仅将光标位置后的内容在逻辑上划分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节又分页的目的。分隔符号中的分节符在大型文档合并时，经常要用到。前文中刘杰同学要想将如图6-1所示的文档合并成一个完整的硕士学位论文文档，每次在合并下一个文档之前都需要在该章节前添加一个分节符。比如，在“第1章绪论”后添加第2章内容时，需要在第1章的末尾处添加一个分节符，在新生成的空白页中将第2章的内容复制到其中，以此类推，将所有的文档合并成一个完整的文档。这里要强调的是，诸如学位论文等比较大型的文档中，往往需要添加一些与章节内容相关联的页眉或页脚，为了方便和快捷的实现这些功能，在内容分页时最好添加分节符，并按节来设置相关内容，如果需要每一节的内容与前一节不同，或者每一节的格式相对保持独立，则要将各节之间的关联去除，否则前后相互影响导致排版错乱。比如，在不同节中设置不同页眉时就需要将节与节之间的关联去掉，否则前面的页眉改变，后面的页眉也随之改变，后面的页眉改变，前面的页眉也发生同步的改变，无法实现不同章节不同页眉。如图6-7所示，在第1章末尾处插入“下一页”分节符，即生成一个新的页面。现在要在该页面中添加第2章的内容，并将该章节的页眉与第1章的页眉设置为不同，操作步骤如下：（1）按组合键【Ctrl+End】，将光标定位到第1章内容的末尾处；（2）单击“页面布局”选项卡，单击“分隔符”按钮，选择分节符中的“下一页”；（3）将第2章的内容复制到刚刚新生成的页面中，如图6-7所示；（4）单击“插入”选项卡，在“页眉页脚”选项组中单击“页眉”按钮，页眉呈现编辑状态，在页眉编辑框的右下角有“与上一节相同”的提示，表示当前状态下该节的页眉与上一节的页眉相同，也就是说，当改变第2章的页眉时，前面第1章的页眉也将随之发生改变，或者当改变第1章的页眉时，第2章的页眉也变成跟第1章的页眉一样了。为了实现和保证各章的页眉相对独立，需要将“页眉和页脚工具”选项卡中“导航”选项组中的“链接到前一条页眉”设置为不工作状态（单击一下“链接到前一条页眉”按钮即可）。图6-7在不同节中插入不同的页眉由于Word中的“节”不是一种可视的页面元素，所以很多用户忽略了该项功能的使用。然而少了节的使用，许多排版的效果是无法实现的。在默认的方式下，Word将整个文档视为一节，所有对文档的设置都是应用于整个文档的。当插入“分节符”后，一个文档将被划分为几个节，可以根据需要设置每个节的格式，如图6-7所示，可以在不同节中设置不同的页眉页脚，还可以在不同节中将纸张设置为“横向”或“纵向”。6.4.3创建目录1.目录创建一般地，大型文档的综合排版比较复杂，但总体看来主要包括标题样式设置、文档合并和创建目录等三个部分。目录是长篇幅文档不可或缺的一项内容。在各章节做好标题样式设计之后，在撰写各章内容的同时可将标题样式套用到文档中，为后续的目录创建做好准备。当把各个文档合并成一个完整的文档时，便可以针对该大型文档进行目录的创建。目录列出了大型文档中的各级标题及其所在的页码，清晰地显示文档的内容结构和组织逻辑，便于用户整理理解和把握文档内容，实现快速查找所需内容。Word2010提供了一个内置的“目录库”，其中有很多目录样式供用户选择。在文档中创建目录的操作步骤如下：（1）将光标定位在需要插入目录处，通常是在文档的最前面。为了使目录能够单独呈现在一页中，往往需要是将光标定位到文档最前面时，回车生成一个空白行，并在改行插入一个“下一页”的分节符，使目录与后续的内容保持相对的独立。（2）在“引用”选项卡中，在“目录”选项组中，单击“目录”按钮，打开如图6-8所示的下拉列表，系统内置的“目录库”以可视化的方式展示了许多目录的编排方式和效果。（3）单击符合要求的目录样式，Word2010变会自动根据所标记的标题在指定的位置创建出目录；或者在弹出的下拉列表中选择【插入目录】选项，弹出如图6-9所示的对话框。图6-8内置目录样式图6-9目录编辑对话框（4）在对话框中预览目录的样式，如需要重新设置可以单击右下侧的“选项”按钮进行有效样式和目录级别等设置。（5）勾选上“显示页码”和“页码右对齐”前的复选框，选择合适的制表符前导符，设置目录级别等选项。（6）单击“确定”按钮，创建出目录，如图6-10所示。图6-10创建的目录2.目录更新如果用户在创建好目录后，又对文档进行了修改，如添加和删除章节等，导致原来的目录与修改后的内容不相符，则需要同步修改所创建的目录。具体操作步骤如下：（1）在所创建目录上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【更新域】选项，弹出如图6-11所示的对话框。图6-11更新目录对话框（2）在“更新目录”对话框中，选择“只更新页码”或“更新整个目录”，单击“确定”按钮即可修改目录。